👤 Caso:
Quando qualcuno fissa un appuntamento (e si trova nello stato Confermato) in un calendario specifico, vogliamo che ci arrivi una mail di notifica interna che ci avvisa che l'appuntamento è stato confermato.
🏁 Preparazione:
1️⃣ Verifica il calendario
Assicurati che tu abbia già creato il tuo calendario e che l'eventuale collegamento al Google Calendar sia a posto (nel caso, 👉 consulta questa guida! 👈 )
🤖 Automazione:
Clicca sulla gif per scoprire i passaggi👇
In alternativa, segui questi passaggi:
Vai nella sezione Automazioni della barra laterale di sinistra.
Clicca su + Crea flusso di lavoro.
Clicca su + Partire da zero.
Clicca su + Add new Trigger.
Seleziona il trigger Appointment Status.
Ricorda‼️Non utilizzare MAI il trigger Customer Booked AppointmentClicca su + Add filters.
Perchè i filtri❓Aggiungiamo i filtri per evitare che ogni appuntamento prenotato in qualsiasi calendario faccia entrare il contatto nel Flusso automatizzato. Filtreremo per stato dell’appuntamento (confermato), calendario specifico e altre condizioni rilevanti.Seleziona Appointment status is.
Clicca sul campo a fianco e seleziona lo stato dell'appuntamento in base a quale stato vuoi che l'automazione prenda in considerazione. In questo caso scelgo Confirmed (Confermato).
Clicca su + Add filters.
Clicca su In calendar.
Clicca sul campo a fianco e seleziona il calendario a cui l'automazione deve fare riferimento.
Clicca su Salva Trigger.
Clicca sul +
Seleziona l'azione Send Internal Notification:
Type of notification: scegli che tipo di notifica vuoi ricevere
SMS > manda un messaggio Whatsapp al numero della tua utenza su Squadd (quindi non al numero di whatsapp collegato)
Email > Manda una email
Notifica Squadd > Manda una notifica dall'app Lead Connector (App Store, Play Store)
In questo caso scelgo Email.
From Name: Inserisci un nome che desideri.
From Email: Inserisci da quale mail deve arrivare la notifica.
To User Type: Decidi a chi vuoi che venga inviata questa mail di notifica, hai 4 opzioni:
All Users: la mail arriverà a tutti gli utenti del sub account.
Assigned user: la mail verrà inviata all'utente assegnato al contatto che ha prenotato l'appuntamento.
Particular user: scegli un utente specifico a cui inviare la mail interna.
Custom Email: scegli una mail specifica a cui far arrivare la mail (anche se la mail non è di nessuno dei collaboratori).
Subject: Scrivi l'oggetto della mail
Templates: Puoi scegliere di utilizzare un template di mail creato in precedenza.
Oppure scrivi direttamente qui il corpo della mail
Puoi aggiungere dei Custom values, cioè dei valori personalizzati che "cambiano" in base al contatto che ha fissato l'appuntamento (in questo caso specifico)... clicca su 🏷️
Cliccando su Contact > First name > prenderà il nome del contatto che ha fissato l'appuntamento.
Cliccando su Appointment > Start date > prenderà la data dell'appuntamento.
Cliccando su Appointment > Start time > prenderà l'ora dell'appuntamento.
Utilizzando questi custom values, il corpo della mail qui sarà ad esempio:
Ciao! {{contact.first_name}} ha appena fissato un appuntamento per il {{appointment.only_start_date}} alle ore {{appointment.only_start_time}}.E la mail che riceverai si presenterà così:
Ciao! Mario Rossi ha appena fissato un appuntamento per il 5 Febbraio 2025 alle ore 10:30.
Clicca su Salva azione.
Nota:
Se devi inviare SMS o email a terzi (cioè persone esterne al CRM, come per esempio un fornitore che non è né un utente né un contatto), devi usare un Custom Value per prendere il loro recapito
Passaggi:
Crea un campo personalizzato nella scheda contatto (es. "Telefono fornitore" o "Email fornitore").
Compila quel campo con il numero o l’email del fornitore.
Nell’automazione:
Per inviare un SMS:
To user type: Custom Number → 🏷️ Contact > Phone (Custom field)
Per inviare un’email:
To user type: Custom Email → 🏷️ Contact > Email (Custom field)
Così l’automazione invierà il messaggio al fornitore usando i dati inseriti nel campo personalizzato.
Ottimo lavoro! L'automazione è pronta 🚀