Questo articolo mostra come importare rapidamente fatture da piattaforme esterne tramite un file CSV. Che tu stia migrando da un altro sistema o organizzando dati di fatturazione storici, questa funzione ti farà risparmiare ore di lavoro manuale.
- Cos'è l'importazione CSV delle fatture?
- Vantaggi principali dell'importazione CSV
- Come importare fatture tramite CSV
- Mappatura delle imposte
- Email di riepilogo automatica dell'importazione
- Note importanti
- Domande frequenti
Cos'è l'importazione CSV delle fatture?
L'importazione CSV delle fatture consente agli utenti di trasferire dati di fatturazione esterni — come fogli di calcolo o esportazioni da altre piattaforme — direttamente nel proprio account GoHighLevel / Squadd. Durante l'importazione è possibile mappare campi essenziali come la data di emissione, la data di scadenza e le imposte, e ricevere un riepilogo automatico dei risultati. Questo permette una transizione fluida dai sistemi precedenti e aiuta a consolidare tutte le informazioni di fatturazione in un'unica posizione per una gestione semplificata.
Vantaggi principali dell'importazione CSV
L'importazione di fatture tramite file CSV offre una serie di vantaggi in termini di efficienza e accuratezza, semplificando le operazioni ed eliminando l'inserimento ridondante dei dati.
Migra rapidamente i dati delle fatture da altri sistemi di fatturazione o fogli di calcolo.
Mappa i campi essenziali come date di emissione, date di scadenza e valori delle imposte.
Ricevi automaticamente un'email di riepilogo post-importazione per la massima trasparenza.
Riduci il rischio di errori nell'inserimento manuale dei dati.
Migliora l'accuratezza dei report centralizzando i dati delle fatture in un'unica posizione.
Come importare fatture tramite CSV
L'importazione delle fatture è un processo semplice che prevede il caricamento dei dati, la loro corretta mappatura e la verifica dei risultati. Segui questi passaggi per completare l'importazione.
Vai su Pagamenti → Fatture & Preventivi.
Clicca sul pulsante + Nuovo situato in alto a destra.
Seleziona Importa fatture tramite CSV dal menu a tendina.
Scarica il file CSV di esempio per comprendere la struttura delle colonne richiesta.
Prepara il tuo file CSV rispettando il formato di esempio.
Assicurati che tutte le aliquote fiscali applicabili siano già state create in Squadd visitando Impostazioni (Settings) → Imposte.
Carica il tuo file CSV.
Mappa ogni colonna del CSV al campo fattura corrispondente, inclusi i campi data (data di emissione, data di scadenza) utilizzando il formato data corretto.
Screenshot: Interfaccia di mappatura dei campi con menu a tendina per abbinare le colonne del CSV.Il sistema rileverà eventuali colonne relative alle imposte e ti chiederà di abbinarle alle aliquote fiscali esistenti.
Screenshot: Sezione di mappatura delle imposte con menu a tendina per abbinare i nomi delle imposte del CSV alle aliquote definite nel sistema.Clicca su Avvia importazione per avviare il processo.
Screenshot: Banner di conferma verde che mostra l'avvio corretto dell'importazione.Riceverai un'email di Riepilogo importazione fatture contenente i dettagli delle fatture importate e di quelle non riuscite.
Mappatura delle imposte
Una corretta mappatura delle imposte garantisce che le fatture importate riflettano valori fiscali accurati, coerenti con le configurazioni esistenti.
Quando il sistema rileva colonne relative alle imposte durante l'importazione:
Ogni colonna rilevata deve essere abbinata a un'aliquota fiscale precedentemente creata in Impostazioni → Imposte.
Se un'aliquota corrispondente non esiste, deve essere aggiunta prima di completare il processo di mappatura.
Il processo di importazione si interromperà se un campo imposta rimane non mappato, garantendo che non vengano importati dati inaccurati.
Email di riepilogo automatica dell'importazione
Al termine dell'importazione, verrà inviata un'email di riepilogo automatica all'indirizzo email registrato. Il messaggio include:
Il conteggio delle fatture importate con successo.
Un elenco dettagliato delle voci non riuscite con le specifiche motivazioni del fallimento.
Un file CSV allegato che mostra lo stato di importazione di ogni riga della fattura.
Note importanti
Questi comportamenti chiave distinguono le fatture importate da quelle create direttamente in Squadd.
Nessun promemoria automatico
Le fatture importate non attiveranno email o messaggi di testo di promemoria automatici. I Workflow di promemoria si applicheranno solo alle nuove fatture create manualmente all'interno di Squadd.
Penali per ritardo e mance
Le fatture importate seguiranno le impostazioni predefinite o globali configurate per penali per ritardo e mance. Se desideri disabilitare queste funzionalità per fatture specifiche, dovrai modificarle manualmente dopo l'importazione.
Domande frequenti
D: Posso importare fatture con più tipi di imposta?
Sì. A condizione che ogni tipo di imposta sia correttamente etichettato nel file CSV e già presente nel tuo account in Impostazioni → Imposte, il sistema ti permetterà di mapparli e importarli correttamente.
D: Le fatture importate attiveranno email o notifiche ai clienti?
No. Le fatture importate vengono trattate come dati storici e non attiveranno alcuna email di promemoria o notifica.
D: Posso usare lo strumento di importazione per aggiornare o sovrascrivere fatture esistenti?
No. Lo strumento di importazione CSV è destinato esclusivamente alla creazione di nuove fatture. Non può aggiornare o sostituire fatture già create.
D: Cosa succede se alcune righe non vengono importate correttamente?
Tutte le righe che non riescono a essere importate saranno elencate nell'email di riepilogo con le specifiche motivazioni di ciascun errore, come un formato data non valido o un'aliquota fiscale non abbinata.
D: Esiste un limite al numero di fatture importabili in una sola volta?
Non esiste un limite massimo rigido, ma consigliamo di importare le fatture in batch da 500 o meno per garantire prestazioni ottimali e una gestione più semplice degli errori.