GoHighLevel / Squadd ti consente di sincronizzare calendari esterni (Google, Office 365, Outlook.com) per mantenere la tua disponibilità aggiornata ed evitare doppie prenotazioni. Usa i Calendari connessi per autorizzare l'accesso a GoHighLevel / Squadd, i Calendari collegati per importare gli eventi e mostrare la reale disponibilità, e i Calendari dei conflitti per bloccare automaticamente gli slot di Squadd quando hai altri impegni.
- Quando usare Calendari connessi, Calendari collegati e Calendari dei conflitti
- Prerequisiti
- Configurare il Calendario collegato
- Preferenze di sincronizzazione (Impostazioni avanzate)
- Calendari dei conflitti
- Come funzionano questi calendari
- Best practice e considerazioni
- Risoluzione dei problemi comuni
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Quando usare Calendari connessi, Calendari collegati e Calendari dei conflitti
Calendari connessi (Connected Calendars): Concedono a GoHighLevel / Squadd il permesso di leggere (e, opzionalmente, scrivere) gli eventi da un account di calendario esterno.
Calendari collegati (Linked Calendars): Importano gli eventi e la disponibilità in Squadd in modo che i tuoi orari di effettivo impegno vengano visualizzati correttamente.
Calendari dei conflitti (Conflict Calendars): Contrassegnano determinati calendari connessi come bloccanti, rendendo automaticamente Non disponibili gli slot di prenotazione di Squadd che si sovrappongono.
Prerequisiti
Ruolo utente: Accesso come Admin o Manager nella Location.
Account calendario esterno: Credenziali attive di Google Calendar, Office 365 o Outlook.com per ciascun utente.
Configurare il Calendario collegato
Passaggio 1: Accedere alla scheda Connessioni
Nella barra laterale della tua Location su Squadd, vai su Impostazioni (Settings) → Calendari, poi clicca sulla scheda Connessioni in alto per accedere a Calendari e Calendari connessi.
Passaggio 2: Aggiungere un calendario
Sotto Calendari connessi, clicca su + Aggiungi nuovo.
Seleziona il provider: Google, Outlook, iCloud o Calendly Calendar.
Accedi e concedi a Squadd il permesso di leggere gli eventi (e di scrivere, se hai intenzione di sincronizzare le prenotazioni).
Una volta completata l'operazione, vedrai il tuo indirizzo email elencato con l'icona del provider.
Avviso: Riconnetti le integrazioni interrotte
Se vedi un banner rosso come "Riconnetti la tua integrazione" o il riquadro del calendario è evidenziato in rosso, il token OAuth potrebbe essere scaduto o revocato. Clicca su Riconnetti e ri-autorizza Squadd per ripristinare l'accesso. Se il calendario di terze parti è stato eliminato dal provider, il banner può mostrare anche l'opzione Correggi. Clicca su Correggi per esaminare tutte le istanze di calendario eliminate e usa Rimuovi calendari eliminati per ripulire le connessioni interrotte. Risincronizzazione automatica dopo la riconnessione o le modifiche: Quando riconnetti un calendario precedentemente disconnesso, Squadd invia automaticamente tutti gli appuntamenti futuri non sincronizzati al tuo calendario esterno. Se connetti un nuovo calendario o passi a un calendario diverso all'interno della stessa integrazione, Squadd risincronizza automaticamente gli appuntamenti futuri sul calendario appena selezionato.
Passaggio 3: Configurare il Calendario collegato
Nella sezione Configurazione calendario sotto Calendario collegato, clicca su Aggiungi.
Scegli uno dei tuoi Calendari connessi per importare gli eventi in Squadd.
Clicca su Salva.
IMPORTANTE:-
1. È necessario l'accesso in scrittura affinché l'utente possa selezionare un calendario come calendario collegato.
2. Il calendario collegato viene aggiunto per impostazione predefinita al calendario dei conflitti. Ciò significa che qualsiasi evento creato sul calendario collegato di terze parti verrà recuperato nel sistema, e qualsiasi evento creato nel sistema verrà inviato al calendario collegato di terze parti.
3. Puoi impostare le tue Preferenze di sincronizzazione dalle Impostazioni avanzate.Preferenze di sincronizzazione (Impostazioni avanzate)
1. Sincronizzazione predefinita (Sincronizzazione a senso unico)
- Gli eventi creati nel sistema verranno sincronizzati con il Calendario collegato (es. Google).
- Gli eventi creati nel Calendario collegato (es. Google) verranno sincronizzati con il sistema.
- Questi eventi vengono sincronizzati come slot bloccati.
- Non viene creato alcun Contatto per i partecipanti agli eventi del Calendario collegato (es. Google).
- Non vengono attivati Automazioni / Workflow.
- Questi eventi vengono sincronizzati come slot bloccati.
2. Sincronizzazione bidirezionale
- Gli eventi creati nel sistema verranno sincronizzati con il Calendario collegato (es. Google).
- Gli eventi creati nel Calendario collegato (es. Google) verranno sincronizzati con il sistema.
- Questi eventi vengono sincronizzati come appuntamenti.
- Viene creato un Contatto per i partecipanti trovati negli eventi del Calendario collegato (es. Google).
- Le Automazioni/Workflow possono essere attivati come per qualsiasi altro appuntamento creato nel sistema.
- Questi eventi vengono sincronizzati come appuntamenti.
Esempio: Marco ha creato un evento Google dalle 13:00 alle 14:00 chiamato "Visita medica con il Dott. Rossi" e ha aggiunto il Dott. Rossi come partecipante nel suo Google Calendar.
Sincronizzazione predefinita (a senso unico): Nel sistema viene aggiunto solo un blocco temporale dalle 13:00 alle 14:00, in modo che nessuno possa prenotare in quell'orario.
Sincronizzazione bidirezionale: Nel sistema viene creato un appuntamento dalle 13:00 alle 14:00, in modo che nessuno possa prenotare in quell'orario. Viene creato un nuovo Contatto per il Dott. Rossi nel sistema. Se sono stati creati dei Workflow, verranno attivati per il Dott. Rossi.Calendari dei conflitti
Gli eventi dai calendari di terze parti aggiunti come calendari dei conflitti vengono sincronizzati nel sistema, bloccando la tua disponibilità per la durata dell'evento. Come suggerisce il nome, vengono letti tutti gli eventi dal calendario selezionato e vengono bloccati gli orari in cui l'utente non è disponibile. La disponibilità viene bloccata solo se l'evento è contrassegnato come 'OCCUPATO' nel calendario di terze parti. Per gli eventi contrassegnati come 'LIBERO', gli eventi vengono recuperati nel sistema ma la disponibilità rimane aperta.
Questo garantisce una disponibilità accurata ed evita le doppie prenotazioni. Puoi aggiungere più calendari da controllare per evitare doppie prenotazioni. Nella sezione Calendari dei conflitti non vengono creati appuntamenti; viene semplicemente bloccato il tempo per qualsiasi evento già programmato nel tuo calendario di terze parti.
Come funzionano questi calendari
Richieste di prenotazione
Quando un cliente richiede un appuntamento, Squadd verifica sia i tuoi calendari Collegati che quelli dei conflitti. Qualsiasi evento sovrapposto rende quegli slot Non disponibili.
Sincronizzazione bidirezionale
Se abiliti Scrivi appuntamenti (Write Back Appointments), Squadd scriverà le nuove prenotazioni nel tuo calendario esterno.
Le cancellazioni o i riprogrammazioni in Squadd aggiornano anche il tuo calendario esterno.
Aggiornamenti solo di stato: Contrassegnare un appuntamento come "Presentato" o "Assente" non invia un aggiornamento al calendario esterno. Questo impedisce l'invio di email "evento aggiornato" da terze parti, mantenendo il tracciamento dello stato all'interno di Squadd.
Affidabilità dopo le modifiche: Se la tua integrazione viene riconnessa, aggiornata o spostata su un calendario diverso, Squadd sincronizza automaticamente gli appuntamenti futuri in modo che il tuo calendario esterno rimanga accurato senza modifiche manuali.
Visualizzazione calendario
Nella scheda Calendario, gli eventi esterni vengono visualizzati come blocchi ombreggiati, le prenotazioni di Squadd come eventi colorati e gli slot bloccati con la marcatura Non disponibile.
Best practice e considerazioni
Limita la scrittura (Write-Back): Abilita la scrittura solo sul tuo calendario di lavoro principale per evitare duplicati.
Blocca gli eventi personali: Collega i calendari personali come Calendari dei conflitti in modo che gli impegni familiari o personali blocchino automaticamente gli slot di prenotazione.
Allinea i fusi orari: Assicurati che il fuso orario del tuo calendario esterno corrisponda al profilo Squadd per evitare discrepanze.
Riautorizzazione periodica: Se modifichi la password dell'account esterno o le impostazioni di sicurezza, riautorizza Squadd per evitare interruzioni dell'integrazione.
Risoluzione dei problemi comuni
| Problema | Causa | Soluzione |
|---|---|---|
| L'integrazione risulta interrotta (banner rosso) | Token OAuth scaduto o revocato | In Impostazioni → Calendari → Connessioni, clicca su Riconnetti e ri-autorizza. |
| Gli eventi non compaiono in Squadd | Nessun Calendario collegato selezionato o sincronizzazione disabilitata | In Configurazione calendario → Calendario collegato, clicca su Modifica e assicurati che Sincronizza eventi sia attivo. |
| Gli slot risultano ancora prenotabili durante eventi esterni | Il Calendario dei conflitti non è abilitato | In Calendari dei conflitti, clicca su Modifica, attiva Usa come Calendario dei conflitti, poi Salva. |
| Gli appuntamenti di Squadd non vengono scritti nel calendario esterno | L'opzione di scrittura (Write-Back) è disattivata | Modifica le impostazioni del Calendario collegato per abilitare Scrivi appuntamenti (Write Back Appointments), poi salva. |
| Eventi duplicati nel calendario esterno | Più calendari hanno la scrittura (write-back) abilitata | Disabilita la scrittura sui calendari secondari o scollega quelli non necessari. |