- Configura più promemoria aggiungendo nuovi promemoria e abilitali/disabilitali semplicemente con un'interruttore (toggle)
- Elimina un promemoria se necessario
- Imposta il numero di promemoria, email personalizzate e scegli quando inviarli in base alla data di scadenza o alla data di invio della fattura
- Vai alle Impostazioni all'interno della sezione Fatture
- Clicca su Impostazioni Promemoria (Reminder Settings)
- Configura i seguenti dettagli per ogni promemoria:
- Nome del promemoria
- Template del promemoria per Email e SMS – Usa un template esistente, modificalo oppure creane uno nuovo al volo!
- Modifica l'Oggetto della tua email
- Imposta la frequenza del promemoria: Ogni [X] [Giorni/Mesi/Ore…] [Dopo/Prima] della [Data di scadenza fattura/Data di invio fattura]
- Imposta il numero massimo di promemoria per definire quando il promemoria si interrompe
- Clicca su Aggiungi Nuovo Promemoria (Add New Reminder) per aggiungere un ulteriore promemoria
- Elimina un promemoria se necessario oppure disattivalo semplicemente con l'interruttore (toggle)
Comportamento dei Promemoria Fattura e Gestione Manuale
1. Comportamento del Template di Promemoria Fattura
Il template di promemoria visualizzato in anteprima nelle Impostazioni Fatture è il template corretto utilizzato per i promemoria automatici.
È possibile configurare più promemoria (es. Promemoria 1, Promemoria 2), ciascuno con la propria tempistica.
Le automazioni dei promemoria si attivano solo dopo essere state abilitate.
2. Comportamento per le Fatture Scadute Esistenti
I promemoria automatici non si applicano alle fatture già scadute prima dell'attivazione della funzione promemoria.
Il sistema invia promemoria solo per le fatture create dopo aver abilitato la configurazione.
Le fatture precedentemente scadute devono essere gestite manualmente.
3. Invio Manuale dei Promemoria
Gli utenti possono inviare manualmente un promemoria ai clienti con fatture scadute.
Durante l'invio manuale:
Selezionando il contatto verranno popolate solo le informazioni del contatto.
I campi dinamici della fattura (importo, data di scadenza, numero fattura) non vengono popolati automaticamente quando si invia tramite il compositore manuale dei messaggi.
L'invio manuale dei promemoria è consigliato solo quando strettamente necessario, per evitare problemi di discrepanza con i template.
4. Configurazione della Data di Scadenza della Fattura
La modifica di Scadenza Fattura Dopo (giorni) nelle Impostazioni Pagamenti ha effetto solo sulle fatture future.
Le fatture esistenti — incluse le fatture ricorrenti già generate — non vengono aggiornate retroattivamente.
Qualsiasi modifica si applica esclusivamente alle fatture generate dopo l'aggiornamento.
5. Note Operative Principali
È necessaria un'azione manuale per qualsiasi promemoria relativo a fatture create prima dell'attivazione dell'automazione dei promemoria.
Il personale dovrebbe chiarire agli utenti il comportamento dei campi dinamici nelle email di promemoria inviate manualmente.
La modifica delle impostazioni della data di scadenza non è retroattiva e dovrebbe essere comunicata chiaramente agli utenti che configurano la fatturazione ricorrente.