Questo articolo fornisce una guida alla configurazione e alla gestione della segreteria telefonica in GoHighLevel / Squadd. Che tu debba impostare la segreteria per la tua azienda o per i singoli utenti, questa risorsa copre tutti i passaggi essenziali. Scoprirai come registrare e caricare i messaggi di benvenuto, gestire le impostazioni della segreteria sia per l'account aziendale sia per gli utenti, e abilitare le notifiche email per i messaggi in arrivo. Segui queste istruzioni per configurare il tuo sistema di segreteria in modo efficace e su misura per le tue esigenze.
- Come registrare la propria segreteria
- Dove caricare i file della segreteria
- Dove controllare le impostazioni di timeout
- Risoluzione dei problemi: segreteria aziendale non funzionante
- Domande frequenti
- Articoli correlati
Come registrare la propria segreteria
Cerca su Google "registra mp3 online". Scegli un sito e registra la tua segreteria online:
Dove caricare i file della segreteria
I file della segreteria (formato mp3) possono essere impostati in due luoghi diversi:
1) Segreteria per gli Utenti - Location > Impostazioni (Settings) > scheda Il mio staff > Modifica utente > Espandi Impostazioni chiamate e segreteria > Carica file mp3/wav
Scopri come assegnare i numeri Twilio agli utenti
Se il contatto è assegnato all'utente OPPURE se il numero Twilio è assegnato all'utente, quando chiama il numero Twilio e l'utente non risponde, verrà riprodotta la segreteria dell'utente
2) Segreteria per l'Azienda - Location > Impostazioni > scheda Profilo aziendale > Scorri fino a Impostazioni chiamate e segreteria > Carica file mp3/wav
Quando un contatto chiama il numero Twilio non assegnato ad alcun utente e il contatto non è assegnato ad alcun utente, verrà riprodotta la segreteria dell'Azienda se nessuno risponde.
Come funziona?
Quando un contatto chiama il numero Twilio, il sistema fa squillare il numero di inoltro per 10 secondi in base al timeout impostato; se nessuno risponde entro 10 secondi, il contatto sentirà la registrazione della segreteria.
Assicurati che la Registrazione delle chiamate sia abilitata:
Clicca su Reportistica > Report chiamate > Scorri a destra e clicca sulla freccia verso il basso per espandere ogni chiamata
Puoi anche cliccare sul nome del contatto per ascoltare le registrazioni nella pagina Conversazioni.
Dove controllare le impostazioni di timeout
Per sostituire la segreteria originale del numero di inoltro, è necessario impostare un valore di "Timeout"; altrimenti, la chiamata squillerà per 60 secondi per impostazione predefinita, durante i quali la segreteria originale del numero di inoltro si attiverà solitamente e non saremo in grado di sostituirla con la segreteria registrata e caricata.
I valori di timeout possono essere impostati in tre luoghi diversi:
1) Location > Impostazioni > scheda Gestione del team > Modifica utente > Impostazioni chiamate e segreteria
2) Location > Impostazioni > Numeri di telefono > Icona matita per un numero specifico
3) Location > Impostazioni > scheda Azienda
Comprendere le priorità delle impostazioni di timeout:
Quando arriva una chiamata su un numero Twilio, squillerà per 60 secondi per impostazione predefinita prima di cercare una segreteria da riprodurre, a meno che non sia stato impostato un valore di timeout. GoHighLevel / Squadd cercherà il valore di timeout nel seguente ordine:
Prima - è presente un valore di timeout nelle impostazioni utente dell'utente a cui è associato questo numero Twilio? (opzione 1 sopra)
Seconda - è presente un valore di timeout nelle impostazioni del numero di telefono? (opzione 2 sopra)
Terza - è presente un valore di timeout nelle impostazioni Azienda? (opzione 3 sopra)
Note aggiuntive:
Se arriva una chiamata su un numero Twilio e viene trovato un valore di timeout ma nessun file di segreteria, verrà riprodotto il seguente messaggio predefinito: "Non siamo in grado di rispondere alla tua chiamata al momento. Lascia un messaggio dopo il segnale."
I valori di timeout non sono "collegati" a un file di segreteria specifico. Ad esempio: arriva una chiamata su un numero Twilio e GoHighLevel / Squadd rileva un valore di timeout impostato nelle impostazioni utente (ma quell'utente non ha un file di segreteria) e trova un file di segreteria nelle impostazioni del Profilo aziendale; in questo caso GoHighLevel / Squadd riprodurrà il file di segreteria dal Profilo aziendale dopo il numero di secondi impostato nel campo Timeout delle impostazioni utente.
Risoluzione dei problemi: segreteria aziendale non funzionante
1. Verifica se il numero Twilio è assegnato all'utente e assicurati che l'utente abbia caricato un file di segreteria.
2. Verifica se è configurato un numero di inoltro / telefono aziendale: è necessario inoltrare la chiamata da qualche parte per poter riprodurre la segreteria caricata.
- Un'opzione potrebbe essere quella di ottenere un numero Google Voice e inserirlo come numero di inoltro. Imposta il timeout della chiamata in entrata a 1 secondo in modo che la chiamata si interrompa più rapidamente in 2-3 squilli. Il timeout della chiamata deve essere di almeno 1 secondo per tentare di connettere la chiamata. L'idea è di interrompere/far scadere la chiamata prima che venga riprodotta la segreteria originale del numero di inoltro.
- In alternativa, puoi assegnare il numero Twilio a un utente e ricevere Chiamate in entrata sull'App Mobile.
3. Verifica il timeout impostato, prova a impostare il timeout della chiamata in entrata a 1 secondo
Il timeout massimo della chiamata in entrata dovrebbe essere inferiore a 20 secondi. Se il timeout è impostato su più di 20 secondi, non saremo in grado di sostituire la segreteria originale, poiché di solito la segreteria originale del numero di inoltro si attiva nel frattempo.
Se è già impostato a 20 secondi ma viene ancora riprodotta la segreteria originale del numero di inoltro invece di quella caricata, prova a impostare il timeout a 1 secondo e richiama per verificare se funziona. Se funziona, puoi aumentare gradualmente il timeout (10 secondi, 15 secondi) per eseguire ulteriori test, in modo che la chiamata venga inoltrata per un tempo più lungo pur riuscendo a riprodurre la segreteria caricata.
4. Verifica se chiamando direttamente il numero di inoltro la chiamata va subito alla segreteria.
Se il numero di inoltro è in modalità Non disturbare o se il numero è configurato per andare direttamente a una segreteria preimpostata, non saremo in grado di sostituire quella segreteria perché la segreteria originale del numero di inoltro si attiva immediatamente.
La chiave è capire dopo quanto tempo si attiva la propria segreteria e impostare il timeout della chiamata in modo da interromperla prima che risponda la segreteria. Se la segreteria risponde immediatamente in modalità Non disturbare, non saremo in grado di sostituire la segreteria originale.
Se utilizzi un numero Google Voice o una linea fissa, potrebbero avere le proprie impostazioni di chiamata e non saremo in grado di sovrascrivere la segreteria configurata. Potrebbe essere necessario disattivare la funzione di annuncio in Google Voice, poiché potrebbe attivarsi come segreteria e non saremo in grado di sovrascriverne la segreteria originale.
5. Verifica se il file della segreteria caricato è di qualità troppo elevata
Se il file della segreteria è di alta qualità e non è in formato mp3, queste istruzioni ti aiuteranno a renderlo compatibile
1. Vai su https://online-audio-converter.com/ e carica il file della segreteria
2. Converti in MP3 ECONOMY 64kbps
3. Caricalo e chiama il numero Twilio per testare di nuovo
Domande frequenti
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