La prenotazione appuntamenti con Voice AI in GoHighLevel / Squadd consente al tuo agente telefonico AI di proporre orari disponibili, raccogliere i dettagli necessari e confermare gli appuntamenti durante le chiamate in tempo reale. A seconda della configurazione, Voice AI può prenotare su un singolo calendario o instradare i chiamanti tra più calendari idonei tramite una corrispondenza basata sull'intento. Questo aiuta a ridurre il lavoro manuale di pianificazione, migliora l'esperienza del chiamante e mantiene le prenotazioni allineate alle regole e alla disponibilità del calendario configurato.
- Cos'è la prenotazione appuntamenti con Voice AI?
- Principali vantaggi della prenotazione appuntamenti con Voice AI
- Prenotazione su calendario singolo
- Prenotazione su calendari multipli
- Selezione del calendario basata sull'AI
- Descrizioni generate dall'AI e parole chiave Trigger
- Prerequisiti
- Come configurare la prenotazione appuntamenti con Voice AI
- Dove vengono salvate le risposte dell'AI
- Domande frequenti
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Cos'è la prenotazione appuntamenti con Voice AI?
La prenotazione appuntamenti con Voice AI consente a GoHighLevel / Squadd Voice AI di gestire conversazioni di pianificazione in tempo reale: propone fasce orarie libere, raccoglie i dettagli mancanti (come l'email quando necessario) e conferma la prenotazione senza reindirizzare il chiamante a una pagina di booking esterna. Nell'esperienza di configurazione attuale, è possibile supportare sia un singolo calendario di prenotazione sia più calendari idonei, a seconda di come è configurato l'agente.
Principali vantaggi della prenotazione appuntamenti con Voice AI
- Pianificazione senza attrito: i chiamanti possono prenotare direttamente durante la chiamata senza essere reindirizzati a un link esterno né dover attendere un follow-up manuale.
- Supporto per calendario singolo e multiplo: Voice AI può prenotare su un solo calendario selezionato oppure scegliere tra più calendari idonei in base all'intento del chiamante.
- Gestione intelligente della disponibilità: l'AI rispetta le regole del calendario, come disponibilità, buffer, preavviso minimo e impostazioni dei conflitti del calendario selezionato.
- Maggiore precisione nelle prenotazioni: quando sono configurati più calendari, l'AI utilizza l'intero contesto della conversazione per abbinare il chiamante al tipo di appuntamento corretto.
- Raccolta dati automatizzata: l'AI può richiedere le informazioni mancanti, come un indirizzo email, in modo che le prenotazioni siano più complete e più facili da seguire.
- Esperienza migliorata per il chiamante: le conversazioni vocali naturali rendono più semplice per lead e clienti prenotare rapidamente, anche quando i servizi richiedono calendari o logiche di instradamento differenti.
Prenotazione su calendario singolo
La prenotazione su calendario singolo è ideale quando un agente Voice AI deve sempre prenotare sullo stesso tipo di appuntamento. Questa configurazione mantiene la pianificazione semplice e funziona bene per le aziende che instradano tutti i chiamanti verso un unico servizio, un unico operatore o un unico flusso di appuntamento standard. Con la prenotazione su calendario singolo, scegli un calendario per l'azione Prenota appuntamento e controlli quanti giorni e fasce orarie l'AI propone. È il modo più semplice per avviare la prenotazione direttamente da una chiamata.
Prenotazione su calendari multipli
La prenotazione su calendari multipli aiuta Voice AI a instradare i chiamanti verso il tipo di appuntamento corretto quando la tua azienda offre più di un servizio, team o percorso di prenotazione. È utile per demo, consulenze sui prezzi, chiamate di scoperta o accoglienza di nuovi pazienti, dove ogni servizio dovrebbe essere prenotato su un calendario separato. Quando sono disponibili più calendari idonei, Voice AI analizza la conversazione e sceglie il calendario più adatto in base all'intento, al contesto e alla configurazione del calendario. Può anche utilizzare la logica di confidenza e priorità quando più di un calendario potrebbe corrispondere alla richiesta del chiamante.
Selezione del calendario basata sull'AI
L'AI analizza l'intento conversazionale e il contesto per decidere quale calendario corrisponde meglio alla richiesta del chiamante. È in grado di distinguere frasi simili e di utilizzare il modo di esprimersi del chiamante, le sue domande e le sue precisazioni per aumentare la precisione.
Esempi di corrispondenza:
- "Vorrei programmare una demo" → Calendario Demo
- "Ho bisogno di parlare dei prezzi" → Calendario Consulenza commerciale
- "Sono un nuovo paziente, prima visita" → Calendario Accoglienza nuovi pazienti
Considerazioni:
- Utilizza l'intera conversazione, non solo parole chiave isolate
- Rispetta disponibilità, buffer, preavviso minimo e conflitti del calendario selezionato
- Supporta la logica di confidenza/priorità quando più calendari potrebbero corrispondere
Descrizioni generate dall'AI e parole chiave Trigger
L'AI può generare descrizioni chiare dei calendari e frasi trigger suggerite, così il sistema comprende meglio quando utilizzare ciascun calendario. Puoi accettare, perfezionare o sostituire questi contenuti per adattarli al tuo brand e ai tuoi servizi.
- Fornisci i nomi dei calendari e i dettagli essenziali; l'AI elabora le descrizioni
- Rivedi/modifica le parole chiave trigger suggerite per ogni calendario
- Usa un linguaggio conciso e specifico; evita frasi sovrapponibili tra calendari diversi
Prerequisiti
Una configurazione solida richiede che i prerequisiti siano già in ordine. Preparare agente, calendari e permessi in anticipo aiuta a prevenire errori di prenotazione e a evitare confusioni quando Voice AI inizia a proporre orari di appuntamento in tempo reale.
Prima di abilitare la prenotazione appuntamenti con Voice AI, assicurati di avere:
- Un agente Voice AI GoHighLevel / Squadd già creato, oppure l'accesso per crearne uno.
- Almeno un calendario di prenotazione GoHighLevel / Squadd configurato per il servizio che desideri prenotare.
- Le regole del calendario impostate correttamente, incluse disponibilità, durata, buffer e regole di prenotazione.
- Eventuali calendari esterni connessi già configurati dove applicabile, come Google Calendar o Outlook.
Nota: gli orari di lavoro dell'AI e la disponibilità del calendario sono correlati ma distinti. Gli orari di lavoro dell'AI controllano quando l'agente è disponibile a gestire le chiamate, mentre le impostazioni del calendario controllano quali orari di appuntamento possono effettivamente essere prenotati.
Come configurare la prenotazione appuntamenti con Voice AI
Una configurazione corretta garantisce che Voice AI possa comprendere l'intento di prenotazione, utilizzare la configurazione del calendario giusta e guidare i chiamanti attraverso la pianificazione senza inutili attriti. Seguire un unico flusso di configurazione unificato rende anche l'esperienza più facile da impostare, sia che tu voglia prenotare su un singolo calendario sia su più calendari.
- Vai alla tua Location di GoHighLevel / Squadd e apri Agenti AI > Voice AI. Crea un nuovo agente Voice AI oppure apri un agente esistente che desideri utilizzare per la prenotazione appuntamenti.
- Completa o rivedi la configurazione di base dell'agente, inclusi i dettagli obbligatori e le eventuali impostazioni di telefono o disponibilità che desideri utilizzare.
- Nella sezione Azioni nel pannello centrale-destra, clicca su + Nuova azione e seleziona Prenota appuntamento.
- Scegli come Voice AI deve gestire la selezione del calendario:
i. Seleziona Calendario singolo se tutte le richieste di appuntamento devono confluire in un unico calendario di prenotazione. Configura anche:
- Giorni di offerta per controllare quanti giorni futuri l'AI deve proporre
- Slot per appuntamento al giorno per controllare quante opzioni orarie vengono presentate ogni giorno
- Ore tra gli slot per controllare la distanza tra gli orari proposti
ii. Seleziona Calendari multipli se Voice AI deve instradare i chiamanti verso calendari diversi in base al tipo di servizio, al reparto o all'intento del chiamante. Aggiungi i calendari idonei che Voice AI deve utilizzare, quindi configura ciascuno con descrizioni chiare e indicazioni di instradamento in modo che l'AI possa scegliere il calendario più adatto in base alla richiesta del chiamante. Se necessario, aggiungi un comportamento di fallback per le richieste che non corrispondono chiaramente a nessun calendario.
- Salva l'agente e testa l'esperienza per verificare che venga selezionato il calendario corretto, che le fasce orarie siano appropriate e che il flusso di prenotazione funzioni come previsto per il tuo caso d'uso.
Dove vengono salvate le risposte dell'AI
Sapere dove finiscono i dati relativi alla prenotazione semplifica la reportistica sulle chiamate, la preparazione del team e la creazione di automazioni di follow-up. Informazioni diverse possono trovarsi in aree diverse a seconda di come è configurato il flusso di prenotazione.
| Risposta o tipo di dato | Dove viene salvato | Dettagli |
|---|---|---|
| Registrazioni delle chiamate, trascrizioni e riepiloghi | Log delle chiamate Voice AI o viste della dashboard | Aiuta i team a rivedere l'intera conversazione e a comprendere il contesto dell'appuntamento. |
| Risposte mappate durante la qualificazione | Campi personalizzati (Custom Fields) del contatto | Utile per reportistica, segmentazione e decisioni di instradamento. |
| Contesto chiave dell'appuntamento | Note sull'appuntamento tramite follow-up basato su Workflow | Aiuta gli operatori a prepararsi prima della riunione. |
| Risposte ai moduli di prenotazione personalizzati | Area modulo del record appuntamento | Disponibile quando viene utilizzato un modulo di prenotazione personalizzato come parte della configurazione dell'appuntamento. |
Domande frequenti
D: La prenotazione appuntamenti con Voice AI supporta sia il calendario singolo sia quelli multipli?
R: Sì. Voice AI supporta la prenotazione standard su calendario singolo e può anche instradare tra più calendari idonei utilizzando la selezione basata sull'intento.
D: Come sceglie Voice AI il calendario corretto quando sono abilitati più calendari?
R: Voice AI utilizza l'intento del chiamante e il contesto più ampio della conversazione per abbinare la richiesta al calendario idoneo più appropriato. Può anche utilizzare la logica di confidenza e priorità quando più calendari potrebbero essere adatti.
D: Cosa succede se il chiamante non fornisce un indirizzo email?
R: L'AI può richiedere l'email mancante prima di confermare l'appuntamento, contribuendo a creare un record di prenotazione più completo.
D: Cosa succede se nessuno dei miei calendari corrisponde alla richiesta del chiamante?
R: Puoi configurare un comportamento di fallback in modo che l'AI possa presentare i servizi disponibili, utilizzare un calendario di fallback o eseguire un'altra azione guidata.
D: Posso porre domande di qualificazione prima che l'AI prenoti l'appuntamento?
R: Sì. Puoi configurare il flusso di prenotazione per raccogliere prima le informazioni utili, quindi instradare il chiamante verso il percorso di appuntamento appropriato in base alle risposte ricevute.
D: Posso usare i Servizi con la prenotazione appuntamenti in Voice AI?
R: Non al momento. Voice AI supporta attualmente Calendario singolo e Calendari multipli per la prenotazione appuntamenti, ma i Servizi non sono attualmente disponibili nella configurazione di prenotazione di Voice AI.