Nella sezione Automazioni (Automations) > Workflow puoi creare e annidare cartelle per organizzare meglio i tuoi workflow, migliorare la comunicazione e semplificare le operazioni.
- Cosa sono le cartelle annidate?
- Creare e gestire le cartelle annidate
- Permessi per le cartelle annidate
- Best practice per l'utilizzo delle cartelle annidate
- Domande frequenti
Cosa sono le cartelle annidate?
Puoi creare cartelle per contenere i workflow. Puoi anche inserire cartelle all'interno di altre cartelle: questa operazione si chiama "annidamento". È possibile avere più livelli di cartelle, creando una gerarchia di workflow. Questa organizzazione ad "albero" è molto più scalabile rispetto a un semplice elenco "piatto" di tutti i workflow. Di seguito vedremo come creare e utilizzare le cartelle annidate, impostare i permessi e seguire le best practice per un'organizzazione ottimale.
Creare e gestire le cartelle annidate
Passo 1: Vai alla sezione Workflow
Passo 2: Crea una nuova cartella
Nella sezione Workflow clicca sul pulsante Crea cartella (Create Folder), digita il nome della nuova cartella e clicca su Salva (Save).
Passo 3: Crea una cartella annidata
Per creare una cartella annidata, clicca su una cartella per aprirla, quindi clicca su Crea cartella (Create Folder) e segui gli stessi passaggi. La nuova cartella sarà annidata all'interno della cartella esistente.
Passo 4a: Sposta un workflow/cartella in un'altra cartella – Lista Workflow
Vai al workflow o alla cartella che vuoi spostare e clicca sul menu a tre punti sul lato destro della riga. Quindi clicca su Sposta nella cartella (Move To Folder) nel menu che appare.
Passo 4b: Sposta un workflow/cartella in un'altra cartella – Menu di spostamento
Dopo aver cliccato su Sposta nella cartella (Move to Folder), apparirà una nuova finestra modale sopra la schermata. Naviga fino alla cartella di destinazione, selezionala e clicca su Sposta qui (Move Here). In alternativa, usa il pulsante Nuova cartella (New Folder) per creare la cartella desiderata.
Passo 5a: Rinomina un workflow/cartella – Lista Workflow
Per cambiare il nome di una cartella, naviga fino alla cartella, clicca sul menu a tre punti e poi clicca su Rinomina cartella (Rename Folder).
Passo 5b: Rinomina un workflow/cartella – Finestra di rinomina
Dopo aver cliccato su Rinomina cartella (Rename Folder), digita il nuovo nome nel campo e clicca su Salva (Save).
Passo 6: Elimina una cartella
Se non hai più bisogno di una cartella, puoi eliminarla. È semplice: clicca sul menu a tre punti accanto alla cartella e poi su Elimina cartella (Delete Folder). Quando sei pronto, clicca su Elimina (Delete).
Eliminare una cartella NON eliminerà le cartelle e i workflow al suo interno. Verranno tutti spostati di un livello verso l'alto.
Permessi per le cartelle annidate
Una corretta gestione dei permessi è fondamentale quando si organizzano i workflow nelle cartelle annidate. GoHighLevel / Squadd offre controlli avanzati per garantire che i membri del team abbiano accessi appropriati.
Accesso basato sui ruoli: I permessi per visualizzare, modificare o gestire le cartelle dipendono dal ruolo dell'utente (ad es. Admin, Sub-User).
- Gli utenti Admin hanno il controllo completo, inclusa la creazione, l'eliminazione e lo spostamento di cartelle.
- I sub-utenti possono avere accesso limitato in base alle impostazioni configurate dall'amministratore.
Permessi ereditati:
- Le cartelle annidate ereditano generalmente i permessi dalla cartella principale.
- Gli utenti possono personalizzare i permessi a livello di singola cartella, se necessario.
Solo visualizzazione vs. controllo completo:
- Agli utenti può essere assegnato l'accesso in sola visualizzazione (per monitorare i workflow senza apportare modifiche) oppure il controllo completo (per creare e modificare i workflow).
Considerazioni sulla collaborazione:
- Quando si collabora sui workflow, assicurarsi che solo gli utenti autorizzati abbiano accesso ai workflow critici all'interno delle cartelle.
- I permessi condivisi prevengono modifiche non autorizzate ed eliminazioni accidentali.
Implicazioni dello spostamento o dell'eliminazione di una cartella:
- Quando una cartella viene spostata, i suoi permessi possono essere mantenuti o modificati in base alla nuova posizione.
- L'eliminazione di una cartella rimuoverà il suo contenuto a meno che i workflow non vengano riassegnati a un'altra cartella.
Per istruzioni dettagliate, consulta l'articolo sui permessi delle cartelle Workflow.
Best practice per l'utilizzo delle cartelle annidate
Per sfruttare al meglio le cartelle annidate, considera questi suggerimenti organizzativi:
- Raggruppa i workflow per scopo: Crea cartelle di primo livello per categorie generali come Campagne Marketing, Progetti Clienti o Processi Interni. Utilizza cartelle annidate all'interno di queste categorie per suddividere ulteriormente i workflow per campagna, cliente o fase.
- Limita la profondità delle cartelle: Evita di creare strutture di cartelle eccessivamente profonde, poiché rendono più difficile localizzare rapidamente i workflow. Si consiglia un massimo di 2-3 livelli.
- Imposta i permessi in modo strategico: Per i workflow sensibili o ad alto impatto, utilizza permessi restrittivi per limitare l'accesso ai soli membri chiave del team.
- Controlla regolarmente l'organizzazione delle cartelle: Rivedi periodicamente la struttura delle cartelle per assicurarti che rimanga pertinente ed efficiente. Archivia o elimina i workflow e le cartelle non utilizzati quando necessario.
- Sfrutta ricerca e filtri: Se la struttura delle cartelle diventa estesa, utilizza le opzioni di ricerca e filtro all'interno di GoHighLevel / Squadd per individuare rapidamente workflow specifici.
Domande frequenti
D: Cosa succede se elimino una cartella annidata?
R: Eliminare una cartella sposterà tutte le cartelle e i file al suo interno di un livello verso l'alto.
D: Posso condividere cartelle specifiche con utenti esterni o clienti?
R: La condivisione delle cartelle è limitata agli utenti interni con i permessi appropriati.
D: Ci sono limitazioni al numero di cartelle che posso creare?
R: Non esiste un limite fisso, ma si consiglia di mantenere la struttura gestibile per facilitare l'accesso e la manutenzione.