Comprendere l'importanza dei Calendari Servizi (Service Calendars) diventa essenziale quando si gestisce una gamma di servizi che richiedono disponibilità e risorse diverse. Per i fotografi che offrono servizi differenti, la creazione di Calendari Servizi garantisce una pianificazione efficace e una corretta allocazione delle risorse.
- Cos'è un Calendario Servizi?
- Vantaggi principali dei Calendari Servizi
- Aggiungere membri dello staff e disponibilità
- Creare gruppi per i servizi fotografici
- Creare un Calendario Servizi
- Modificare i Calendari Servizi esistenti
- Creare un Menu Servizi
- Domande frequenti
Cos'è un Calendario Servizi?
I Calendari Servizi sono strumenti di pianificazione che ti consentono di definire servizi specifici, assegnare personale e allocare risorse come sale e attrezzature. Per uno studio fotografico, questo significa poter creare calendari per servizi come sessioni ritratto, copertura eventi e sessioni in studio, ciascuno collegato al fotografo giusto, allo spazio studio e all'attrezzatura necessaria. In questo modo i clienti possono prenotare facilmente mentre il tuo team evita conflitti di programmazione.
Vantaggi principali dei Calendari Servizi
I Calendari Servizi aiutano le attività fotografiche a ottimizzare la pianificazione, migliorare l'efficienza e migliorare l'esperienza del cliente.
- Prenotazione automatizzata: I clienti prenotano gli appuntamenti senza dover chiamare lo studio.
- Gestione delle risorse: Assegna spazi studio e attrezzature (fotocamere, obiettivi, luci) per evitare doppie prenotazioni.
- Pianificazione dello staff: Definisci gli orari di lavoro dei fotografi per una disponibilità accurata.
- Raggruppamento dei servizi: Organizza i servizi in gruppi come "Ritratti & Eventi" o "Sessioni in Studio".
- Menu flessibili: Offri più servizi in un'unica prenotazione (es. sessione ritratto + servizio headshot aggiuntivo).
- Branding professionale: Aggiungi immagini e colori personalizzati per una pagina di prenotazione curata.
Aggiungere membri dello staff e disponibilità
Aggiungere lo staff è la base dei calendari servizi, poiché nessun servizio può essere assegnato senza aver configurato prima i fotografi.
1. Clicca Aggiungi Utente
Dalla dashboard della tua Location, vai su Impostazioni (Settings) → Il mio staff → Aggiungi utente.
2. Informazioni utente e permessi
Inserisci nome, email ed estensione del fotografo. Imposta i permessi utente (limita l'accesso se necessario). Definisci la disponibilità (es. Marco lavora lun, mer, ven dalle 9:00 alle 17:00; Enrico lavora mar–sab dalle 11:00 alle 19:00). Clicca Salva.
Per saperne di più sull'accesso utente puoi cliccare qui
Creare gruppi per i servizi fotografici
I gruppi fungono da categorie per organizzare i servizi. Ogni gruppo ha il proprio link di prenotazione.
1. Apri Impostazioni Calendario
Dal menu Calendari (Calendars), clicca su Impostazioni Calendario in alto a destra. Da qui accedi a tutte le opzioni di configurazione per gruppi, servizi e preferenze.
2. Abilita Menu Servizi
Vai su Preferenze → Preferenze account e attiva l'opzione Menu Servizi. Questo attiva il sistema di prenotazione basato sui servizi, permettendoti di creare Calendari Servizi e menu.
3. Avvia la creazione del gruppo
Nella scheda Calendari, clicca su + Nuovo gruppo nella barra laterale sinistra. I gruppi ti aiutano a organizzare i servizi correlati come ritratti, eventi o sessioni in studio.
4. Aggiungi i dettagli del gruppo
Inserisci il Nome gruppo, Descrizione e URL (slug) nel modulo a comparsa. Seleziona un tipo di template (Classic o Neo) e clicca Crea per salvare il gruppo.
Creare un Calendario Servizi
1. Crea il Calendario Servizi
Seleziona un gruppo dalla barra laterale sinistra e clicca su Crea calendario. Questo avvia la configurazione di un nuovo calendario servizi per un servizio fotografico specifico, come una sessione ritratto o la copertura di un evento.
2. Seleziona Prenotazione Servizio
Vai su Calendari → Menu Servizi → Crea Menu Servizi. Dall'elenco dei tipi di calendario, clicca su Prenotazione Servizio. Questa opzione è pensata per le attività basate su servizi come quelle fotografiche, consentendo ai clienti di prenotare servizi specifici come sessioni ritratto o copertura eventi.
3. Inserisci le informazioni base del servizio
Compila i dettagli del servizio, tra cui Nome servizio, Staff assegnato, URL personalizzato, Durata del servizio e Disponibilità. Questo passaggio garantisce che il calendario sia personalizzato per lo specifico servizio fotografico offerto. Clicca su Impostazioni avanzate per ulteriori personalizzazioni.
Cliccando su Impostazioni avanzate si espandono ulteriori pannelli di configurazione come Dettagli servizio, Disponibilità, Moduli e pagamento, Notifiche, Personalizzazioni e Sale e attrezzature. Queste opzioni ti permettono di affinare il flusso di prenotazione, aggiungere elementi di branding, gestire i pagamenti e assegnare risorse come spazi studio o attrezzatura.
4. Configurazione Dettagli Servizio
Nella scheda Dettagli servizio, definisci le informazioni che i clienti vedranno durante la prenotazione. Inizia caricando un Logo del servizio per dare alla pagina di prenotazione un aspetto professionale. Inserisci un Nome servizio chiaro (es. Sessione Ritratto, Headshot, Fotografia di eventi) e aggiungi una Descrizione che spieghi cosa include il servizio, ad esempio "Sessione ritratto da 30 minuti con ritocco base."
Successivamente, assegna il servizio al Gruppo corretto (es. Ritratti & Eventi) in modo che rimanga organizzato con i servizi correlati. Infine, crea un URL personalizzato — questo diventerà parte del link di prenotazione che condividerai con i clienti, rendendolo più facile da riconoscere e condividere (es. /prenotazione-sessione-ritratto).
5. Configurazione Appuntamento e Staff
In questa sezione configuri come la prenotazione apparirà ai clienti e allo staff. Imposta il Titolo invito appuntamento, che comparirà sia sul calendario del cliente che su quello dello staff (puoi usare segnaposto come {{contact.name}} per personalizzarlo). Nella sezione Membri del team, assegna uno o più fotografi qualificati per eseguire questo servizio — i clienti vedranno solo gli slot disponibili di quei membri dello staff. Quindi definisci una Sede dell'incontro: potrebbe essere lo studio fotografico stesso, un set specifico o anche un link video personalizzato se necessario. Infine, scegli un Colore appuntamento per distinguere visivamente questo servizio nella vista calendario interna, rendendo più facile per lo staff identificare rapidamente il tipo di appuntamento.
6. Assegna una sala
Nella scheda Sale, colleghi uno spazio fisico del tuo studio fotografico al servizio. Una sala può rappresentare una stanza dello studio, un set o un'area con fondale dove viene eseguito il servizio. Ad esempio, potresti assegnare "Set Studio 1" per le sessioni ritratto e headshot, oppure "Parete Ciclorama" per la fotografia di prodotto e le riprese finali. Assegnare una sala garantisce che, una volta che un cliente prenota il servizio, quello spazio specifico sia riservato e non possa essere prenotato due volte. Questo è particolarmente utile per gli studi con spazi di ripresa limitati, poiché evita che più appuntamenti vengano programmati nello stesso posto nello stesso momento.
7. Assegna l'attrezzatura
Nella scheda Attrezzature, colleghi gli strumenti o le risorse necessarie per erogare il servizio. L'attrezzatura può comprendere oggetti come fotocamere, obiettivi, treppiedi o kit di illuminazione, e puoi specificare la quantità disponibile. Ad esempio, potresti assegnare "Kit Illuminazione" a un servizio di ritratto in studio oppure "Obiettivo Teleobiettivo" a un servizio di fotografia di eventi. Quando un cliente prenota il servizio, Squadd riserva automaticamente l'attrezzatura necessaria, assicurandosi che non venga prenotata in eccesso su più appuntamenti. Questo garantisce la fluidità delle operazioni verificando che tutti gli strumenti necessari siano disponibili per ogni appuntamento.
Modificare i Calendari Servizi esistenti
Per aggiornare un calendario servizi esistente, vai su Calendari Servizi (v1) nella scheda Riunioni. Trova il calendario che vuoi modificare nell'elenco e clicca sull'icona matita nella colonna Azioni. Si riaprirà la schermata di configurazione del calendario, permettendoti di modificare dettagli come nome del servizio, staff assegnato, disponibilità, notifiche o risorse senza dover ricreare il calendario.
Creare un Menu Servizi
Il Menu Servizi ti consente di visualizzare più servizi o gruppi in un'unica pagina di prenotazione.
1. Apri Menu Servizi
Vai su Riunioni ➜ Calendari Servizi (v1) ➜ Menu Servizi. Accedi all'area Menu Servizi dove vengono creati e gestiti i menu visibili ai clienti.
2. Crea il Menu Servizi
Clicca su + Crea Menu Servizi in alto a destra. Questo avvia la creazione di un nuovo menu visibile ai clienti che mostrerà i tuoi servizi fotografici.
3. Dettagli del menu
Compila il nome del Menu Servizi, la Descrizione e lo slug URL del servizio; scegli il Modulo e attiva la casella di consenso se necessario. Queste impostazioni definiscono ciò che i clienti vedono nella parte superiore del menu e il link che condividerai.
4. Abilita le opzioni
Nella sezione Opzioni aggiuntive, attiva Abilita aggiunta ospiti, Abilita selezione multipla servizi e Abilita selezione staff. Questi controlli permettono ai clienti di prenotare per degli ospiti, selezionare più servizi (es. sessione ritratto + headshot aggiuntivo) e scegliere il fotografo preferito.
5. Seleziona i servizi
Clicca su Seleziona servizi e scegli i gruppi/calendari da includere in questo menu. Appariranno solo i servizi già creati e assegnati a gruppi; espandi un gruppo per selezionare servizi specifici.
6. Ordina i servizi
Apri la sezione Ordina i tuoi servizi, quindi trascina i manici per riordinare la visualizzazione di gruppi e servizi. Posiziona gli elementi più popolari (es. Sessione Ritratto, Headshot) in cima per migliorare le conversioni.
Ora, quando fornisci ai tuoi clienti il link al tuo Menu Servizi, apparirà in questo modo.
Padroneggiare i calendari servizi all'interno di GoHighLevel / Squadd è fondamentale per le attività che offrono una gamma diversificata di servizi. Questa guida dettagliata permette agli utenti di creare, personalizzare e presentare efficacemente i propri Calendari Servizi, garantendo un'esperienza fluida sia per le aziende che per i clienti. Con queste conoscenze, le attività possono ottimizzare i processi di pianificazione ed elevare la soddisfazione del cliente.
Domande frequenti
D: Perché non riesco a salvare un calendario servizi?
Devi assegnare almeno un membro dello staff prima di salvare.
D: Perché non vengono mostrati slot disponibili per un servizio?
Controlla la disponibilità dello staff, le sale assegnate e l'attrezzatura.
D: I clienti possono prenotare più servizi contemporaneamente?
Sì, abilita la selezione multipla servizi nelle impostazioni del Menu Servizi.
D: Posso richiedere un acconto per i servizi?
Sì, collega Stripe o PayPal nella sezione Moduli e pagamento.
D: Come evito la doppia prenotazione di uno spazio studio o di un'attrezzatura?
Assegna sale e attrezzature a ciascun servizio.
D: I clienti possono scegliere il loro fotografo preferito?
Sì, abilita la selezione staff nel Menu Servizi.
D: Come mostro tutti i servizi in un'unica pagina?
Usa il Menu Servizi per combinare più calendari.