Il supporto al canale Email di Conversation AI permette al tuo bot di rispondere alle email in entrata con la stessa automazione già disponibile sugli altri canali di Conversation AI. Questo aiuta i team a gestire le conversazioni email più rapidamente, a mantenere una comunicazione coerente e a tenere tutto organizzato all'interno di GoHighLevel / Squadd. Grazie al supporto per la formattazione brandizzata, la personalizzazione e la continuità del thread, l'Email diventa un canale pratico per la comunicazione automatizzata con lead e clienti.
- Cos'è il supporto al canale Email di Conversation AI?
- Vantaggi principali del supporto al canale Email di Conversation AI
- Impostazioni e comportamento del canale Email
- Formati di risposta email
- Personalizzazione, threading e azioni agentive
- Requisito bot primario per le risposte alle email in entrata
- Come configurare il supporto al canale Email di Conversation AI
- Domande frequenti
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Cos'è il supporto al canale Email di Conversation AI?
Il supporto al canale Email di Conversation AI aggiunge l'email come canale supportato per il tuo bot. Quando un'email in entrata raggiunge una casella di posta connessa, il bot può leggere il messaggio, comprenderne il contesto e inviare una risposta automatica preservando il comportamento email standard, come la continuità dell'oggetto, la cronologia del thread e la gestione dei destinatari in base alla tua configurazione.
Questo offre alle aziende un modo per estendere Conversation AI oltre i canali di chat e utilizzarlo per la risposta via email ai lead, le comunicazioni di supporto e le conversazioni continuative con i clienti. È particolarmente utile per i team che desiderano tempi di risposta più rapidi senza perdere la coerenza del brand o la visibilità all'interno delle Conversazioni (Conversations).
Vantaggi principali del supporto al canale Email di Conversation AI
- Tempi di risposta email più rapidi: Rispondi automaticamente alle email in entrata così i lead e i clienti non devono attendere una prima risposta manuale.
- Comunicazione coerente su tutti i canali: Estendi la tua esperienza Conversation AI esistente all'email, affiancandola agli altri canali bot supportati.
- Ampio supporto ai canali email: Utilizza Conversation AI Email su tutti i canali email supportati, tra cui LC Email, Custom Email SMTP e provider di Custom Conversation Email.
- Rilevamento automatico della lingua: Rispondi alle email in entrata nella lingua rilevata per un'esperienza cliente più naturale.
- Compatibilità con le azioni agentive: Continua a utilizzare azioni come l'attivazione di Workflow e il passaggio a un operatore umano quando l'email fa parte della tua strategia bot.
- Cronologia delle conversazioni più ordinata: Mantieni le risposte nello stesso thread così le conversazioni restano più facili da seguire.
- Flessibilità operativa: Aggiungi destinatari CC o BCC e scegli un ritardo di risposta adatto al processo del tuo team.
Impostazioni e comportamento del canale Email
Le impostazioni del canale Email ti aiutano a controllare come il tuo bot appare ai contatti e come vengono consegnate le risposte. Comprendere queste opzioni prima della configurazione rende più semplice scegliere la casella di posta, lo stile di risposta e il flusso di lavoro più adatti al tuo team.
Il supporto al canale Email di Conversation AI funziona su tutti i canali email supportati, tra cui LC Email, Custom Email SMTP e provider di Custom Conversation Email. Questo ti offre la flessibilità di utilizzare la configurazione della casella di posta più adatta alla tua azienda, gestendo al contempo le risposte automatiche tramite Conversation AI.
Quando Email è abilitato come canale supportato per un bot, puoi configurare impostazioni quali:
- nome mittente
- indirizzo "Da"
- destinatari CC e BCC predefiniti
- personalizzazione del saluto
- congedo e firma
- ritardo di risposta
- formattazione in testo normale o con template brandizzato
Formati di risposta email
La scelta del formato giusto influisce sull'aspetto delle risposte automatiche nella casella di posta del destinatario. Questo è importante perché alcuni team privilegiano una semplice consegnabilità, mentre altri hanno bisogno di un'esperienza cliente più brandizzata.
Puoi scegliere tra i seguenti formati di risposta:
| Formato | Ideale per | Cosa include | Note importanti |
|---|---|---|---|
| Testo normale | Risposte email semplici e leggere | Un'email in formato testo con il tuo saluto, la risposta generata dall'AI, il congedo e la firma | Ideale quando vuoi uno stile email naturale uno-a-uno con formattazione minima. |
| Design Editor | Risposte email brandizzate | Un'email HTML stilizzata che può includere il tuo logo, i colori del brand, intestazione, piè di pagina, link social e la risposta generata dall'AI | Il segnaposto obbligatorio della risposta AI deve essere inserito nel punto del template dove deve apparire la risposta generata. |
Personalizzazione, threading e azioni agentive
Queste funzionalità definiscono come l'esperienza email si presenta sia al tuo team che ai tuoi contatti. Aiutano le email automatizzate a rimanere utili, pertinenti e più facili da gestire nel tempo.
Personalizzazione
Puoi personalizzare l'esperienza email con:
- saluti dinamici
- congedi personalizzati
- dettagli della firma che rispecchiano la tua identità di brand o del team
Questo rende le risposte più naturali e meno robotiche.
Rilevamento della lingua
Conversation AI può rilevare automaticamente la lingua di un'email in entrata e generare la risposta nella stessa lingua. Questo contribuisce a creare un'esperienza più fluida per i contatti e rende il canale Email più efficace per la comunicazione multilingue.
Threading e cronologia
Le risposte email di Conversation AI sono progettate per preservare l'oggetto e la struttura del thread esistenti, in modo che la conversazione rimanga più facile da seguire. Questo supporta un'esperienza cliente più ordinata e aiuta il tuo team a esaminare le interazioni email nel loro contesto.
Azioni agentive
Conversation AI Email supporta lo stesso approccio di automazione esteso utilizzato nelle altre esperienze bot. A seconda di come è configurato il tuo bot, puoi utilizzare azioni quali:
- attivazione di Workflow
- interruzione del comportamento del bot
- passaggio della conversazione a un operatore umano
- trasferimento a un altro bot
Nota: L'Azione Workflow di Conversation AI non supporta attualmente il canale Email. Il supporto Email si applica alle risposte del bot Conversation AI per le conversazioni email in entrata, non all'azione Conversation AI all'interno dei Workflow. Quando configuri azioni Conversation AI basate su Workflow, utilizza uno dei canali supportati disponibili nelle impostazioni dell'azione Workflow.
Requisito bot primario per le risposte alle email in entrata
L'assegnazione del bot primario determina se Conversation AI risponde automaticamente alle email in entrata generiche. Un bot primario gestisce le conversazioni in entrata per i canali assegnati, mentre i bot non primari sono destinati a casi d'uso basati su Workflow.
Per rispondere automaticamente alle email in entrata al di fuori dell'automazione tramite Workflow:
- Assegna Email come canale supportato per il bot primario.
- Imposta lo stato del bot su Auto-Pilot.
- Verifica che la casella di posta connessa e l'indirizzo "Da" siano attivi.
- Salva le impostazioni del bot dopo aver abilitato Email.
Se Email è assegnato a un bot non primario, il bot potrebbe non rispondere alle email in entrata generiche per impostazione predefinita. Utilizza un Workflow o un metodo di instradamento supportato se un bot non primario deve gestire conversazioni email specifiche.
Approfondisci: Bot Conversation AI primari vs. non primari
Prerequisiti
Le risposte email dipendono dalla casella di posta connessa, dallo stato del bot, dall'assegnazione del bot primario e dalla configurazione del canale. Verificare questi requisiti in anticipo aiuta a prevenire risposte mancate o comportamenti di instradamento inattesi.
Prima di abilitare Email per Conversation AI, assicurati che:
- Una casella di posta o un provider email supportato sia connesso nella Location.
- Il bot Conversation AI sia impostato su Auto-Pilot se desideri risposte automatiche.
- Email sia assegnato come canale supportato per il bot.
- Il bot sia impostato come bot primario se deve rispondere alle email in entrata generiche.
- I bot non primari vengano utilizzati solo quando instradati tramite Workflow o un altro percorso di automazione supportato.
- L'indirizzo "Da" selezionato sia attivo e disponibile per l'invio delle risposte.
Come configurare il supporto al canale Email di Conversation AI
La configurazione del canale Email consente al tuo bot Conversation AI di rispondere alle email in entrata utilizzando la casella di posta, la formattazione e le impostazioni di risposta selezionate. Completare correttamente la configurazione garantisce che le risposte vengano inviate dall'indirizzo giusto, restino coerenti con il brand e rimangano organizzate all'interno dello stesso thread email.
- Vai su AI Agents > Conversation AI > Agent List.
Trova il bot che vuoi aggiornare, clicca sul menu a tre punti e seleziona Modifica.
- Nelle impostazioni del bot, vai alla sezione Canali e attiva Email.
Clicca su Configura impostazioni Email per aprire la procedura guidata di configurazione Email in 3 step.
Step 1 – Configura Email
- Inserisci il Nome mittente e seleziona l'Indirizzo "Da" che il bot deve utilizzare per rispondere.
- Aggiungi eventuali destinatari CC e BCC predefiniti da includere nelle risposte.
- Scegli il Tempo di attesa, ovvero quanto tempo il bot deve aspettare prima di rispondere (fino a 12 ore).
- Imposta il messaggio di Personalizzazione del saluto insieme ai Campi personalizzati (Custom Fields)
Step 2 – Scegli formato
- Scegli Testo normale per un formato email semplice oppure Design Editor per un layout HTML brandizzato.
- Se scegli Design Editor, apri o crea il template, aggiungi il tuo branding e inserisci il segnaposto obbligatorio della risposta AI nel punto in cui deve apparire la risposta generata.
Step 3 – Revisione finale
Esamina l'anteprima dell'email e clicca su Salva per attivare il canale Email.
- Invia un'email di test da una casella di posta esterna e verifica che il messaggio appaia nella conversazione corretta, che la risposta del bot utilizzi il formato previsto e che la risposta rimanga nello stesso thread.
Domande frequenti
D: Ho bisogno di una casella di posta connessa prima di poter utilizzare il canale Email?
Sì. È necessaria almeno una casella di posta connessa e attiva prima che il bot possa rispondere alle email in entrata.
D: Posso usare il testo normale invece di un template brandizzato?
Sì. Puoi scegliere il testo normale se preferisci un formato email più semplice.
D: Perché la risposta AI è assente nel mio template brandizzato?
La causa più probabile è che il segnaposto obbligatorio della risposta AI non sia stato aggiunto nel corpo del template.
D: L'Email sostituisce gli altri canali di Conversation AI?
No. Email è un canale aggiuntivo supportato e non sostituisce gli altri canali bot abilitati.
D: Posso ancora usare il passaggio a un operatore umano con Email?
Sì. Il passaggio a un operatore umano rimane parte del framework di azioni di Conversation AI.
D: Quali canali email sono supportati?
Conversation AI Email supporta i canali email supportati, tra cui LC Email, Custom Email SMTP e provider di Custom Conversation Email.
D: Il bot può rispondere nella stessa lingua dell'email in entrata?
Sì. Conversation AI può rilevare la lingua dell'email in entrata e rispondere di conseguenza.
D: Posso usare Email nell'Azione Workflow di Conversation AI?
R: No. L'Azione Workflow di Conversation AI non supporta attualmente il canale Email. Il supporto Email si applica alle risposte del bot Conversation AI per le conversazioni email in entrata.
D: Perché il mio bot non risponde alle email in entrata anche se Email è abilitato?
Se il bot non è impostato come bot primario, potrebbe non rispondere alle email in entrata generiche per impostazione predefinita. I bot non primari sono destinati a rispondere all'interno dei Workflow. Per risolvere il problema, assegna il canale Email al bot primario oppure utilizza un Workflow per instradare la conversazione a un bot non primario.
Approfondisci: Bot Conversation AI primari vs. non primari