Automazione: Invio massivo con WhatsApp Business

Prerequisiti

Prima di iniziare, assicurati di avere:

• WhatsApp Business collegato a Squadd tramite QR Code

• Pieno accesso alla sezione Automazioni del tuo account Squadd (controllare ruoli e permessi della propria utenza Squadd)

⚠️ Attenzione: la versione QR Code di WhatsApp Business ha dei limiti di invio per limitare le possibilità di ban. Cerca di stare in un range di 200-250 messaggi al giorno e inserisci sempre un intervallo tra un messaggio e l'altro (minimo 1-2 minuti).
WhatsApp può bloccare temporaneamente il numero se rileva invii troppo rapidi.

Leggi questo articolo per maggiori informazioni.

Verifica la Connessione WhatsApp

1. Vai sulla sezione Whatsapp nella barra laterale sinistra

2. Verifica che lo stato del numero sia 🟢 Connected

   

   (Se non è connesso, clicca su Avvia/Start Up e inquadra il codice con l'app da telefono di WhatsApp Business per ricollegarlo.
   Segui questa guida per maggiori informazioni sul collegamento del numero)

Prepara la lista dei destinatari

Assicurati di avere pronta la lista di contatti che dovranno ricevere il messaggio.

Puoi aiutarti con delle liste pre-catalogate (Smart List) oppure filtrare i contatti una volta pronta l'automazione se sai già di averli differenziati tra loro tramite un qualche parametro (un tag, un certo campo personalizzato ecc.)

Segui questa guida per creare la tua Smart List: Come creare e gestire una Smart List (Lista Intelligente)

Crea l'automazione

Passiamo a creare la nostra automazione!

1. Vai su Automazioni nella barra laterale sinistra

2. Clicca sul bottone ➕ Crea Workflow in alto a destra

3. Seleziona Inizia da zero (Start from Scratch)

   

4. Dai un nome al workflow: es. 📨 Invio Massivo WhatsApp - Maggio 2026

   

1 - Configura il Trigger

Il trigger è l'evento che fa partire l'automazione.

1. Clicca su + Aggiungi Trigger/+ Add New Trigger (il blocco iniziale del workflow)

   

2. Seleziona il trigger che ti interessa utilizzare, Squadd offre una vasta gamma di eventi con cui far scatenare l'automazione!
   Configurando un trigger, automatizzi l'ingresso del contatto nell'automazione nel momento in cui si verifica l'evento del trigger.

3. Salva il trigger

Nota: Puoi anche omettere il trigger: se hai già un elenco in particolare di contatti a cui vuoi inviare il messaggio, significa in questo caso che non c'è un trigger in particolare che ci interessa utilizzare. Negli step successivi vedremo come gestire questa casistica.

Passiamo ora alla configurazione delle varie azioni!

2 - Assegna i contatti (facoltativo)

Se hai collegato più di un numero di telefono, puoi decidere (in base alle priorità configurate nelle impostazioni della tua integrazione WhatsApp - Whatsapp Number Selection), di far assegnare i tuoi contatti a un utente specifico:

1. Clicca sul + che trovi sotto al trigger per aggiungere un'azione

2. Seleziona l'azione Assign to User/Assegnare all'utente

3. Al suo interno, scegli l'utente che vuoi far assegnare

4. Salva l'azione

   

3 - Aggiungi un intervallo tra un messaggio e l'altro

Questo step è cruciale per cerca di limitare il più possibile il ban del numero

1. Clicca nuovamente sul + 

2. Seleziona l'azione Drip/Gocciolamento/Rilascio Graduale

3. Configura il Drip:

   • Batch: sempre 1 (è il numero di contatti che alla volta ricevono il messaggio)

   • Intervallo: 2 o più minuti

4. Salva l'azione

   

4 - Aggiungi l'azione di invio del WhatsApp

1. Clicca nuovamente sul + 

2. Seleziona l'azione Send SMS (SMS fa riferimento alla versione WhatsApp Business)

3. Al suo intendo, configura il testo del tuo messaggio

💡 Suggerimento: usa i Custom Values (clicca sull'icona 🏷️) per personalizzare il messaggio con il nome del contatto, il cognome, o qualsiasi campo standard o personalizzato del CRM.

1. Salva l'azione

   

2. Pubblica e salva l'automazione!

   

Ottimo lavoro! abbiamo creato la nostra automazione di invio massivo

Testa l'automazione

Prima di lanciare l'invio massivo, testa sempre il flusso con un tuo numero di test:

1. Vai su Contatti 

2. Cerca il tuo contatto di test

3. Vai su Actions

4. Trova la sezione Workflows -> Active -> Clicca sul + per aggiungere il tuo contatto alla tua automazione (assicurati che il flusso sia stato pubblicato)

   

5. Verifica che:

   • Tu abbia ricevuto il messaggio

   • Il testo sia corretto

   • I custom values siano compilati (nome, ecc.)

   • Eventuali link e immagini allegati siano funzionanti e visibili

Caso studio: come far partire l'automazione senza un trigger configurato

Come anticipavamo prima, se hai già un elenco in particolare di contatti a cui vuoi inviare il messaggio, significa in questo caso che non c'è un trigger (quindi un evento) in particolare che ci interessa utilizzare; è in questo caso quindi che possiamo fare a meno del trigger.

Per poter far partire l'automazione ai contatti interessati, dobbiamo aggiungere manualmente questi contatti all'interno del flusso.

Consulta questa guida per scoprire i passaggi: Come aggiungere manualmente contatti in un'automazione

Best Practice per un invio massivo

Speriamo questa guida sia stata utile!