Prenotazione Appuntamenti con Conversation AI

Semplifica la pianificazione degli appuntamenti lasciando che Conversation AI gestisca automaticamente le prenotazioni. GoHighLevel / Squadd può prenotare appuntamenti tramite Conversation AI su tutti i canali supportati, raccogliere i dati di contatto necessari e guidare la conversazione verso il calendario corretto in base alla tua configurazione. Puoi anche estendere l'esperienza con la selezione di più calendari, il routing di fallback, le cancellazioni, le ripianificazioni e l'automazione post-prenotazione per un percorso cliente più fluido.

Cos'è la Prenotazione Appuntamenti in Conversation AI?
Principali vantaggi della Prenotazione Appuntamenti in Conversation AI
Prima di iniziare
Come funziona la Prenotazione Appuntamenti in Conversation AI
Prenotazione con Calendario Singolo
Prenotazione con Calendari Multipli
Best practice per la configurazione di Prompt e Calendari
Come configurare la Prenotazione Appuntamenti in Conversation AI
Domande frequenti
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Cos'è la Prenotazione Appuntamenti in Conversation AI?

La prenotazione appuntamenti in Conversation AI consente a un bot di GoHighLevel / Squadd di interagire con i contatti, raccogliere le informazioni necessarie, proporre gli slot disponibili e prenotare appuntamenti sul calendario di prenotazione selezionato. A seconda della configurazione del bot, può supportare un singolo calendario oppure instradare le richieste su più calendari utilizzando la corrispondenza basata sull'intento. Può inoltre integrarsi con le impostazioni generali del bot, il training e le automazioni, così il tuo team può ridurre il lavoro manuale di pianificazione mantenendo la conversazione naturale e coerente con il brand.

Principali vantaggi della Prenotazione Appuntamenti in Conversation AI

Pianificazione automatizzata: il bot raccoglie i dati di contatto, presenta gli orari disponibili e completa la prenotazione senza scambi manuali.
Routing più intelligente: il bot sceglie il calendario più adatto quando configuri più calendari con descrizioni, parole chiave e un comportamento di fallback opzionale.
Migliore esperienza cliente: supporta risposte rapide su tutti i canali supportati e riduce i tempi di attesa quando i contatti vogliono prenotare, cancellare o ripianificare.
Efficienza operativa: consente al tuo team di attivare Workflow, mettere in pausa il bot dopo la prenotazione o passare al processo corretto dopo che un appuntamento è stato fissato.
Conversazioni di follow-up più accurate: il contesto degli appuntamenti recenti può aiutare il bot a evitare sollecitazioni di prenotazione ripetute e a rispondere alle domande di follow-up in modo più naturale.

Prima di iniziare

Una configurazione di prenotazione efficace richiede di avere il giusto calendario e le basi del bot già impostati prima di attivare la prenotazione degli appuntamenti. Questo previene slot mancanti, routing errato e risposte incomplete quando i contatti fanno domande di follow-up.

Prima di configurare la prenotazione appuntamenti in Conversation AI, assicurati di avere:

Un calendario di prenotazione GoHighLevel / Squadd già configurato
Un bot Conversation AI creato nella Location
Una voce del brand o un training del bot che rispecchi accuratamente la tua attività
I canali selezionati su cui vuoi che il bot risponda
Un piano chiaro su se il bot debba prenotare su un solo calendario o instradare su più calendari

Come funziona la Prenotazione Appuntamenti in Conversation AI

La prenotazione degli appuntamenti combina gli obiettivi del bot, la selezione del calendario, il training del bot e il comportamento delle risposte in un'unica esperienza di pianificazione. Quando un contatto chiede di prenotare un appuntamento, il bot può raccogliere i dettagli richiesti, verificare la disponibilità del calendario collegato, suggerire slot orari e confermare la prenotazione all'interno della conversazione. Nelle configurazioni più avanzate, il bot può anche gestire cancellazioni e ripianificazioni, a seconda delle opzioni abilitate.

Prenotazione con Calendario Singolo

La prenotazione con calendario singolo è la soluzione migliore quando tutte le richieste di appuntamento devono confluire in un unico calendario di prenotazione. Questa configurazione è più semplice da gestire e funziona bene per le attività con un solo tipo di servizio, un unico percorso di pianificazione o un'unica destinazione principale per gli appuntamenti.

Con una configurazione a calendario singolo, il bot utilizza il calendario assegnato per la prenotazione degli appuntamenti e guida i contatti attraverso gli slot disponibili di quel calendario. Questo è spesso il percorso più rapido per l'avvio se non hai bisogno di routing basato sul servizio.

Prenotazione con Calendari Multipli

La prenotazione con calendari multipli è ideale quando la tua attività offre diversi tipi di appuntamento, reparti, servizi o esigenze di routing. GoHighLevel / Squadd supporta la selezione di più calendari per Conversation AI, così il bot può identificare il calendario migliore per la richiesta invece di inviare ogni richiesta a un'unica destinazione.

Per migliorare la precisione del routing, puoi configurare ogni calendario con:

una descrizione chiara di a cosa serve il calendario

parole chiave aggiuntive relative al servizio o al caso d'uso

un calendario di fallback opzionale nel caso in cui il bot non riesca ad abbinare con sicurezza la richiesta a un calendario specifico

Questa configurazione aiuta il bot a distinguere tra servizi come consulenze, demo, chiamate di supporto o prenotazioni specifiche per sede.

Nota: La prenotazione con calendari multipli è attualmente disponibile solo per i bot Conversation AI basati su prompt.

Best practice per la configurazione di Prompt e Calendari

Buone prestazioni di prenotazione dipendono da molto più della semplice selezione di un calendario. Il bot ha bisogno anche del prompt corretto, del training e del contesto aziendale per guidare la conversazione in modo chiaro e rispondere con precisione alle domande degli utenti. I dettagli del calendario vengono usati per la selezione del calendario stesso, mentre le informazioni che vuoi che il bot condivida con gli utenti finali devono essere incluse anche nel prompt principale.

Usa queste best practice quando prepari il tuo bot:

Scrivi descrizioni chiare per i calendari in modo che il bot sappia quando utilizzare ciascuno.

Aggiungi parole chiave pertinenti per i servizi comuni, i tipi di appuntamento o le frasi di richiesta più frequenti.

Inserisci i dettagli aziendali rivolti ai clienti nel prompt o nel training del bot, non solo nelle descrizioni del calendario.

Mantieni il messaggio iniziale e il tono allineati alla voce del tuo brand.

Scegli solo i campi di contatto strettamente necessari per mantenere il processo di prenotazione efficiente.

Come configurare la Prenotazione Appuntamenti in Conversation AI

Una configurazione corretta garantisce che il bot possa comprendere l'intento di prenotazione, utilizzare il calendario giusto e rispondere in modo utile invece che ripetitivo. Seguire questi passaggi rende anche più semplice espandere in seguito il routing su più calendari, le cancellazioni, le ripianificazioni o l'automazione tramite Workflow.

Vai alla tua Location GoHighLevel / Squadd e apri AI Agents > Conversation AI. Crea un nuovo bot o apri un bot esistente che vuoi usare per la prenotazione degli appuntamenti.
Configura le impostazioni di base del bot, inclusi il nome, il tempo di attesa prima di rispondere e il messaggio iniziale. Queste impostazioni determinano come inizia la conversazione di prenotazione.
Apri gli Obiettivi del Bot (Bot Goals) e scegli le informazioni di contatto che vuoi che il bot raccolga, come nome, email o numero di telefono.
Abilita la Prenotazione Appuntamenti (Appointment Booking) e seleziona il calendario di prenotazione che vuoi che il bot utilizzi. Se hai bisogno di un solo percorso di pianificazione, scegli Calendario Singolo (Single Calendar). Per i bot Guided e Flow Builder, il Calendario Singolo è attualmente l'unica opzione disponibile.
Se la tua attività necessita di routing basato sul servizio, seleziona Calendari Multipli (Multiple Calendars) e configura ciascuno con una descrizione e le parole chiave di supporto. Aggiungi un calendario di fallback se vuoi che il bot instradi le richieste non abbinate a un'opzione predefinita.

Nota: La prenotazione con Calendari Multipli è attualmente disponibile solo per i bot Conversation AI basati su prompt.
Se vuoi usare un Calendario Servizi (Services Calendar v2), seleziona l'opzione Servizi (Services). Puoi scegliere i servizi pubblici che l'AI deve gestire; il bot può prenotare usando i dettagli del servizio come la selezione dello staff, i componenti aggiuntivi e le varianti. Tieni presente che i servizi privati non sono supportati e il pagamento online non viene raccolto dal bot durante il flusso di prenotazione.

Nota: La prenotazione Servizi è attualmente disponibile solo per i bot Conversation AI basati su prompt.
Aggiungi istruzioni nel prompt e contenuti di training che spieghino cosa il bot deve dire ai contatti riguardo ai tuoi servizi, alle aspettative di disponibilità e al flusso di prenotazione. Non affidarti solo alle descrizioni del calendario per le informazioni rivolte ai clienti.
Decidi se il bot debba supportare anche la cancellazione e la ripianificazione. Configura il comportamento post-prenotazione necessario: puoi scegliere di inviare solo il link di prenotazione, mettere in pausa il bot dopo la prenotazione oppure attivare uno o più Workflow dopo la conferma.
Salva il bot e testa l'esperienza con attenzione. Il test in ambiente reale è particolarmente importante per verificare il comportamento in caso di cancellazione o ripianificazione.

Domande frequenti

D: Devo usare un calendario singolo o più calendari?
Usa un calendario singolo se tutte le richieste di appuntamento devono seguire lo stesso percorso di prenotazione. Usa più calendari quando hai bisogno che il bot instradi le richieste in base al tipo di servizio, al reparto o all'intento.

D: Il bot può cancellare o ripianificare gli appuntamenti?
Sì, GoHighLevel / Squadd supporta le opzioni di cancellazione e ripianificazione nei flussi di appuntamento di Conversation AI quando quelle impostazioni sono abilitate.

D: Le descrizioni del calendario sostituiscono le istruzioni del prompt?
No. Le descrizioni del calendario aiutano il bot a scegliere il calendario corretto, ma i dettagli rivolti ai clienti devono essere inclusi anche nel prompt principale o nel training del bot.

D: La prenotazione degli appuntamenti funziona all'interno di un bot basato su flusso (flow-based)?
Sì. Il Flow Builder di Conversation AI in GoHighLevel / Squadd include un'azione AI per la prenotazione degli appuntamenti (Book Appointment AI) e opzioni di appuntamento come cancellazione e ripianificazione.