Logica di distribuzione appuntamenti nei Calendari Round Robin

Questa guida fornisce una panoramica completa della logica di distribuzione degli appuntamenti nei Calendari Round Robin di GoHighLevel / Squadd. 

Spiega come gli appuntamenti vengono assegnati automaticamente tra i membri del team, garantendo una pianificazione equa e una disponibilità ottimizzata.

• Introduzione
• Metodi di distribuzione degli appuntamenti
  • 1. Ottimizza per disponibilità
  • 2. Ottimizza per distribuzione equa
• Impostare le priorità dei membri del team
• Selezionare la posizione della riunione
• Domande frequenti
• Articoli correlati

Introduzione

I Calendari Round Robin automatizzano la distribuzione degli appuntamenti tra i membri di un team. Questa funzione garantisce una pianificazione equa ottimizzando al tempo stesso la disponibilità, rendendola ideale per le aziende che si affidano a prenotazioni basate sul team, come vendite, supporto clienti e servizi medici.

Per ulteriori informazioni consulta Calendari Round Robin: Guida alla configurazione

Metodi di distribuzione degli appuntamenti

I Calendari Round Robin utilizzano 2 metodi di distribuzione principali: Ottimizza per disponibilità e Ottimizza per distribuzione equa. La scelta del metodo corretto dipende dagli obiettivi aziendali.

1. Ottimizza per disponibilità

Questo metodo assegna in via prioritaria gli appuntamenti ai membri del team in base a chi è disponibile nell'orario selezionato.

• Ideale per: Aziende che danno priorità alla disponibilità immediata (es. supporto clienti, servizi medici urgenti).

• Caratteristiche principali:

  • Assegna gli appuntamenti prima ai membri del team disponibili

  • In caso di più membri disponibili, vengono preferiti quelli con priorità più alta

  • Garantisce un utilizzo efficiente delle fasce disponibili

  • Riduce i tempi di attesa per i clienti

2. Ottimizza per distribuzione equa

Questo metodo bilancia nel tempo il numero di appuntamenti tra i membri del team, indipendentemente da chi è immediatamente disponibile. Ruota le assegnazioni per mantenere l'equità.

• Ideale per: Team di vendita, servizi di consulenza o aziende che desiderano una distribuzione equa del carico di lavoro.

• Caratteristiche principali:

  • Distribuisce gli appuntamenti in modo uniforme tra il team

  • Garantisce che nessun membro del team venga sovraccaricato

  • Funziona meglio quando tutti i membri del team hanno una disponibilità simile

• Come funziona?

Gli appuntamenti vengono distribuiti in modo uniforme tra i membri del team valutando le prenotazioni nell'arco di un periodo di 1 mese.

⚠️ Questa logica si applica solo quando è selezionato "Qualsiasi disponibile".

Se chi prenota seleziona un membro specifico del team, la prenotazione viene elaborata indipendentemente dalla distribuzione.

Logica di distribuzione mensile
Quando chi prenota seleziona una fascia oraria in un determinato mese (es. aprile):

• Il sistema conta quanti appuntamenti sono assegnati a ciascun membro del team all'interno di quel mese.
• I nuovi appuntamenti vengono assegnati per mantenere una distribuzione equilibrata nel team.
• Nessun membro del team può avere più di 3 appuntamenti in più rispetto a un altro.

• Regole di disponibilità
  • Il sistema tiene traccia di quante riunioni Round Robin ha ogni membro del team nel mese selezionato.
  • Se un membro del team è in vantaggio di 3 o più riunioni:
    • La sua disponibilità viene temporaneamente nascosta.
    • Torna disponibile non appena gli altri lo raggiungono.
• Esempio
  • John ha 3 riunioni, Hannah ne ha 0 → la disponibilità di John viene nascosta.
  • Quando Hannah ottiene 1 riunione → John torna idoneo.
  • Se John ottiene un'altra riunione (portando il totale a 4–1) → la sua disponibilità viene nuovamente nascosta.

Note importanti

• Se aggiungi o rimuovi un membro del team, il conteggio delle riunioni viene azzerato per tutti.
• Se passi da "Ottimizza per distribuzione equa" a "Ottimizza per disponibilità" e poi torni indietro, il conteggio delle riunioni viene azzerato.

Come funziona l'assegnazione al momento della prenotazione

Quando viene effettuata una prenotazione:

1. Il sistema verifica il numero di appuntamenti assegnati a ciascun membro del team in quel mese.
2. Viene selezionato il membro del team con il minor numero di appuntamenti.
3. Se più membri hanno lo stesso conteggio, il sistema utilizza l'ordine predefinito del team come criterio di spareggio.
4. Se il membro del team selezionato non è disponibile in quell'orario, il sistema passa al successivo membro idoneo.

Nel tempo, questo garantisce che i membri del team con meno prenotazioni vengano privilegiati finché la distribuzione non torna equilibrata.

Buone pratiche per la distribuzione equa

• Disabilita "Consenti selezione del membro dello staff" per garantire che il sistema possa assegnare automaticamente gli appuntamenti e mantenere una vera distribuzione equa.
• La distribuzione equa funziona meglio quando i membri del team hanno disponibilità simili o sovrapposte, consentendo al sistema di ruotare equamente le prenotazioni tra tutti i membri.

Impostare le priorità dei membri del team

Puoi assegnare livelli di priorità ai membri del team per influenzare la distribuzione degli appuntamenti. I membri con priorità più alta riceveranno le prenotazioni per primi se più membri del team sono disponibili.

Se più membri del team sono disponibili contemporaneamente, è possibile applicare le impostazioni di priorità per determinare l'ordine di assegnazione.

I livelli di priorità disponibili sono:

Selezionare la posizione della riunione

Durante la configurazione degli appuntamenti, puoi definire una posizione preferita per le riunioni di ciascun membro del team. Questo offre flessibilità su come e dove si svolgono le riunioni.

Domande frequenti

D: Posso cambiare il metodo di distribuzione dopo la configurazione?
Sì, puoi aggiornare le impostazioni in qualsiasi momento nel pannello di configurazione del calendario.

D: Cosa succede se un membro del team non è disponibile?

• Con Ottimizza per disponibilità, il sistema assegna l'appuntamento al successivo membro disponibile.

• Con Ottimizza per distribuzione equa, il sistema salta i membri non disponibili e continua la rotazione.

D: Posso escludere alcuni membri del team dal Calendario Round Robin?
Sì, puoi rimuovere i membri dalla rotazione nelle impostazioni del calendario.

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