Come inviare la tua prima fattura con GoHighLevel / Squadd

La fatturazione è una parte fondamentale di qualsiasi attività: ti aiuta a monitorare i ricavi e a garantire di essere pagato puntualmente per il tuo lavoro. Puoi creare e gestire facilmente le fatture direttamente all'interno di GoHighLevel / Squadd.

INDICE DEI CONTENUTI

• Panoramica

• Configurazione preliminare alla creazione di una fattura
• Come creare la tua fattura
• Come aggiungere uno sconto alla fattura
• Come aggiungere le tasse alla fattura
• Come aggiungere un piano di pagamento
• Come aggiungere opzioni aggiuntive
• Come inviare la fattura
• Come ottenere il link della fattura
• Domande frequenti (FAQ)

Panoramica

Ora puoi inviare fatture ai tuoi clienti utilizzando i Prodotti che hai creato nella tua Location oppure semplicemente digitando le voci direttamente nella fattura. Sono disponibili due tipi di fatture: 

1. Fatture &
2. Fatture ricorrenti (Come modificare le fatture ricorrenti)

In questo articolo vedremo come creare una fattura.

Se stai utilizzando la fatturazione senza Stripe Connect, consulta questa guida: Utilizzo delle fatture per registrare pagamenti manuali senza Stripe Connect. Il limite è che dovrai registrare manualmente i pagamenti.

Configurazione preliminare alla creazione di una fattura

• Prima di creare una fattura è importante configurare i Valori predefiniti globali delle fatture (Facoltativo, ma consigliato), che attiva tutte le funzionalità che desideriamo utilizzare nella fattura.
  
• Vai alla scheda Pagamenti, seleziona la scheda Fatture & Preventivi e scegli Tutte le fatture dal menu a tendina.

• Clicca sul pulsante "Impostazioni" (all'interno della scheda Fatture) per personalizzare i seguenti valori predefiniti:

Informazioni aziendali: 

• Aggiungi il Logo aziendale, Nome, Numero di telefono, Indirizzo e Sito web. 

• Puoi anche aggiungere informazioni personalizzate tramite l'opzione "+ Aggiungi valore personalizzato", selezionare il valore desiderato dal menu a tendina e cliccare su "Salva".

Configurazioni email: 

• Specifica l'indirizzo email e il nome dal quale la fattura verrà inviata al cliente e clicca su "Salva".

Titolo, Termini e Layout: 

• Puoi modificare il Titolo e i Termini della Fattura & Preventivo, 

• E personalizzare il layout e le etichette della fattura cliccando su "Personalizza layout" e poi su Salva.

Nota: Personalizzazione dei layout delle fatture - come personalizzare le fatture modificando i colori dei pulsanti e il testo, rinominando le sezioni e modificando le etichette delle voci. Usa questi strumenti per creare fatture professionali e in linea con il tuo brand, di cui i clienti si fidano.

Impostazioni di pagamento: 

Nelle Impostazioni di pagamento puoi modificare e abilitare quanto segue: 

• Imposta la scadenza della fattura in giorni
• Imposta il prefisso della fattura
• Gestisci i metodi di pagamento Stripe predefiniti per la fattura - Clicca su Gestisci

• Qui puoi scegliere se consentire ai clienti di pagare tramite tutti i metodi di pagamento validi o solo tramite bonifico bancario, abilitando o disabilitando le opzioni e cliccando su Salva.

• Abilita i pagamenti parziali e imposta la percentuale minima da pagare per ogni rata Come utilizzare i pagamenti parziali per le fatture
• Abilita l'opzione per addebitare spese di mora 

• Cliccando su Gestisci si aprirà una finestra popup per la gestione delle spese di mora, dove puoi scegliere tra le seguenti tipologie per l'importo residuo:

1. Importo fisso &
2. Percentuale

• Puoi indicare la percentuale/importo, impostare gli intervalli, il periodo di tolleranza e l'importo massimo riscuotibile come spese di mora, quindi cliccare su Salva.

• Abilita i pagamenti con mancia e imposta i valori percentuali della mancia, quindi clicca su Salva.

Impostazioni prodotto:

• Sono disponibili opzioni per abilitare l'importazione della descrizione del prodotto e renderla facoltativa.

Impostazioni promemoria: 

I promemoria fattura vengono applicati a tutte le fatture una tantum e ricorrenti per cui il Pagamento automatico è disabilitato e non esiste un piano di pagamento.

Per impostazione predefinita avrai un promemoria per cui puoi modificare: 

• Il template Email & SMS, che puoi modificare e visualizzare in anteprima
• L'oggetto dell'email di promemoria
• La frequenza dei promemoria
• Gli orari lavorativi
• Il fuso orario in cui inviare il promemoria

Puoi anche inviare più promemoria. Per aggiungerne altri, clicca su "Aggiungi un altro promemoria" e poi su "Salva".

Quando crei una fattura, controlla la data di scadenza: se è inferiore a 3 giorni, disabilita manualmente il promemoria a 3 giorni per quella fattura. Nell'editor della fattura, scorri fino all'elenco dei promemoria e deseleziona o rimuovi il promemoria che indica "3 giorni prima".

Campi personalizzati di fatturazione:

• Puoi aggiungere campi personalizzati (Campi personalizzati) selezionando "+Aggiungi campo personalizzato".

• Seleziona il campo personalizzato desiderato dal menu a tendina e clicca su Salva. Puoi vedere l'anteprima sul lato destro.

Notifiche:

Cliccando sul menu a tendina Notifiche sono disponibili 2 tipi di notifiche:

• Notifica al cliente 

Nella sezione Notifica al cliente puoi abilitare e gestire il template email, l'oggetto e il template SMS per le seguenti situazioni:

1. Fattura ricevuta

2. Preventivo ricevuto

3. Pagamento fattura riuscito

4. Pagamento fattura fallito

5. Informazioni sul pagamento automatico

6. Importo del pagamento automatico modificato

7. Pagamento automatico fallito 

• Notifica al team

Nella sezione Notifica al team puoi abilitare e gestire il template email e l'oggetto per le seguenti situazioni:

1. Pagamento fattura riuscito

2. Pagamento fattura fallito

3. Pagamento automatico fallito

4. Pagamento automatico ignorato

5. Impossibile inviare la fattura

6. Preventivo accettato con successo

7. Preventivo rifiutato con successo

Come creare la tua fattura

•  Vai alla scheda Pagamenti, clicca sul menu a tendina Fatture & Preventivi e seleziona Tutte le fatture.

• Clicca su "+ Nuovo" e seleziona Nuova fattura dal menu a tendina.

1. Cliente & Pianificazione: Puoi aggiungere il cliente e modificare il numero fattura, la data di emissione e le date di scadenza.

Modifica le informazioni aziendali cliccando su modifica e poi su Salva.

Queste informazioni appariranno nella fattura.

2. Aggiungi Prodotti: Clicca su "Aggiungi una voce" per aggiungere i prodotti che hai creato nella scheda Prodotti.

Una volta aggiunto un prodotto, puoi modificare il prezzo e la quantità direttamente sulla riga della fattura.

Come aggiungere uno sconto alla fattura

Puoi aggiungere uno sconto a una fattura cliccando sull'icona "Aggiungi sconto" situata sotto il subtotale. 

• Scegli tra importo fisso o sconto in percentuale.
• Inserisci il valore e clicca su Salva.

Come aggiungere le tasse alla fattura

La gestione delle tasse avviene in 2 fasi: a livello globale e sulla singola fattura.

Configurazione globale delle tasse

1. Vai su Impostazioni (nel pannello sinistro) e seleziona Tasse.

2. Scegli se vuoi includere le tasse nel prezzo di acquisto o aggiungerle separatamente.

3. Per aggiungere tasse manualmente, clicca su "Aggiungi tassa" o "Crea tassa" e definisci l'aliquota.

4. Per la raccolta automatica delle tasse, abilita Tassa automatica, seleziona la categoria fiscale e aggiungi le location idonee.

Applicazione della tassa alla fattura

• Clicca su "Aggiungi tassa" sotto l'area dello sconto e scegli se aggiungere la tassa manualmente o automaticamente.

• Puoi anche utilizzare l'opzione "Abilita tassa automaticamente" situata sopra l'elenco dei prodotti.

Come aggiungere un piano di pagamento

• Clicca su Aggiungi piano di pagamento e si aprirà una finestra popup.

• Sono disponibili 2 tipi di piani di pagamento: 

1. Percentuale &
2. Importo fisso

• Inserisci la percentuale/importo e la data di scadenza per i pagamenti, quindi clicca su Salva.

Per impostazione predefinita vengono aggiunti 2 pagamenti; per aggiungerne altri clicca su Aggiungi pagamento.

Come aggiungere opzioni aggiuntive

Usa la sezione "Opzioni aggiuntive" nella fattura per abilitare termini o commissioni specifiche:

• Termini e condizioni: Aggiungi le tue condizioni complete di servizio che il cliente potrà consultare.

• Addebita spese di mora: Le spese di mora possono essere addebitate come percentuale o come importo fisso. Indica la percentuale/importo, imposta gli intervalli, il periodo di tolleranza e l'importo massimo riscuotibile come spese di mora.

• Addebita spese di gestione & Abilita mancia: Indica la percentuale della spesa di gestione e la percentuale della mancia da raccogliere. Le spese di gestione non appaiono nell'editor della fattura o nell'anteprima iniziale; sono visibili solo quando il cliente clicca su "Paga".

• Aggiungi allegato: Questo file verrà allegato all'email della fattura inviata al cliente.
  

Nota: Per consentire i pagamenti parziali, addebitare le spese di mora e abilitare i pagamenti con mancia, le opzioni corrispondenti devono essere abilitate nelle Impostazioni di pagamento tramite il pulsante principale "Impostazioni" nella scheda Fatture & Preventivi.

Come inviare la fattura

• Prima di inviare la fattura puoi salvarla cliccando sul pulsante Salva.

• Cliccando sui 3 puntini accanto al pulsante Salva puoi visualizzare l'anteprima della fattura, gestire i metodi di pagamento e modificare le impostazioni globali delle fatture.

• L'anteprima sul lato destro dell'editor fattura non è un'anteprima WYSIWYG. Mostra dati di esempio segnaposto pensati solo per illustrare la struttura del layout.

• Per visualizzare l'anteprima finale accurata della fattura, usa una delle seguenti opzioni:

  • Tre puntini → Anteprima, oppure

  • Dopo aver inviato una fattura: Contatti → Email → Visualizza fattura

• L'anteprima accurata mostrerà la fattura completa così come la vedranno i destinatari, inclusa la formattazione corretta come i nomi delle voci su una sola riga, quando applicabile.

• Quando si apre l'anteprima completa, viene avviata in una nuova scheda del browser. Per tornare all'editor, passa alla scheda originale.

• Cliccando sulla piccola freccia verso il basso accanto al pulsante Invia, ottieni un'opzione per copiare la fattura e contrassegnarla come inviata.

Cliccando su questo pulsante la fattura passa dallo stato Bozza allo stato Inviata e copia immediatamente il link di pagamento dinamico e attivo negli appunti, pronto per essere incollato in qualsiasi template email.

• Cliccando su Invia ottieni opzioni per modificare il nome della fattura, inviarla tramite email o SMS o entrambi, e puoi modificare gli elementi dell'email cliccando sull'anteprima della mail, sotto il Template email.

• Una volta modificati gli elementi puoi visualizzare un'anteprima e salvare il Template.

• Nelle Opzioni aggiuntive puoi impostare la modalità Test o Live, quindi clicca su Salva.

Come ottenere il link della fattura

Puoi inviare il link della fattura tramite Outlook o qualsiasi piattaforma email esterna:

• Vai alla fattura.

• Clicca sul menu a tre puntini accanto alla fattura di cui hai bisogno di copiare il link.

• Scegli Copia link.
  
  

• Incolla questo link direttamente nella tua email Outlook.

Puoi anche scaricare la fattura in formato PDF e allegarla all'email, se preferisci.

Domande frequenti (FAQ)

D: Perché il mio logo manca nelle fatture precedenti, ma compare in quelle nuove?

Il logo manca perché il file immagine originale è stato eliminato dalla tua Libreria media.

Le fatture recuperano il logo dalla posizione originale del file. Se elimini quel file, il collegamento si interrompe per tutte le fatture esistenti.

Come risolvere:

• Per le nuove fatture: il sistema funziona correttamente; sta utilizzando il logo attuale dalle tue impostazioni.

• Per le fatture non pagate: carica un nuovo logo nella tua Libreria media e assicurati che i tuoi Dati aziendali siano aggiornati con la nuova immagine. Il logo riapparirà su queste fatture.

• Per le fatture già pagate: non è possibile correggere il logo perché i documenti pagati non possono essere modificati. Dovrai aggiungere manualmente il logo al PDF se hai bisogno di inviare nuovamente una ricevuta.

Riferimento: Impostazioni del profilo aziendale - Informazioni generali

D: Non riesco a inserire testo nei Termini e condizioni o nelle note nell'editor della fattura; viene visualizzata solo la barra degli strumenti di formattazione (Grassetto, Corsivo, ecc.). Come posso risolvere?

Questo problema è un errore locale del browser che si verifica quando l'editor di testo non si carica correttamente, di solito a causa di un conflitto con dati obsoleti (cache e cookie) memorizzati nel browser web.

Per risolvere il problema della casella di testo mancante:

1. Svuota completamente la cache e i cookie del tuo browser web.

2. Chiudi tutte le schede, poi accedi nuovamente al tuo account GoHighLevel / Squadd.

3. L'editor di testo dovrebbe ora caricarsi correttamente, consentendoti di inserire i tuoi termini e condizioni.

D: Dove trovo l'ultima fattura collegata al mio account?

Tutte le fatture si trovano nella sezione Pagamenti nella Dashboard di fatturazione dalla vista agenzia.

D: La mia fattura risulta "Inviata", ma il cliente o l'agente non l'ha mai ricevuta. Qual è il problema e come posso risolverlo? 

I problemi con l'invio delle email spesso derivano da problemi legati al browser piuttosto che da malfunzionamenti del sistema. In particolare, dati in cache e cookie obsoleti nel browser web possono generare errori, portando a una falsa indicazione che l'email sia stata inviata.

Per risolvere:

1. Chiedi al membro del team di svuotare la cache e i cookie del browser.

2. Fallo disconnettere e poi riaccedere al proprio account.

3. Prova a inviare nuovamente il preventivo.

Se il problema persiste, contatta il supporto, poiché potrebbe indicare un problema più significativo con il tuo dominio di invio email.

D: Come posso fatturare un cliente in USD se il mio account è impostato su un'altra valuta? 

Non puoi semplicemente digitare l'importo in una fattura. Devi prima andare su Pagamenti > Prodotti, creare un nuovo prodotto e selezionare USD dal menu a tendina della valuta. Quando crei la fattura, clicca su Aggiungi voce e seleziona quel prodotto specifico in USD. Questo garantisce che Stripe gestisca correttamente la conversione e l'elaborazione della valuta.

D: Ho inviato una fattura, ma il mio cliente dice che il link non funziona o non riesce a cliccarci per pagare. Cosa è successo e come posso risolvere? 

Il link di pagamento è disabilitato perché la fattura ha superato la data di scadenza programmata. Il sistema disattiva automaticamente l'opzione di pagamento quando la data di pagamento è già trascorsa.

Per risolvere: 

1. devi inviare una nuova fattura con una pianificazione corretta:

2. Duplica (Clona) la fattura originale.

3. Modifica le date del piano di pagamento con una data attuale o futura.

4. Invia nuovamente la nuova fattura al tuo cliente. Il link sarà quindi attivo.

D: Posso addebitare una spesa di configurazione una tantum e un abbonamento mensile sulla stessa fattura?

No. Poiché il sistema gestisce i pagamenti una tantum e ricorrenti con logiche di fatturazione diverse, devi creare due fatture separate per gestire questi addebiti:

• Fattura una tantum: usala per fatturare la spesa di configurazione. Si tratta di una transazione singola non ripetuta.

• Fattura ricorrente: usala per fatturare l'abbonamento mensile. Questo consente al sistema di generare automaticamente nuove fatture e addebitare il cliente secondo una pianificazione ripetuta.

D: Perché ricevo un errore quando cerco di inviare una fattura tramite SMS? 

Di solito accade per uno di questi due motivi:

1. Numero non valido: Il numero di telefono potrebbe essere errato, fuori servizio o irraggiungibile.

2. DND abilitato: Il destinatario potrebbe avere DND (Non disturbare) abilitato nelle impostazioni del proprio operatore, che blocca i messaggi automatici o promozionali.

D: Perché il sistema sembra saltare i numeri delle fatture?

Questo accade tipicamente quando vengono eliminate fatture in stato Bozza. I numeri delle fatture vengono riservati nel momento in cui una fattura viene creata, anche se è ancora in modalità Bozza.

D: Posso riutilizzare un numero di fattura saltato per mantenere i miei registri in sequenza? 

Sì. Sebbene il sistema non ricicli automaticamente il numero eliminato, puoi sovrascrivere manualmente il campo del numero di fattura quando crei una nuova fattura. Digita semplicemente il numero saltato per mantenere la continuità nel tuo registro contabile.

D: Posso "annullare il void" di una fattura o contrassegnare una fattura annullata come pagata?

No. In GoHighLevel / Squadd, annullare (void) una fattura è considerato un'azione definitiva. Una volta che una fattura è annullata, il suo valore viene impostato a zero ai fini contabili e non può essere riportata allo stato "Inviata", "Aperta" o "Pagata".

D: Dove trovo le note che ho aggiunto durante la registrazione di un pagamento manuale?

Le note aggiunte durante un pagamento manuale (Contanti, Assegno o Bonifico bancario) sono memorizzate nei dettagli della Transazione della fattura. Per visualizzarle, segui questi passaggi:

1. Vai su Pagamenti > Fatture.

2. Individua e clicca sulla fattura specifica in stato Pagata che vuoi controllare.

3. Clicca sui tre puntini (⋮) in alto a destra della schermata della fattura.

4. Seleziona Visualizza transazione dal menu a tendina.

5. Nella finestra della transazione che appare, cerca la sezione Note. Le note registrate in precedenza saranno visualizzate lì.

D: Come posso cambiare una fattura dalla modalità Test alla modalità Live?
Una volta che una fattura è stata creata in modalità Test, non può essere convertita in Live. Per inviarla in modalità Live, clona la fattura e invia la versione clonata in modalità Live.

1. Vai su Fatture

2. Individua la fattura creata in modalità Test

3. Clicca sui tre puntini (⋮) accanto alla fattura

4. Seleziona Clona

5. Apri la fattura clonata (sarà creata come Bozza)

6. Controlla o modifica i dettagli se necessario

7. Clicca su Invia e scegli la modalità Live durante l'invio
   

D: Il mio cliente dice di non aver mai ricevuto la fattura. Come posso verificarlo?

Puoi tracciare il percorso esatto di un'email di fattura tramite la scheda Conversazioni (Conversations). Questo fornisce dati in tempo reale dal server di posta che lo stato "Inviata" nella scheda Fatture non può mostrare.

Passo 1: Vai al Record del contatto del cliente in questione.

Passo 2: Clicca sulla scheda Conversazioni al centro dello schermo.

Passo 3: Individua il messaggio in uscita contenente la fattura.

Nota: Assicurati di guardare l'icona Email (busta) e non l'icona SMS (telefono), poiché le fatture automatiche vengono tipicamente inviate tramite email.

Passo 4: Passa il mouse sul messaggio e clicca sui tre puntini (Altre azioni), poi seleziona Dettagli.

D: Perché ricevo un errore "Qualcosa è andato storto" quando provo a inviare una fattura?

Questo errore si verifica di solito quando la fattura non è stata completamente salvata prima di tentare l'invio. Quando clicchi su Invia, il sistema prima crea (clona) una copia definitiva della fattura per la consegna tramite email o SMS. Se la fattura è ancora in stato bozza o non salvata, questo processo di clonazione fallisce e genera il generico errore "Qualcosa è andato storto".

1. Apri la fattura che vuoi inviare.

2. Clicca su Salva e attendi il messaggio di conferma "Salvato con successo".

3. Una volta salvata, clicca nuovamente su Invia.
   
   

D: Perché la tassa non viene calcolata correttamente sulla mia fattura dopo aver applicato uno sconto?

Questo problema si verifica spesso a causa di un conflitto nelle tue Impostazioni di inclusione delle tasse globali, che determinano come il prezzo e la tassa vengono calcolati l'uno rispetto all'altro.

Per risolvere, devi assicurarti che il sistema sappia che il prezzo del prodotto deve essere trattato come esclusivo di tasse prima di applicare qualsiasi sconto:

1. Vai su Pagamenti → Impostazioni.

2. Modifica l'impostazione Inclusione tasse dall'opzione errata (es. "Le tasse saranno incluse nel prezzo di acquisto") a:
   "Le tasse non saranno incluse nel prezzo di acquisto. Il prezzo mostrato al cliente non è comprensivo di tasse."

Questo forza il sistema a calcolare la tassa e aggiungerla dopo il subtotale scontato, correggendo l'importo finale della fattura.

D: Una fattura con mora mostra sia l'importo originale che la spesa di mora?

Sì. Quando viene applicata una spesa di mora, viene aggiunta alla stessa fattura, mostrando sia l'importo originale che la spesa di mora come unico totale. Il cliente viene inoltre avvisato via email quando la spesa di mora viene addebitata.
Nota:
Per ulteriori dettagli, consulta "https://highlevel.canny.io/changelog/late-fees-on-invoices-now-live".

D: Perché ricevo un errore quando imposto le date di scadenza delle rate su una fattura?
Perché le date di scadenza delle rate devono essere uguali o precedenti alla data di scadenza principale della fattura. Aggiorna prima la data di scadenza principale della fattura, poi imposta le date delle rate e salva.

D: Perché la fattura non viene inviata immediatamente?
Se il sistema indica che la fattura arriverà "tra un giorno" anche se la data di scadenza è impostata su oggi, verifica quanto segue:

• Data di emissione vs. Data di scadenza
   Assicurati che la Data di emissione sia impostata su Oggi. Se la data di emissione è nel futuro (anche di un solo giorno), il sistema ritarderà l'invio, indipendentemente dalla data di scadenza.

• Impostazioni del fuso orario
   Vai su Impostazioni → Profilo aziendale e verifica il fuso orario dell'account. Se è impostato su un fuso orario diverso (es. US/Eastern), "oggi" potrebbe non essere ancora iniziato per il sistema.

• Fattura ricorrente vs. una tantum
   Le fatture ricorrenti vengono elaborate in batch pianificati. Per la consegna immediata, usa una Fattura una tantum e clicca manualmente su Invia.

D: Come posso inviare una fattura a più destinatari?
Per impostazione predefinita, le fatture vengono inviate solo all'indirizzo email principale del contatto. Per inviarla a destinatari aggiuntivi, clicca su Invia e usa l'opzione CC per aggiungere un altro indirizzo email prima dell'invio.

D: Come posso raccogliere i dati della carta di credito di un cliente prima di una data di fatturazione futura?
Le fatture pianificate non raccolgono i dati della carta di credito finché non vengono inviate alla data di scadenza. Il sistema salva ("archivia") una carta solo quando avviene una transazione o un'autorizzazione.
 Se una fattura è pianificata per una data futura (es. 1° febbraio), non è ancora stata inviata, quindi il cliente non ha modo di inserire i propri dati della carta.

Per raccogliere in anticipo i dati della carta:

• Aggiungi una piccola spesa di configurazione (consigliato):
  Aggiungi una spesa una tantum (es. 1 €). La fattura viene inviata immediatamente, il cliente paga il piccolo importo e la sua carta viene salvata per l'addebito futuro.

• Usa un periodo di prova:
  Avvia la fattura ricorrente oggi e aggiungi un periodo di prova che termina alla data di fatturazione. Il cliente inserisce la propria carta per avviare la prova e l'addebito completo avviene al termine del periodo di prova.

• Usa un modulo d'ordine a zero euro:
  Crea un modulo d'ordine che raccoglie i dati della carta di credito senza addebitare alcun importo. Una volta salvata la carta, abilita il pagamento automatico sulla fattura futura.
  
  
  

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