Questo articolo spiega come utilizzare la funzione di Scadenza dei Documenti in GoHighLevel / Squadd. Questa funzionalità consente agli utenti di definire un periodo di scadenza specifico per i documenti, oltre il quale non possono più essere firmati. È progettata per aiutare i team a gestire accordi con scadenze ravvicinate, mantenere la conformità e prevenire invii tardivi non autorizzati.
- Cos'è la Scadenza dei Documenti?
- Principali vantaggi della Scadenza dei Documenti
- Come abilitare la Scadenza dei Documenti
- Cosa succede quando un documento scade?
- Notifiche e opzioni di personalizzazione
- Domande frequenti
Cos'è la Scadenza dei Documenti?
La Scadenza dei Documenti è una funzione di GoHighLevel / Squadd che consente agli utenti di impostare una data di scadenza per i documenti inviati per la firma. Una volta raggiunta la data di scadenza, il documento viene contrassegnato automaticamente come scaduto e diventa inaccessibile per la firma o la compilazione da parte dei destinatari. Questa funzione supporta precisione e controllo nei flussi di lavoro con scadenze critiche, come contratti, documenti di onboarding e moduli di conformità.
Principali vantaggi della Scadenza dei Documenti
La Scadenza dei Documenti è progettata per migliorare la gestione del ciclo di vita dei documenti introducendo controllo temporale e comunicazione vincolata nel tempo. Fornisce ai team amministrativi una maggiore supervisione e responsabilità.
Garantisce che contratti e moduli vengano firmati entro un periodo di validità
Impedisce che documenti obsoleti o non più validi vengano utilizzati
Contrassegna automaticamente i documenti scaduti, riducendo il tracciamento manuale
Migliora la visibilità mostrando lo stato di scadenza nella dashboard
Offre un'esperienza utente coerente con avvisi di scadenza direttamente nel documento
Consente notifiche di promemoria opzionali per incentivare azioni tempestive
Come abilitare la Scadenza dei Documenti
Questa sezione spiega come attivare le impostazioni di Scadenza dei Documenti a livello globale della Location, per garantire uniformità su tutti i documenti.
Vai su Pagamenti > Documenti > Impostazioni (Settings) > Documenti
Individua la voce Impostazioni documento (Document Settings) nel menu a sinistra
Scorri fino a Impostazioni di scadenza (Expiration Settings) e attiva l'interruttore per abilitare la funzione
Inserisci il numero di giorni predefinito dopo il quale i documenti devono scadere (questo valore può essere sovrascritto a livello di singolo documento)
(Facoltativo) Abilita le notifiche di promemoria da inviare ai destinatari 1 giorno prima della scadenza
Il conto alla rovescia parte dal momento in cui il documento viene inviato e si allinea al fuso orario della Location per garantire precisione.
Cosa succede quando un documento scade?
Quando un documento raggiunge la sua data di scadenza, vengono avviate automaticamente diverse azioni per garantire chiarezza e applicabilità.
Lo stato del documento viene aggiornato a Scaduto (Expired) nella lista dei documenti
I destinatari che tentano di accedere al documento visualizzeranno una notifica che indica che il documento è scaduto
Le firme e l'inserimento di dati verranno disabilitati, preservando l'integrità del documento
I mittenti possono reinviare il documento o contattare i destinatari per ulteriori azioni
Notifiche e opzioni di personalizzazione
Gli amministratori possono scegliere di inviare ai destinatari un'email di promemoria 1 giorno prima della scadenza del documento. Queste notifiche aiutano a ridurre il rischio di ritardi e invii incompleti.
Le opzioni di personalizzazione includono:
Oggetto dell'email
Contenuto del corpo dell'email
Branding e identificazione del mittente
Questi promemoria possono essere abilitati globalmente o per singolo documento, offrendo piena flessibilità in base alle esigenze aziendali.
Domande frequenti
D: Posso modificare la data di scadenza dopo che il documento è stato inviato?
No. Una volta inviato il documento, la data di scadenza è fissa. Per modificarla, è necessario creare e inviare un nuovo documento.
D: Le email di promemoria sono abilitate per impostazione predefinita?
No. Le notifiche di promemoria devono essere abilitate manualmente, nelle impostazioni globali o per singolo documento.
D: Cosa succede ai documenti dopo la scadenza?
I documenti vengono contrassegnati come "Scaduto" ma rimangono accessibili nella dashboard come riferimento. Non possono più essere firmati o modificati dai destinatari.
D: I destinatari vengono notificati quando un documento scade?
I destinatari visualizzeranno un messaggio nella pagina del documento indicante che è scaduto. Tuttavia, non è prevista una notifica automatica post-scadenza a meno che non venga configurata esternamente.
D: Posso disabilitare la funzione di Scadenza dei Documenti dopo averla abilitata?
Sì. Puoi tornare al pannello delle impostazioni e disattivare la funzione in qualsiasi momento.
D: La scadenza è basata sul fuso orario del destinatario?
No. La scadenza del documento viene calcolata utilizzando il fuso orario della Location del mittente, per garantire uniformità.