Le notifiche interne nei workflow consentono ai team di restare istantaneamente aggiornati su eventi importanti. Che si tratti di un nuovo lead, di un acquisto di alto valore o di un aggiornamento interno, questa azione aiuta a notificare le persone giuste via email, notifiche in-app, SMS o WhatsApp. A seconda del tipo di notifica e della configurazione, le notifiche interne possono anche essere eseguite in scenari senza contatto, dove non è richiesto alcun record di contatto. Questo articolo spiega come configurare e utilizzare le notifiche interne in modo efficace all'interno dei workflow.

INDICE

• Che cosa è una notifica interna?
• Vantaggi principali delle notifiche interne
• Come configurare le notifiche interne
• Note tecniche e limitazioni
• Eseguire notifiche interne senza un contatto
• Domande frequenti

Che cosa è una notifica interna?

Le notifiche interne sono avvisi automatici inviati agli utenti, ai ruoli o ai team selezionati all'interno del tuo account GoHighLevel / Squadd. Queste notifiche vengono attivate da condizioni di workflow specifiche e garantiscono che i membri del team ricevano aggiornamenti tempestivi direttamente nel loro canale di comunicazione preferito.

Le notifiche interne sono utili per i team di vendite, supporto e operazioni che hanno bisogno di visibilità immediata su eventi critici, come nuovi lead, moduli completati o aggiornamenti della pipeline.

Vantaggi principali delle notifiche interne

Le notifiche interne semplificano la comunicazione del team e aiutano a garantire che nessun aggiornamento importante venga perso.

• Aggiornamenti in tempo reale: Notifica istantaneamente i membri del team su trigger di workflow importanti.

• Supporto multi-canale: Invia via email, notifica in-app, SMS o WhatsApp.

• Targeting basato su ruoli: Invia notifiche a utenti individuali, ruoli utente (ad esempio, tutti gli admin) o team specifici.

• Responsabilità migliorata: Assicura che le persone giuste siano informate quando i lead o le attività vengono assegnati.

• Contenuto personalizzabile: Personalizza le notifiche con template, link di trigger e campi dinamici.

Come configurare le notifiche interne

Configurare le notifiche interne nei workflow è semplice. Segui questi passaggi:

Accedi al generatore di workflow

Vai alla scheda Automazioni nel menu a sinistra per iniziare a creare o modificare un workflow. È qui che gestisci tutte le azioni del workflow, incluse le notifiche interne. 

Fai clic sul pulsante + Crea Workflow in alto a destra e scegli se partire da zero, usare un template o selezionare una ricetta. Questo crea le basi per costruire la tua configurazione di notifiche interne.

Seleziona l'azione notifica interna

All'interno del generatore di workflow, fai clic sul pulsante "+" per aprire l'elenco delle azioni disponibili che puoi aggiungere a questo passaggio del workflow. Dall'elenco delle azioni, scorri verso il basso e seleziona Invia notifica interna. Questo ti permetterà di configurare avvisi per i membri del team tramite email, in-app, SMS o WhatsApp.

Assegna un nome all'azione

Inserisci un nome dell'azione chiaro e descrittivo per la tua notifica interna. Usare nomi specifici (ad esempio, "Notifica team vendite – Email") aiuta a mantenere i workflow organizzati e facili da gestire.

Seleziona il tipo di notifica

Scegli il tipo di notifica che desideri inviare dal menu a discesa. Le opzioni includono Email, Notifica in-app, SMS o WhatsApp, a seconda di come il tuo team deve essere avvisato. Seleziona il canale più adatto al tuo scenario di workflow: ad esempio, usa Email per aggiornamenti dettagliati, In-app per avvisi rapidi, SMS per avvisi urgenti o WhatsApp per comunicazioni in stile chat.

1. Tipo di notifica - Email

Quando configuri notifiche email, dovrai configurare i campi chiave che definiscono come il messaggio viene consegnato e visualizzato ai destinatari. Queste opzioni garantiscono che le tue email siano chiare, professionali e raggiungano i membri del team giusti.

• Nome mittente: Inserisci il nome visualizzato che apparirà nella posta in arrivo del destinatario come mittente. Puoi anche utilizzare l'icona tag per inserire valori personalizzati, rendendo i dettagli del mittente dinamici.

• Email mittente: Specifica l'indirizzo email da cui la notifica deve essere inviata. Se lasciato vuoto, verranno applicati i valori predefiniti del sistema. Puoi inserire valori personalizzati con l'icona tag per una maggiore flessibilità.

• Per tipo di utente: Seleziona il tipo di utenti interni che devono ricevere l'email (ad esempio, admin, utenti assegnati o ruoli specifici). Questo assicura che il messaggio raggiunga i membri del team corretti.

• CC/BCC: Aggiungi destinatari aggiuntivi con CC (visibile a tutti) o BCC (nascosto agli altri) per una comunicazione più ampia. Ogni voce qui conta come un'email separata, aiutandoti a copiare gli stakeholder senza compromettere il workflow.

• Oggetto: Inserisci una riga dell'oggetto per l'email per indicare chiaramente il suo scopo. Se usi un template con una riga dell'oggetto già definita, questo campo può essere lasciato vuoto. Puoi anche utilizzare valori personalizzati per personalizzare dinamicamente l'oggetto.

Configurazione contenuto email

1. Template: Seleziona un template email pre-costruito dal menu a discesa per risparmiare tempo e mantenere la coerenza. Se necessario, puoi comunque personalizzare il template con contenuto aggiuntivo.

2. Messaggio: Scrivi o modifica il tuo messaggio personalizzato qui. Usa la barra degli strumenti per la formattazione e l'icona tag per inserire valori dinamici (ad esempio, nome contatto, informazioni utente) per notifiche personalizzate.

Scrivi con l'IA: Fai clic su Scrivi con l'IA per generare contenuti suggeriti per il tuo messaggio email. Questo ti aiuta a redigere rapidamente notifiche professionali che possono essere modificate secondo le tue esigenze.

3. Aggiungi allegato: Fai clic su Aggiungi allegato per includere file nella tua notifica. È utile per condividere documenti, contratti o risorse aggiuntive con il tuo team.

2. Tipo di notifica – Notifica

Quando selezioni Notifica come tipo, l'avviso verrà consegnato direttamente all'interno di GoHighLevel / Squadd sotto l'icona campanello. È ideale per aggiornamenti rapidi che non richiedono un'email o SMS.

1. Tipo di notifica: Scegli Notifica per inviare un avviso in-app. Queste notifiche sono visibili nella piattaforma e aiutano i membri del team a rimanere aggiornati in tempo reale.

2. Titolo: Inserisci un titolo conciso che appare nella parte superiore della notifica. Puoi anche utilizzare l'icona tag per inserire valori dinamici per avvisi più personalizzati.

3. Messaggio: Scrivi il contenuto principale della notifica. Tienilo breve e actionable, e usa gli strumenti di formattazione o valori personalizzati per includere dettagli rilevanti.

Reindirizzamento notifica e destinatari

1. Pagina di reindirizzamento: Seleziona la pagina di reindirizzamento su cui gli utenti atterreranno quando faranno clic sulla notifica. Questo aiuta a guidarli direttamente alla schermata più rilevante, come un record di contatto o un'opportunità.

2. Per tipo di utente: Scegli il tipo di utente che dovrebbe ricevere questa notifica. Le opzioni includono ruoli specifici, utenti assegnati o team, assicurando che le persone giuste siano sempre informate.

3. Tipo di notifica – SMS

Selezionando SMS come tipo di notifica, puoi inviare avvisi di testo direttamente al numero di telefono registrato di un utente. È ideale per aggiornamenti urgenti o sensibili al tempo.

1. Tipo di notifica: Scegli SMS per consegnare notifiche tramite SMS ai tuoi utenti interni.

2. Per tipo di utente:: Seleziona quale tipo di utente dovrebbe ricevere l'SMS (ad esempio, admin, utenti assegnati o team).

3. Template: Scegli tra template SMS pre-costruiti per una configurazione più veloce, o lascia vuoto se preferisci scrivere un messaggio personalizzato.

4. Messaggio: Scrivi il contenuto del tuo SMS qui. Tienilo breve e chiaro, e usa l'icona tag per valori personalizzati e l'opzione Scrivi con l'IA per la personalizzazione assistita dall'IA.

Allegati SMS e test

1. Aggiungi allegato: Fai clic su Aggiungi allegato per includere file nella tua notifica SMS. È utile per condividere documenti di supporto o risorse con il tuo team.

2. Aggiungi file tramite URL: Incolla un URL di file in questo campo e fai clic su + Aggiungi per allegare i file direttamente all'SMS. Questo assicura che i membri del team possano accedere alle risorse collegate istantaneamente.

3. Numero di telefono di prova: Inserisci un numero di telefono valido (con codice paese) e fai clic su Invia SMS di prova per visualizzare l'anteprima della notifica. Questo aiuta a confermare che il contenuto dell'SMS e gli allegati vengono visualizzati correttamente prima dell'invio.

4. Tipo di notifica – WhatsApp

Selezionando WhatsApp, puoi inviare messaggi istantanei direttamente ai membri del team tramite i loro numeri WhatsApp registrati. È ideale per aggiornamenti in tempo reale e conversazionali.

1. Tipo di notifica: Scegli WhatsApp per inviare notifiche tramite il canale di messaggistica WhatsApp.

2. Per tipo di utente: Seleziona il tipo di utente che dovrebbe ricevere il messaggio WhatsApp (ad esempio, admin, ruoli specifici o utenti assegnati).

3. Template: Scegli un template WhatsApp approvato per mantenere la coerenza e rispettare i requisiti di messaggistica di WhatsApp.

4. Messaggio: Inserisci il tuo messaggio WhatsApp personalizzato qui. Puoi personalizzarlo utilizzando l'icona tag per valori dinamici come dettagli utente o contatto.

Note tecniche e limitazioni

• Limitazione della frequenza: Per impostazione predefinita, ogni utente può ricevere fino a 500 notifiche (email, SMS o in-app) ogni 5 minuti.

• Prerequisiti: Assicurati che i numeri di telefono, gli indirizzi email e l'integrazione di WhatsApp siano configurati correttamente.

• Utenti esterni: Le notifiche interne sono solo per i membri del team all'interno di GoHighLevel / Squadd, non per contatti o clienti.

• Limitazioni CC/BCC: Disponibili solo per le notifiche email. Ogni destinatario CC e BCC aumenta l'utilizzo di email/fatturazione.

Eseguire notifiche interne senza un contatto

Le notifiche interne possono essere eseguite in scenari senza contatto, a seconda del tipo di notifica e della selezione dei destinatari. Questo significa che l'azione non richiede sempre un record di contatto o dati di contatto per essere eseguita con successo.

• Notifiche interne in-app: Possono essere eseguite con o senza un contatto.
  
  
• Messaggi semplici senza contatto: Se la notifica invia solo un messaggio interno semplice e non si basa su campi correlati al contatto o campi personalizzati, può essere eseguita come previsto senza creare o richiedere un contatto.
  
  
• Dati dinamici/correlati al contatto: Se il contenuto della notifica dipende da informazioni specifiche del contatto come dettagli dell'utente assegnato, campi di contatto o campi personalizzati, questi valori potrebbero non popolarsi correttamente in un flusso senza contatto.
  
  

Comportamento entry senza contatto

Quando una notifica interna viene attivata senza un contatto, gli utenti potrebbero non visualizzare i normali dettagli del contatto associati a quella voce. In questi casi, la notifica potrebbe apparire con identificatori alfanumerici invece di una visualizzazione del profilo di contatto standard. Questo è il comportamento previsto per le esecuzioni senza contatto.

Gestione destinatari email/SMS

Domande frequenti

D: Perché il workflow mostra la notifica interna come eseguita, ma l'utente non l'ha ricevuta o non riesce a vederla nella conversazione/profilo?

Una causa comune è che il profilo dell'utente interessato era stato precedentemente contrassegnato come DND (Non disturbare). In alcuni casi, il workflow potrebbe mostrare la notifica come eseguita, ma l'utente potrebbe comunque non visualizzare la cronologia dell'email o della notifica come previsto. Per risolvere: 

1. Vai a Contatti. Apri il contatto/profilo interessato.
2. Nel pannello sinistro, trova DND e attiva off e quindi di nuovo on per aggiornare lo stato del profilo.
3. Testa il workflow di nuovo.

D: Come gestisce GoHighLevel / Squadd la consegna se un utente è elencato in più categorie di destinatari (ad esempio, utente assegnato, CC e team)?

GoHighLevel / Squadd deduplicates automaticamente i destinatari tra le categorie. Ciò significa che se lo stesso utente viene aggiunto in più campi destinatario (ad esempio, CC e ruolo utente), riceverà una sola notifica, prevenendo i duplicati.

D: Cosa accade se il tipo di notifica selezionato (SMS, Email, WhatsApp) non è correttamente configurato per il destinatario?

Se il canale scelto non è configurato, ad esempio se l'utente non ha un numero di telefono valido per SMS o la sua integrazione di WhatsApp non è connessa, la notifica per quel canale specifico avrà esito negativo. Tuttavia, ciò non impedisce al workflow di continuare all'azione successiva.

D: Gli allegati nelle notifiche interne contano per l'archiviazione o i limiti di messaggi?

Sì. Gli allegati inclusi in notifiche email, SMS o WhatsApp contano verso l'archiviazione di file del tuo account e, a seconda del canale, potrebbero anche contribuire ai limiti di dimensione del messaggio (ad esempio, i vettori SMS impongono limitazioni delle dimensioni dei file). I file troppo grandi potrebbero impedire la consegna, quindi tieni sempre gli allegati piccoli e ottimizzati.

D: Come sono interessate le notifiche interne se un workflow viene eseguito in massa (ad esempio, quando si iscrivono migliaia di contatti contemporaneamente)?

Le notifiche sono soggette alla limitazione della frequenza di GoHighLevel / Squadd di 500 ogni 5 minuti per utente. Se un workflow attiva notifiche in massa, i messaggi aggiuntivi al di sopra di questa soglia vengono messi in coda. A seconda del carico del sistema, potrebbero essere consegnati dopo il ripristino del limite o eliminati se le condizioni del workflow scadono.