Ask AI - Task Scheduler fa lavorare la tua AI per te 24 ore su 24. Invece di aprire Ask AI e porre le stesse domande ogni giorno, puoi pianificare i prompt affinché vengano eseguiti automaticamente e consultare i risultati quando più ti è comodo.
- Cos'è Ask AI - Task Scheduler?
- Vantaggi principali di Ask AI - Task Scheduler
- Area di lavoro Attività Pianificate
- Frequenze, fusi orari e pianificazioni Cron
- Cronologia esecuzioni e indicatori nuovi risultati
- Ciclo di vita delle attività: Attiva, In pausa e Annullata
- Esecuzioni manuali con "Esegui ora"
- Creare attività pianificate da chat e voce
- Come configurare Ask AI - Task Scheduler
- Domande frequenti
Cos'è Ask AI - Task Scheduler?
Ask AI - Task Scheduler (detto anche Attività Pianificate) è una funzionalità all'interno dell'area di lavoro di Ask AI che ti consente di indicare ad Ask AI cosa fare e quando farlo: ogni ora, ogni giorno, ogni settimana, solo nei giorni feriali, oppure con qualsiasi orario Cron personalizzato. Una volta pianificata, Ask AI esegue il prompt automaticamente in background e salva i risultati in una cronologia delle esecuzioni, così puoi consultarli in seguito senza dover tenere aperta una sessione di chat.
Ask AI è un'area di lavoro AI integrata in GoHighLevel / Squadd che ti aiuta a creare contenuti, rispondere a domande e compiere azioni supportate direttamente all'interno di Squadd tramite prompt in linguaggio naturale o tramite voce. Il Task Scheduler estende quest'area di lavoro con l'automazione basata sul tempo, rendendo i tuoi prompt preferiti di Ask AI degli assistenti sempre attivi.
Vantaggi principali di Ask AI - Task Scheduler
Ask AI - Task Scheduler trasforma domande ricorrenti e verifiche periodiche in routine automatizzate e affidabili. Questi vantaggi aiutano agenzie e aziende a restare sempre informate senza aggiungere lavoro manuale alla propria giornata.
- Recupera ore ogni settimana: Automatizza riepiloghi giornalieri, report settimanali sulle Pipeline, promemoria di follow-up e verifiche periodiche che altrimenti dovresti avviare manualmente in Ask AI.
- Ricevi sempre le informazioni al momento giusto: Pianifica prompt come "Riepiloga i nuovi Contatti di ieri" per la mattina presto, "Inviami un report settimanale sulle Pipeline" il lunedì prima della riunione del team, oppure "Ricapitola gli appuntamenti di oggi" a fine giornata.
- Produttività senza mani (inclusa la voce): Trasforma istruzioni vocali in attività pianificate mentre sei in viaggio, tra una riunione e l'altra, o lontano dalla tastiera—Ask AI supporta già l'input vocale per i comandi hands-free.
- Maggiore visibilità su più Location: Le agenzie possono configurare verifiche giornaliere o settimanali per ogni Location, così da individuare appuntamenti mancati, abbandoni o Opportunità bloccate senza dover estrarre manualmente ogni report.
- Onboarding più rapido per i nuovi membri del team: Il nuovo personale può fare affidamento sui riepiloghi e report AI pianificati fin dal primo giorno, ottenendo le stesse informazioni dei colleghi esperti senza dover imparare ogni schermata e ogni report.
- Più valore dalla tua AI esistente: Lo stesso abbonamento ad Ask AI alimenta ora insight pianificati 24/7, aumentando i risultati di business ottenuti dall'AI per cui stai già pagando.
Area di lavoro Attività Pianificate
L'area di lavoro Attività Pianificate è il luogo in cui crei, consulti e gestisci tutte le attività di Ask AI in esecuzione secondo una pianificazione. Offre una panoramica di alto livello su cosa verrà eseguito in seguito e su quali attività hanno nuovi risultati pronti per te.
Nell'area di lavoro di Ask AI (a livello di agenzia o di Location, in base al tuo accesso), troverai una sezione Attività Pianificate che in genere include:
- Elenco attività
- Ogni riga rappresenta un'attività pianificata.
- Le colonne più comuni includono:
- Nome – es. "Riepilogo giornaliero nuovi contatti"
- Frequenza – es. Ogni ora, Giornaliera, Giorni feriali, Settimanale, Cron, o Una tantum
- Prossima esecuzione – data/ora della prossima esecuzione, mostrata nel tuo fuso orario locale
- Stato – Attiva, In pausa o Annullata
- Indicatore nuovo risultato – un badge o marcatore quando una nuova esecuzione è completata ma non è ancora stata aperta.
- Azioni sulle attività
- Azioni rapide su ogni attività, tra cui:
- Esegui ora
- Metti in pausa / Riprendi
- Modifica
- Elimina
- Azioni rapide su ogni attività, tra cui:
Frequenze delle attività
Scegliere la pianificazione giusta garantisce che la tua AI fornisca informazioni esattamente quando sono più utili: prima dei meeting mattutini, prima delle chiamate con i clienti o subito dopo l'orario di lavoro.
Quando crei o modifichi un'attività pianificata, puoi scegliere tra queste opzioni:
- Ogni ora
- Esegue il prompt ogni ora.
- Utile per il monitoraggio quasi in tempo reale (es. "Controlla gli appuntamenti falliti nell'ultima ora.").
- Giornaliera
- Esegue una volta al giorno a un'ora specifica e nel fuso orario scelto.
- Ideale per dashboard giornaliere come nuovi Contatti, appuntamenti o attività create "ieri".
- Giorni feriali
- Esegue da lunedì a venerdì all'orario scelto.
- Perfetto per riepiloghi dei soli giorni lavorativi, come report sulle Pipeline o sui lead nei giorni feriali.
- Settimanale
- Esegue in un giorno della settimana e a un'ora scelti (es. ogni lunedì alle 10:00).
- Ottimo per revisioni settimanali delle performance, riepiloghi delle campagne o report sullo stato dell'account.
Cronologia esecuzioni e indicatori nuovi risultati
La cronologia delle esecuzioni trasforma ogni attività pianificata in un registro trasparente di tutto ciò che Ask AI ha fatto: esecuzioni riuscite, fallite, saltate ed esecuzioni manuali.
Ogni attività conserva una cronologia delle esecuzioni in ordine cronologico, dove puoi:
- Vedere ogni "scatto" dell'attività
- Riuscita: il prompt è stato eseguito e ha restituito risultati.
- Fallita: Ask AI non è riuscita a completare l'esecuzione (ad esempio, per mancanza di permessi o errori transitori).
- Saltata: un'esecuzione pianificata è stata intenzionalmente ignorata (es. mentre l'attività era in pausa all'orario pianificato).
- Aprire le esecuzioni completate
- Fai clic su qualsiasi voce completata per aprire la sessione Ask AI associata a quell'esecuzione.
- Consulta riepiloghi, report o azioni downstream (es. email inviate, Opportunità aggiornate) come in qualsiasi altra chat di Ask AI.
- Monitorare i nuovi risultati
- Un indicatore "nuovo risultato" appare quando un'esecuzione è terminata ma non è ancora stata aperta.
- Aprendo l'esecuzione il badge viene rimosso automaticamente, aiutandoti a tenere traccia delle novità.
Questa cronologia rende semplice rispondere a domande come "Il report sulle Pipeline di ieri è stato eseguito?" oppure "Cosa ha fatto esattamente Ask AI durante l'ultima verifica settimanale?"
Ciclo di vita delle attività: Attiva, In pausa e Annullata
Gli stati delle attività riflettono in quale fase del ciclo di vita si trova ogni attività pianificata, così puoi interromperla o archiviarla in sicurezza senza perdere la cronologia importante.
- Attiva
- L'attività viene eseguita secondo la sua pianificazione (ogni ora, giornaliera, ecc.).
- Le nuove esecuzioni vengono aggiunte alla cronologia e possono mostrare un badge "nuovo risultato" finché non vengono aperte.
- In pausa
- L'attività smette temporaneamente di essere eseguita agli orari pianificati.
- Le esecuzioni che sarebbero avvenute durante la pausa vengono saltate, e questi eventi di salto sono comunque visibili nella cronologia.
- Puoi usare Riprendi per riavviare la pianificazione.
- Annullata / Eliminata
- Annullare o eliminare un'attività la rimuove dall'elenco attivo e interrompe tutte le esecuzioni future.
- Le esecuzioni storiche rimangono disponibili dove supportato, così puoi ancora consultare i risultati passati anche dopo aver archiviato l'attività.
Questo ciclo di vita rende sicura la sperimentazione: crea attività per campagne stagionali, disabilitale temporaneamente quando non servono e pulisci le attività vecchie senza perdere gli insight passati.
Esecuzioni manuali con "Esegui ora"
A volte non vuoi aspettare il prossimo orario pianificato. L'opzione Esegui ora ti permette di avviare un'esecuzione on-demand mantenendo invariata la pianificazione esistente.
Comportamenti principali:
- Esegui in qualsiasi momento
- Fai clic su Esegui ora su qualsiasi attività, sia Attiva che In pausa.
- Nuova sessione Ask AI
- Le esecuzioni manuali utilizzano una nuova sessione Ask AI, quindi i risultati sono indipendenti dalle esecuzioni pianificate precedenti.
- Nella cronologia, le esecuzioni manuali sono chiaramente etichettate, così puoi distinguerle da quelle pianificate.
- La pianificazione rimane invariata
- La pianificazione ricorrente non viene spostata né reimpostata.
- La prossima esecuzione pianificata avviene comunque all'orario originariamente definito.
Questa funzione è ideale quando hai appena aggiornato il prompt di un report e vuoi vedere immediatamente il nuovo output, oppure quando la direzione ha bisogno dei dati più recenti prima dell'orario del report pianificato.
Creare attività pianificate da chat e voce
Ask AI - Task Scheduler non richiede di abbandonare la conversazione. Puoi trasformare prompt in linguaggio naturale—digitati o parlati—direttamente in attività pianificate.
Ask AI supporta già prompt digitati e vocali nell'area di lavoro di Ask AI, rendendo semplice creare e gestire attività tramite linguaggio naturale.
Da chat di Ask AI
Mentre chatti con Ask AI, puoi "promuovere" una domanda una tantum a un'attività ricorrente semplicemente chiedendo:
- Esempi di prompt:
- "Esegui un riepilogo dei nuovi contatti ogni giorno feriale alle 9:00."
- "Inviami un report sulle pipeline ogni lunedì alle 10:00."
- "Invia a Sara un promemoria di check-in il 1° giugno alle 9:00."
Ask AI interpreta l'istruzione, crea la pianificazione corrispondente e la salva automaticamente nelle Attività Pianificate.
Da modalità voce
Se la modalità voce è attivata nel tuo account:
- Avvia una conversazione vocale con Ask AI.
- Pronuncia una richiesta di pianificazione, ad esempio:
- "Ogni giorno feriale alle 9:00, dammi un riepilogo dei nuovi contatti."
- Ask AI conferma la pianificazione a voce alta, inclusa la prossima ora di esecuzione, e la salva nelle Attività Pianificate.
Questo flusso di pianificazione naturale è particolarmente utile quando sei in movimento o stai facendo più cose contemporaneamente e non vuoi configurare manualmente i moduli.
Come configurare Ask AI - Task Scheduler
Una corretta configurazione garantisce che le attività pianificate vengano eseguite in modo affidabile, utilizzino prompt chiari e rispettino il fuso orario corretto. I passaggi seguenti coprono la creazione di attività tramite il modulo Attività Pianificate, dalla chat e tramite voce.
1. Crea un'attività dalla scheda Attività Pianificate
Usa la scheda quando vuoi avere il pieno controllo sulla pianificazione e sui dettagli del prompt fin dall'inizio.
- Apri Ask AI dalla navigazione in alto o dalla barra laterale sinistra.
- Vai su Attività Pianificate.
- Fai clic su + Nuova attività.
- Compila il modulo:
- Nome
- Un'etichetta descrittiva come "Riepilogo giornaliero nuovi contatti" o "Revisione pipeline del lunedì".
- Prompt
- L'istruzione esatta che Ask AI deve eseguire, ad esempio:
- "Riepiloga tutti i nuovi contatti aggiunti ieri, evidenziando fonte, stato e prossimi passi."
- "Elenca le Opportunità nella pipeline che non si sono mosse da 7 giorni e suggerisci le prossime azioni."
- L'istruzione esatta che Ask AI deve eseguire, ad esempio:
- Frequenza
- Scegli tra Manuale, Ogni ora, Giornaliera, Giorni feriali, Settimanale.
- Nome
- Fai clic su Salva.
- L'attività appare nell'elenco con la sua ora di Prossima esecuzione mostrata nel tuo fuso orario locale.
2. Crea un'attività dalla chat di Ask AI
Quando una domanda una tantum si rivela utile, trasformala in un'attività pianificata senza abbandonare la conversazione.
- Apri Ask AI e avvia una chat.
- Digita la tua richiesta combinando cosa vuoi e con quale frequenza, ad esempio:
- "Esegui un riepilogo dei nuovi contatti ogni giorno feriale alle 9:00."
- "Inviami un report sulle pipeline ogni lunedì alle 10:00."
- Ask AI interpreta la pianificazione, ne conferma i dettagli e la salva nelle Attività Pianificate.
- Apri Attività Pianificate per vedere la nuova voce, modificare il nome o il prompt se necessario, e verificare che l'orario della Prossima esecuzione sia corretto.
3. Crea un'attività tramite voce
Se l'input vocale è disponibile nel tuo account, puoi configurare attività hands-free.
- Avvia una conversazione vocale con Ask AI.
- Pronuncia la tua pianificazione in linguaggio naturale, ad esempio:
- "Ogni giorno feriale alle 9:00, dammi un riepilogo dei nuovi contatti."
- Ask AI ripete la pianificazione e l'orario della prossima esecuzione per la conferma.
- Visita Attività Pianificate in seguito per affinare il prompt o la pianificazione se necessario.
4. Gestisci le attività esistenti
Una volta create le attività, mantienile in linea con il tuo flusso di lavoro:
- Metti in pausa / Riprendi
- Metti in pausa quando un report non è necessario (es. durante le festività o tra una campagna e l'altra).
- Riprendi per riavviare la pianificazione: le prossime esecuzioni riprendono normalmente.
- Modifica
- Aggiorna Nome, Prompt, Frequenza in qualsiasi momento.
- La prossima esecuzione pianificata utilizzerà automaticamente i nuovi valori.
- Gli eventuali job in background precedenti che potrebbero andare in conflitto vengono saltati in modo sicuro, evitando esecuzioni duplicate durante il cambio.
- Esegui ora
- Usa Esegui ora per un'esecuzione immediata e una tantum senza alterare la pianificazione sottostante.
- Visualizza cronologia esecuzioni
- Apri le esecuzioni passate per audit, risoluzione dei problemi o per confrontare i risultati nel tempo.
- Elimina
- Rimuovi le attività di cui non hai più bisogno.
- Le esecuzioni future vengono annullate e l'attività viene rimossa dall'elenco attivo.
Domande frequenti
D: Ho bisogno di un piano o componente aggiuntivo specifico per usare Ask AI - Task Scheduler?
Ask AI è disponibile per gli amministratori/utenti dell'agenzia e per gli amministratori/utenti della Location con il piano Unlimited AI Employee. Le Attività Pianificate seguono la stessa disponibilità di Ask AI: se riesci ad aprire Ask AI in un determinato account e vedi l'area Attività Pianificate, puoi usare il Task Scheduler.
D: Dove vedo i risultati di un'attività pianificata?
Tutti i risultati sono archiviati nella Cronologia esecuzioni dell'attività in Ask AI > Attività Pianificate. Fai clic su qualsiasi esecuzione completata per aprire la sessione Ask AI associata e consultare l'output completo.
D: Il Task Scheduler mi invia automaticamente un'email o una notifica quando un'attività viene eseguita?
Per impostazione predefinita, il Task Scheduler si concentra sull'esecuzione del prompt e sul salvataggio del risultato. Le notifiche o le email avvengono solo quando il tuo prompt indica esplicitamente ad Ask AI di inviarle (e il tuo account ha le necessarie funzionalità di messaggistica configurate).
D: Le esecuzioni pianificate contano nell'utilizzo e nella fatturazione di Ask AI?
Sì. Ogni esecuzione pianificata è di fatto una sessione Ask AI e contribuisce al tuo utilizzo dell'AI esattamente come una richiesta Ask AI avviata manualmente. Per esempi su come vengono conteggiate e fatturate le sessioni, consulta la panoramica sui Prezzi delle Sessioni Ask AI.
D: Cosa succede se un'esecuzione pianificata fallisce o viene saltata?
L'esecuzione apparirà nella Cronologia esecuzioni come Fallita o Saltata. Puoi aprire la voce (quando i dettagli sono disponibili) per capire cosa è successo e poi usare Esegui ora dopo aver risolto il problema di fondo o aver corretto il prompt.
D: Più membri del team possono gestire le stesse attività pianificate?
La visibilità e il controllo seguono le normali autorizzazioni di Ask AI e della Location. I membri del team che hanno accesso ad Ask AI e all'account pertinente potranno in genere vedere e gestire le attività pianificate, in base al loro ruolo e alle impostazioni dei permessi in GoHighLevel / Squadd.
D: Posso modificare il fuso orario o la pianificazione senza ricreare l'attività?
Sì. Usa Modifica per aggiornare la frequenza, l'orario o il fuso orario. La prossima esecuzione pianificata utilizzerà automaticamente la nuova configurazione, e i job in background vengono gestiti per evitare doppie esecuzioni al momento della modifica.
D: Devo usare Cron, o posso limitarmi alle pianificazioni semplici?
Cron è opzionale ed è pensato per schemi di orario avanzati. La maggior parte degli utenti può affidarsi alle opzioni integrate Ogni ora, Giornaliera, Giorni feriali, Settimanale e Una tantum per le pianificazioni aziendali più comuni.