Documenti e Contratti: automatizzare l'invio di fatture alla firma

Novità

Siamo lieti di presentare la Generazione di Fatture Ricorrenti integrata direttamente nella nostra funzionalità 2-in-1 Documenti e Contratti. Questo miglioramento consente agli utenti di automatizzare la creazione e la gestione delle fatture ricorrenti in modo semplice al momento della firma del documento. Gli aggiornamenti principali includono:

• Pannello Impostazioni automatico: Quando si aggiunge un elenco prodotti a un nuovo template o documento, facendo clic sull'elenco prodotti si apre automaticamente il pannello delle impostazioni per una configurazione immediata.
  
• Assegnazione automatica del tipo ricorrente: L'aggiunta di un prodotto ricorrente ne cambia automaticamente il tipo in ricorrente.
• Tag Tipo Prezzo: Tag visivi indicano se un prodotto è a pagamento unico o ricorrente, aiutando gli utenti a distinguere tra i tipi di prezzo.
  
• Pianificazione flessibile delle fatture: Gli utenti possono ora scegliere se generare le fatture immediatamente alla firma oppure in base a una pianificazione fissa relativa alla data di firma.
  

Come si usa

Per i Template

1. Creare un nuovo template:

   • Vai su Pagamenti > Documenti e Contratti > Template > Nuovo Template.
     

2. Aggiungere un elenco prodotti e una firma:

   • Aggiungi un elenco prodotti al tuo template.
   • Inserisci un elemento firma dove richiesto.
     

3. Configurare i prodotti ricorrenti:

   • Aggiungi un prodotto ricorrente all'elenco prodotti.
   • Il pannello delle impostazioni si aprirà automaticamente per la configurazione.
     
     
     

4. Distinguere i tipi di prodotto:

   • L'elenco prodotti mostrerà le differenze tra prodotti a pagamento unico e prodotti ricorrenti.
   • Nota:
     • Prodotti a pagamento unico: Trattati sempre come pagamenti una tantum.
     • Prodotti ricorrenti con costo di attivazione: Visualizzati come due voci separate — una per il pagamento ricorrente e una per il costo di attivazione una tantum.
     • Solo i prodotti ricorrenti verranno addebitati nelle fatture successive inviate.

Configurazione delle impostazioni delle fatture ricorrenti nell'elenco prodotti

1. Genera fattura alla firma:

   • Attivato: Crea una pianificazione di fatture ricorrenti con la prima fattura generata al momento della firma. Le fatture successive seguono la frequenza definita (es. mensile).
     • Esempio: Se un documento viene firmato il 25 gennaio con una pianificazione mensile, la fattura successiva viene inviata il 25 febbraio.
   • Disattivato: Consente agli utenti di impostare una data specifica per l'invio della fattura, indipendentemente dalla data di firma.

2. Abilita pagamento diretto:

   • Attivato: Reindirizza il firmatario principale direttamente alla pagina della fattura dopo la firma e invia un'email con la fattura.
   • Disattivato: La fattura viene salvata come bozza e può essere inviata manualmente in seguito.
     
     

Configurazione del Workflow

1. Salvare il template:

   • Dopo la configurazione, salva il tuo template.
     

2. Configurare il Workflow:

   • Vai su Workflow e imposta un nuovo workflow utilizzando il template salvato.
     

3. Inviare e completare:

   • Una volta attivato il workflow, il firmatario riceve il documento con la fattura allegata.
   • Dopo la firma, il firmatario principale viene reindirizzato alla fattura per il pagamento immediato. Un'email con la fattura viene inviata anche come backup.
     
     
     
     

4. Monitorare i pagamenti:

   • Monitora i pagamenti tramite la sezione Documenti o la sezione Fatture.

FAQ

- Ho una pianificazione dei pagamenti nel documento, ma la fattura non è stata generata

Questo accade solitamente quando una delle date della pianificazione dei pagamenti va oltre la data di scadenza della fattura. Si verifica spesso quando il primo pagamento è stato impostato con una data personalizzata. Per evitarlo, imposta il primo pagamento su "Alla firma del firmatario principale" in modo che la pianificazione sia allineata correttamente e la fattura possa essere generata.