Notifiche email per Fatture, Preventivi e Contratti nel Client Portal

Questo articolo presenta le funzionalità di notifica email per Fatture, Preventivi e Contratti nel Client Portal. Grazie a questa funzione, sia i proprietari che gli utenti possono personalizzare il modo in cui ricevono gli aggiornamenti sui documenti e gestire tutti i documenti condivisi direttamente dal Client Portal.

Cosa sono le Notifiche per Fatture, Preventivi e Contratti nel Client Portal?
Vantaggi principali - Notifiche per Fatture, Preventivi e Contratti nel Client Portal
Come abilitare e usare le notifiche (Per i proprietari)
Come gestire le notifiche (Per gli utenti)
Domande frequenti
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Cosa sono le Notifiche per Fatture, Preventivi e Contratti nel Client Portal?

La funzione di notifica del Client Portal migliora la comunicazione e la gestione dei documenti inviando automaticamente notifiche email quando vengono condivise Fatture, Preventivi o Contratti.

Questo garantisce che clienti e team restino sempre aggiornati e possano trovare e gestire facilmente i documenti importanti — tutto da un unico posto centralizzato nel Client Portal.

Vantaggi principali - Notifiche per Fatture, Preventivi e Contratti nel Client Portal

Aggiornamenti tempestivi: I clienti ricevono notifiche non appena vengono condivise fatture, preventivi o contratti.
Comunicazione personalizzata: Personalizza il contenuto delle email e le preferenze di notifica per un'esperienza su misura.
Gestione centralizzata dei documenti: Gestisci tutte le fatture, i preventivi e i contratti nel Client Portal per ridurre la confusione e semplificare i Workflow.
Preferenze controllate dall'utente: Consenti ai clienti di gestire autonomamente le proprie impostazioni di notifica per un coinvolgimento migliore.
Meno comunicazioni perse: Riduci gli aggiornamenti mancati e migliora le interazioni legate ai documenti.

Come abilitare e usare le notifiche (Per i proprietari)

I proprietari del Client Portal possono abilitare e configurare facilmente le notifiche per ciascun tipo di documento.

Vai su Siti (Sites) > Client Portal > Impostazioni (Settings).
oppure Membership > Client Portal > Impostazioni.
Clicca su Impostazioni email (Email Settings) > Client Portal.
Attiva o disattiva le notifiche email secondo necessità per Fatture, Preventivi e Contratti.
Clicca sull'icona Occhio per visualizzare in anteprima il template email selezionato.
Clicca sul pulsante Template predefinito (Default Template) per selezionare un nuovo template o modificare quello predefinito. Consulta il nostro articolo - Client Portal - Modifica i template email predefiniti.

Come gestire le notifiche (Per gli utenti)

Gestisci i tipi di notifiche email che ricevi dal tuo Client Portal, dalle community e dalle attività di apprendimento. Utilizza queste impostazioni per controllare come e quando ricevere notifiche sugli aggiornamenti che ti interessano.

Passo 1: Apri le Impostazioni delle notifiche email

Per iniziare a gestire le preferenze di notifica, naviga nell'area Client Portal per accedere alla pagina Impostazioni email.

Vai su Siti dal menu laterale sinistro.
Passa il cursore sulla scheda Client Portal nella barra di navigazione superiore.
Clicca su Impostazioni nel menu a tendina.
Nella schermata Impostazioni del Client Portal, seleziona Impostazioni email per aprire le opzioni di notifica.

Passo 2: Personalizza le preferenze di notifica della Community

Nella scheda Community, puoi gestire tutte le notifiche email relative alle tue iscrizioni ai gruppi, alle interazioni e alle attività di apprendimento. Quest'area ti permette di scegliere se ricevere email sugli inviti ai gruppi, le approvazioni di iscrizione, i commenti, i tag, i "mi piace", gli aggiornamenti sugli eventi e i progressi nei corsi all'interno dei gruppi della community. Ogni opzione ha una casella di controllo per attivare o disattivare la notifica, insieme a un'anteprima del template email.

Email di invito al gruppo

Questa impostazione controlla se un utente riceve un'email quando viene aggiunto a un gruppo della community. Se abilitata, il sistema invia un semplice messaggio di invito che informa l'utente di essere stato aggiunto e di poter accedere al gruppo. Questo aiuta i nuovi membri a identificare rapidamente quando sono stati inclusi in un gruppo senza dover verificare manualmente.

Email sullo stato di iscrizione al gruppo

Queste notifiche tengono aggiornati sia gli utenti che gli amministratori riguardo alle variazioni di iscrizione al gruppo. Puoi abilitare o disabilitare le email per azioni come:

Iscritto al gruppo (Utente): Inviata agli utenti quando si uniscono correttamente a un gruppo.
Approvato (Utente): Inviata quando la richiesta di un utente di unirsi al gruppo viene accettata.
Rifiutato (Utente): Notifica gli utenti se la loro richiesta di iscrizione al gruppo viene negata.
Nuova richiesta di iscrizione (Admin): Avvisa gli amministratori quando qualcuno richiede l'accesso al gruppo.
Rifiutato/Rimosso dall'amministratore (Admin): Inviata agli amministratori quando intervengono sullo stato di un membro.
Aggiunto a un canale privato (Utente): Notifica gli utenti quando ottengono l'accesso a un canale privato all'interno del gruppo.

Queste opzioni ti aiutano a restare informato sui movimenti di iscrizione, facilitando la gestione della partecipazione ai gruppi e il monitoraggio delle variazioni di accesso.

Email generali del gruppo

Queste impostazioni controllano le notifiche che ricevi per le interazioni quotidiane all'interno dei tuoi gruppi della community. Puoi scegliere di ricevere avvisi quando qualcuno commenta i tuoi post, risponde ai tuoi commenti o interagisce con i tuoi contenuti tramite "mi piace" e tag. Questo ti aiuta a restare aggiornato sulle conversazioni e le attività che ti riguardano direttamente.

Le preferenze disponibili includono:

Nuovo commento al post: Ti avvisa quando qualcuno commenta un post che hai creato.
Nuovo post da un utente seguito: Ti notifica quando un utente che segui pubblica un nuovo post.
Nuova risposta a un commento: Inviata quando qualcuno risponde al tuo commento.
Mi piace al post / Mi piace al commento: Ti fa sapere quando i tuoi post o commenti ricevono "mi piace".
Taggato in un post o commento: Ti notifica quando qualcuno ti menziona direttamente o utilizza il tag @Everyone in un post o commento.
Contenuto segnalato: Ti avvisa quando un contenuto viene segnalato all'interno del gruppo.

Queste notifiche ti aiutano a seguire le discussioni e il coinvolgimento senza dover controllare costantemente il gruppo manualmente.

Email sugli eventi del gruppo

Questa sezione gestisce le notifiche relative agli eventi che si svolgono all'interno dei tuoi gruppi. Puoi scegliere se essere notificato quando vengono creati nuovi eventi o quando vengono inviate comunicazioni di promemoria.

Promemoria evento (Utente): Invia un promemoria prima di un evento imminente.
Nuovo evento del Calendario creato: Ti notifica ogni volta che viene aggiunto un nuovo evento del gruppo al calendario.

Questi avvisi ti garantiscono di non perdere mai sessioni importanti, riunioni o attività programmate all'interno della tua community.

Email sulla formazione (Corsi)

Queste impostazioni di notifica ti tengono informato sui nuovi contenuti formativi e sui progressi nei corsi all'interno dei tuoi gruppi della community. Puoi scegliere di ricevere aggiornamenti quando vengono aggiunti nuovi corsi o quando specifiche lezioni o livelli diventano disponibili. Questo ti assicura di non perdere mai importanti opportunità di apprendimento o contenuti sbloccati.

Le preferenze disponibili includono:

Nuovi corsi aggiunti: Ti notifica quando viene aggiunto un nuovo corso al gruppo.
Avviso partecipazione al gruppo di apprendimento: Ti avvisa quando puoi iniziare a partecipare alle attività di apprendimento.
Corso sbloccato (sblocco temporale): Inviata quando una lezione diventa disponibile in base a un orario di sblocco programmato.
Corso sbloccato (sblocco per livello): Inviata quando sblocchi nuovi contenuti dopo aver completato i livelli richiesti.
Corso sbloccato (canale privato): Ti notifica quando ottieni l'accesso ai contenuti del corso all'interno di un canale di apprendimento privato.

Queste email ti aiutano a seguire il tuo percorso formativo senza dover controllare manualmente la disponibilità di aggiornamenti.

Email sullo stato di abbonamento/pagamento

Questa sezione gestisce le notifiche relative agli abbonamenti e ai pagamenti per gruppi o corsi. Queste email tengono aggiornati sia gli utenti che gli amministratori riguardo a pagamenti riusciti, attivazioni di abbonamento e cancellazioni. È particolarmente utile per monitorare l'attività di fatturazione all'interno di community o programmi formativi a pagamento.

Puoi abilitare le notifiche per:

Pagamento gruppo riuscito (Utente/Admin): Conferma quando un pagamento per l'iscrizione a un gruppo è completato.
Abbonamento al gruppo cancellato (Utente/Admin): Avvisa quando un abbonamento a un gruppo è stato cancellato.
Pagamento corso riuscito (Utente/Admin): Inviata quando un pagamento relativo a un corso va a buon fine.
Abbonamento al corso cancellato (Utente/Admin): Ti notifica quando un abbonamento a un corso termina.

Questi aggiornamenti aiutano gli utenti a monitorare i propri acquisti e garantiscono che gli amministratori restino informati sugli eventi di fatturazione relativi a iscrizioni o corsi.

Variazioni di ruolo

Queste preferenze ti notificano quando il tuo ruolo o le tue responsabilità all'interno di un gruppo vengono aggiornati. Le email relative ai ruoli ti assicurano di essere a conoscenza di eventuali nuove autorizzazioni o variazioni di proprietà che influiscono sul tuo modo di interagire con il gruppo. È particolarmente utile nelle community dove i membri possono essere promossi a moderatori, amministratori o ricevere un controllo aggiuntivo su determinati canali.

Puoi abilitare le notifiche per:

Ruolo del membro aggiornato nel canale: Inviata quando il tuo ruolo viene elevato all'interno di un canale — ad esempio, diventando moderatore o ottenendo ulteriori autorizzazioni di gestione.
Proprietà del gruppo trasferita (Nuovo proprietario del gruppo): Ti notifica se diventi il nuovo proprietario di un gruppo, conferendoti il pieno controllo sulle sue impostazioni e sui suoi membri.

Questi avvisi ti aiutano a restare informato sui cambiamenti di accesso e responsabilità, assicurandoti di essere consapevole delle nuove funzionalità assegnate all'interno della community.

Domande frequenti

D: Posso usare template email personalizzati per ogni tipo di documento?
Sì! I proprietari possono creare e utilizzare un template email personalizzato per Fatture, Preventivi e Contratti singolarmente.

D: Gli utenti devono necessariamente ricevere le notifiche?
No. Gli utenti possono scegliere di disabilitare le notifiche nelle proprie impostazioni personali se lo preferiscono.

D: Dove trovano i documenti condivisi gli utenti?
Tutti i documenti condivisi sono accessibili e gestibili direttamente nel Client Portal, nella sezione documenti organizzata.

D: Le notifiche possono essere abilitate o disabilitate globalmente?
Sì. I proprietari possono abilitare o disabilitare le notifiche email per tutti i tipi di documento dal pannello Impostazioni email.