Questa guida è stata creata per fornire agli utenti di Squadd tutto ciò che è necessario sapere per evitare la cartella SPAM e far arrivare le email in Inbox. Di seguito troverai una guida dettagliata su come iniziare a inviare email con Squadd.
Attenzione: Ignorare questa guida potrebbe far finire le tue email in SPAM. Vogliamo che le tue email arrivino in inbox e non nella cartella SPAM. Per favore, leggi e applica questa guida alle tue pratiche di invio email.INDICE
- A chi è rivolta questa guida?
- Best Practice Email
- Riscaldamento Email
- Strumenti Email
- Risoluzione Problemi
- Domande Frequenti
A chi è rivolta questa guida?
Sebbene questa guida sia rivolta a chiunque invii email con Squadd, è stata specificatamente progettata per coloro che utilizzano l'app mobile Squadd/LeadConnector e le funzionalità di Dominio Dedicato. Chi utilizza un provider SMTP personalizzato che non sia Squadd avrà bisogno di contattare il proprio provider. Il nostro team avrà limitazioni su quanto può assistervi in alcune delle pratiche di conformità email e best practice poiché non sono gestite da noi.
Scopri di più sulla differenza tra Squadd/LeadConnector e i provider SMTP personalizzati qui.
Ora che sappiamo a chi è rivolta questa guida, procediamo insieme mentre rivediamo le Best Practice Email e le Raccomandazioni di Invio Email di seguito. Non vediamo l'ora di vedere come questa guida ti aiuterà a far crescere il tuo business!
Best Practice Email
Ora che il tuo nuovo dominio di invio è impostato, è fondamentale impostare tutto per il successo: far arrivare le email nella casella di posta e NON nella cartella SPAM. Prima di iniziare a inviare, assicurati di aver impostato e seguito queste best practice necessarie.
1. Configura un Dominio Email Dedicato per l'Invio
Che cos'è? Il tuo Dominio di Invio è il modo in cui Internet instrada le email. Invece di condividere il dominio fornito per tutti gli utenti, un dominio email dedicato è un unico dominio privato che utilizzi per inviare e ricevere email. All'interno di Squadd, quando utilizzi Squadd/LeadConnector - hai la possibilità di creare il tuo dominio dedicato. Se utilizzi un provider SMTP non Squadd non avrai questa capacità in-app.
Perché è importante? Non disporre di un Dominio Email Dedicato per l'Invio spesso porta le tue email in SPAM nonostante le buone pratiche di email. Quando imposti un Dominio Email Dedicato per l'Invio, puoi ottenere il pieno controllo della tua reputazione e della consegna email. Questo significa che puoi lavorare per far arrivare tutte le email in inbox mentre eviti la cartella SPAM.
Come impostarlo? Se non l'hai già fatto, è altamente consigliato avere un tuo Dominio Dedicato per inviare email. Per impostare il tuo Dominio Email Dedicato per l'Invio, consulta questa guida passo passo.
E se ho già un Dominio Email Dedicato per l'Invio e le mie email vanno in SPAM? Se è il tuo caso, fai clic qui per saperne di più.2. Configura un Indirizzo IP Dedicato per l'Invio
Che cos'è? Gli IP dedicati offrono un vantaggio distintivo inviando i tuoi messaggi di posta da un indirizzo IP unico ed esclusivo. I provider di servizi email (ESP) monitorano attentamente la reputazione e il comportamento di un indirizzo IP per determinare la consegna delle email collegate a domini specifici associati a quell'IP.
Ottenere un indirizzo IP dedicato fornisce alla tua organizzazione la proprietà esclusiva, dando il pieno controllo sulla gestione della reputazione e della consegna dell'email del mittente legata a quell'IP. Scopri di più qui:
Che cos'è un Indirizzo IP Dedicato per l'Invio?
Perché è importante? Se hai un Dominio Email Dedicato per l'Invio Squadd (vedi punto 1 sopra), condividi lo stesso Indirizzo IP di Invio con tutti gli utenti di Squadd. I provider di caselle di posta assegnano una reputazione agli indirizzi IP, quindi questo potrebbe impattare negativamente sul tuo invio, soprattutto ad alto volume. Un indirizzo IP di invio dedicato ti aiuta a controllare più della tua salute di invio email per costruire la tua reputazione IP. Questo diventa più importante quando invii ad alto volume, soprattutto 200.000 email o più.
Come impostarlo? Sebbene tutti possano beneficiare di un IP di Invio Dedicato, le aziende che inviano più di 200.000 email a settimana beneficeranno maggiormente di questo servizio. Per impostare e saperne di più su Indirizzo IP Dedicato per l'Invio, consulta questa guida.
Quali sono i costi? €59 al mese per IP. L'importo viene addebitato sulla carta di fatturazione dell'Agenzia registrata. L'agenzia può impostare la ri-fatturazione per coprire questo costo ri-fatturando al cliente questo importo. Scopri di più sui prezzi qui.
Risorse aggiuntive:
Configurazione DNS inverso (rDNS), Risoluzione di "Il DNS inverso non corrisponde al Banner SMTP"
3. Abilita la Validazione Email
Che cos'è? La Validazione Email verificherà se l'email che stai inviando è valida o no. Inviare a un'email non valida può impattare negativamente sulla tua consegna email.
Perché è importante? Se invii email a indirizzi che non esistono o non sono validi, danneggi la reputazione del tuo dominio portando a una scarsa consegna email. Significa che le email andranno in spam o non saranno accettate nella casella di posta.
Come abilitarla? In realtà l'abbiamo resa facile il più possibile per convalidare le tue email, è un'impostazione nelle Impostazioni della tua Location.
Abilitare la Verifica Email per la Location
Visualizzazione Location > Profilo Aziendale > Scorri fino a "Verifica l'indirizzo email quando la prima email viene inviata a un nuovo contatto" > spunta la casella.
Validazione Email ogni 90 giorni
Visualizzazione Agenzia > Location > Fai clic sul nome della location > Scorri fino a "Abilita la Rivalutazione per 90 giorni".
Scopri di più qui: Come abilitare e ri-fatturare la Validazione Email di Squadd.
Quali sono i costi?
Addebitiamo €2,50 per 1.000 Validazioni Email per tutti i piani a un costo inferiore rispetto alla maggior parte dei principali provider rispetto a €12/1.000 con MailGun, che è il 79% più economico. Vedi Come abilitare e ri-fatturare la Validazione Email di Squadd.
4. Aggiungi il Tuo Record DMARC
Che cos'è? Un Record DMARC fornisce istruzioni ai server riceventi su come gestire la posta in arrivo. Per essere consegnati, i messaggi devono passare i controlli di allineamento DKIM e SPF secondo i requisiti impostati dalla politica DMARC. I messaggi che non passano i controlli DMARC possono essere rifiutati, segnalati di nuovo al proprietario del dominio o messi nella cartella SPAM.
Perché aggiungerlo? Non disporre di un Record DMARC può impattare negativamente sulla reputazione del tuo dominio e sulla consegna email. Spesso, i provider di caselle di posta lo contano negativamente quando i Record DMARC non sono impostati correttamente - portando le email in SPAM.
Come aggiungerlo? Per aggiungere un record DMARC, devi accedere al tuo provider DNS e aggiungere il seguente record TXT di seguito.
Aggiungi un Record TXT nella tua configurazione DNS per la tua politica DMARC senza le ""
Tipo: "TXT"
Nome: "_dmarc"
Contenuto: "v=DMARC1; p=reject"
Per confermare che il tuo Record DMARC è applicato correttamente, puoi usare questo Controllo DMARC.
Risorse aggiuntive per DMARC:
5. Utilizza la Corretta "Email di Provenienza"
Che cos'è? L'"Email di Provenienza" è l'email che un destinatario vedrà quando riceve un'email. Ad esempio, il tuo Dominio di Invio potrebbe essere "mail.squadd.com" tuttavia, puoi inviare la tua Email di Provenienza come "test@squadd.com" o come "test@mail.squadd.com".
Perché è importante? Usare un'"Email di Provenienza" che non corrisponde al dominio primario da cui stai inviando può portare a scarsa consegna email.
Come impostarlo?
Utilizza un'Email di Provenienza nello stesso dominio organizzativo del tuo dominio di invio dedicato.
Se il tuo dominio di invio dedicato è un sottodominio (ad es. mail.squadd.com), puoi utilizzare name@squadd.com o name@mail.squadd.com. La consegna è la stessa quando SPF, DKIM e DMARC sono impostati correttamente.
Non utilizzare un'Email di Provenienza su un dominio organizzativo diverso (ad es. name@otherabrand.com) se il tuo dominio di invio è *.squadd.com.
Esempi
Dominio di invio: replies.company.com → Email valida: sender@company.com o sender@replies.company.com
Dominio di invio: mail.squadd.com → Email valida: test-squadd@squadd.com o someone@mail.squadd.com
Non valido: Dominio di invio mail.squadd.com con Email di Provenienza user@otherabrand.com
Vedi più informazioni qui: Mascherare Email del Mittente - Nome e Indirizzo di Provenienza
6. Aggiungi Link per Disdetta
Che cos'è? Un link per disdetta consente ai tuoi utenti di "disdire" la ricezione di email da te in futuro.
Perché è importante? Non avere un link per disdetta danneggerà gravemente i tuoi tassi di consegna email.
Come impostarlo? Rendiamo facile il più possibile aggiungere un link per disdetta a tutte le tue email. All'interno del builder email, il nostro elemento "Piè di pagina". Assicurati di utilizzare questo o modificare e crearne uno tuo.
Hai due opzioni, puoi usare il link di disdetta predefinito che abbiamo già impostato per te o puoi creare il tuo!
Configurazione Link di Disdetta Predefinito
Se stai usando Squadd, è veloce e facile usare i nostri link di disdetta predefiniti.
Questo non funzionerà per email non Squadd. Fai riferimento al punto successivo per gli utenti email non Squadd.
Configurazione Link di Disdetta Personalizzato
Crea il miglior link e processo di disdetta possibile, dandoti il pieno controllo, inizia qui con la Guida di Configurazione Link di Disdetta Personalizzato sopra.
7. Utilizza il Doppio Consenso
Che cos'è? Un Doppio Consenso è quando chiedi ai sottoscritti di dare il consenso due volte. Ad esempio, compilano un modulo e poi "verificano" il loro indirizzo email facendo clic su un link per "Verificare" la loro email. Solo dopo che qualcuno ha dato il doppio consenso inizierai a inviare loro email. Questo contrasta con un consenso singolo che inizierà a inviare email ai destinatari subito dopo il primo consenso.
Perché è importante? I doppi consensi sono altamente vantaggiosi per la reputazione del tuo dominio e la consegna email. Questo perché gli utenti hanno dato il doppio consenso per ricevere email da te. Pensa a questo... il fatto che un destinatario riceva la sua prima email da te, la apra e faccia clic su un link all'interno di questa email sembra molto bene per il tuo dominio. Inoltre, garantisce che la tua lista sappia e voglia ricevere email da te. Il che è inestimabile quando si costruisce una lista.
Come impostarlo? Per impostare un Flusso Email con Doppio Consenso, dobbiamo fare un po' di configurazione in Squadd. Vedi come costruire un Flusso con Doppio Consenso qui: Come Costruire un Flusso con Doppio Consenso.
8. Smetti di Inviare a Email Non Coinvolte
Che cos'è? Semplice come sembra... Quando invii alla tua lista email, non inviare a email non coinvolte. Significa che se non agiscono per aprire o eseguire il passo successivo nella tua campagna, smetti di inviare loro.
Perché è importante? Quando invii a un gruppo più coinvolto di persone, le tue email vanno più spesso in inbox. Mentre meno aperture o clic su link (coinvolgimento) porterà le email in spam.
Come lo faccio? Se stai inviando alla stessa persona che non ha intrapreso alcuna azione per settimane, invia loro meno frequentemente o per niente.
Sebbene faccia male trimezzare la lista, farà più male rovinare la tua consegna email a causa di destinatari non coinvolti. Non vale la pena e non c'è alcun risentimento per gli utenti che non vogliono interagire con te. Concentra i tuoi sforzi su coloro che SONO coinvolti con te.
È meglio smettere di inviare a un destinatario non coinvolto piuttosto che fargli "disdire" o "contrassegnare come SPAM".9. Invia Regolarmente... Ma Non Troppo Regolarmente
Che cos'è? Un altro grande fattore nella reputazione del tuo dominio di invio è quanto spesso invii email. Se invii solo una blast email alla tua lista una volta al mese o ogni un paio di settimane - può impattare negativamente sulla tua reputazione. Al contrario, se la invii ogni giorno o più volte al giorno, è altrettanto male. Soprattutto se in passato non l'hai fatto così.
Perché è importante? Pertanto, è importante considerare quanto spesso invii. Quando qualcuno ha dato il consenso e sta agendo (aprendo email, cliccando su link in quelle email), allora puoi inviare un po' di più. Ma dopo che non sono coinvolti, rallenta a una volta a settimana. E come trattato sopra, se gli utenti non sono coinvolti, smetti di inviar loro del tutto. Quanto spesso invii e quanto i tuoi destinatari sono coinvolti può giocare un ruolo enorme nell'assicurare che le email arrivino in inbox.
Come lo faccio? Ci sono molte opinioni su quanto spesso inviare e quando inviare. In generale, abbiamo trovato successo inviando solo a destinatari con consenso (preferibilmente doppio consenso). Dopo che si sono iscritti, inviamo loro circa un'email al giorno per i primi 5 giorni, poi rallentiamo a un paio a settimana. Questo è finché non agiscono per l'azione che vogliamo. Se non agiscono dopo 20 giorni, inviamo solo email settimanali fino a quando non abbiamo un'altra promozione pianificata.
Le nostre raccomandazioni:
Se qualcuno ha dato il consenso (preferibilmente un Doppio Consenso) puoi inviar loro ogni giorno per un breve periodo per convertirli...
Se dopo una o due settimane di nessun coinvolgimento, rallenta l'invio a una cadenza settimanale.
Se non sono coinvolti per un periodo più lungo, diciamo due mesi di email settimanali, smetti di inviar loro del tutto.
Puoi inviare promozioni o offerte speciali mentre le hai
Considera solo quanto spesso è e mantieni più breve.
È importante inviare meno piuttosto che sovra-inviare.
Inoltre, è importante smettere di inviare a destinatari non coinvolti, ricorda il sopra...
È meglio smettere di inviare a un destinatario non coinvolto piuttosto che fargli "disdire" o "contrassegnare come SPAM".Riscaldamento Email
I provider di caselle di posta spesso mettono in SPAM le email dai nuovi domini email dedicati. Questo ha senso perché chiunque può creare un nuovo dominio di invio (come uno spammer ad esempio) e iniziare a inviare. Utilizzare le Best Practice Email sopra e le Raccomandazioni di Invio Email di seguito migliora notevolmente le tue possibilità di far arrivare le email in inbox e convertire quei lead!
Raccomandazioni per l'Invio di Email
Quando invii le tue prime email per riscaldare il tuo dominio, dovresti inviare solo a email che hanno dato il consenso. Inoltre, devi seguire le "Raccomandazioni per l'Invio di Email" di seguito per assicurarti di non stare inviando troppe email in un singolo giorno o ora.
Ciò che viene rivelato è quante email puoi inviare in un singolo giorno o in una singola ora. Quindi per le prime email che invio, non devo inviare più di 100 all'ora e 1.000 in quel giorno. Quando vado a inviare le mie prossime email, passo alla fase due. Nella fase due, ora posso inviare 300 all'ora con un totale di 2.500 email in un giorno. È importante ricordare che la fase non è solo per quanto tempo hai il dominio, è la fase attuale o il momento in cui vai a inviare email.
Scopri Come inviare email in Modalità Graduale? (Invio Giornaliero e Orario)
Suggerimenti Pro per Inviare le Tue Prime Email di Riscaldamento
Segui le Best Practice Email sopra
Segui le Raccomandazioni per l'Invio di Email sopra
Invia meno email per giorno o ora se puoi all'inizio
Invia solo a email con consenso con maggiori possibilità di coinvolgimento
L'email fredda, o inviare a persone che non hanno dato il consenso, ha bisogno di passare attraverso un processo di pulizia lista. Non è consigliato fare email fredda durante i primi stadi di riscaldamento. L'email fredda tende a dare risultati scarsi in consegna email. Scopri di più su Email Fredda di seguito.
Mantieni il contenuto delle tue email breve e diretto
Aggiungi un'immagine appropriata se puoi.
Non usare un Accorciatore di Link Pubblico come bit.ly o tinyurl
Strumenti Email
Vuoi testare, tracciare o monitorare il tuo dominio email? Di seguito troverai una serie di strumenti potenti per la risoluzione dei problemi e il monitoraggio del tuo invio email e della tua salute.
Testa il Livello Spam Delle Tue Email
Il contenuto della tua email può impattare sulla sua consegna. Ad esempio, troppo testo o l'uso di un accorciatore di link può influire notevolmente su come i provider di caselle di posta valutano le tue email. Se un'email sembra "SPAM"-like, il provider di caselle di posta la metterà in SPAM.
Lo sapevi che puoi vedere come "spam" sono le tue email utilizzando questo strumento gratuito... https://www.mail-tester.com/
Copia l'email fornita
Crea un nuovo Contatto in Squadd con questo nuovo indirizzo email copiato
Invia la tua email a questo nuovo indirizzo email di contatto
Torna a Mail-Tester e fai clic su "Allora controlla il mio punteggio"
Rivedi il punteggio e fai gli aggiustamenti
Se sei preoccupato o vedi email andare in SPAM questo può essere uno strumento utile per vedere se il tuo contenuto è il colpevole. Fai aggiustamenti in base al feedback che ricevi.
Controlla il Tuo Rapporto Email Health
Per controllare rapidamente gli errori nel tuo dominio, come se è in blacklist, manca un DMARC, ecc., puoi incollare il tuo dominio di invio in questo "Email Health Report", vedi https://mxtoolbox.com/emailhealth. Questo mostrerà qualsiasi numero di problemi potenziali con il tuo dominio. Un ottimo posto per iniziare con la risoluzione dei problemi o il controllo della tua reputazione di dominio.
Avanzate: Usa Strumenti Postmaster per Monitorare le Email in Uscita
Utilizzando le informazioni di ogni utente di casella di posta Google a cui invii dal tuo dominio… lo strumento Google Postmaster monitorerà e restituirà informazioni preziose su come stanno andando le tue email in corso. Completo di:
Tasso di spam
Reputazione IP
Reputazione di Dominio
Feedback Loop
Autenticazione
Crittografia
Errori di Consegna
Queste informazioni sono inestimabili quando cerchi di vedere cosa sta impattando la tua consegna email di invio. Usa solo lo strumento per aggiungere un record al tuo dominio di invio per vedere come stai andando oggi!
*Nota: possono volerci fino a due giorni o più perché Google ottenga i dati per alcuni dei tuoi report. Aggiorna la tua pagina e svuota la cache o usa una finestra in incognito per assicurarti che non sia un problema di caching.
Vedi più informazioni su come usare lo Strumento Google Postmaster qui.
Risoluzione Problemi
Ricorda che ci sono molte ragioni per cui le email possono andare in spam. Ad esempio, lo sapevi che usare accorciatori di URL dà molte più probabilità di andare in SPAM? L'invio email può essere un processo complicato. Ecco perché è stata creata questa guida. Mentre rivedi perché le email vanno in spam, puoi seguire questa guida sopra nonché rivedere le domande di seguito.
Nel caso in cui le tue email vadano in SPAM, è meglio controllare quanto segue:
Controlla da quanto tempo invii email?
Ricorda, può volerci fino a 4 settimane affinché un dominio sia riscaldato.
Se è meno di quattro settimane, mantieni il focus sulle Best Practice Email e le Raccomandazioni per l'Invio di Email annotate sopra.
Inoltre, usa la nostra sezione "Strumenti Email" sopra per monitorare e migliorare il tuo invio email.
Controlla i Tuoi Record MX
Conferma che i tuoi record MX sono installati correttamente.
Vedi la sezione "Controlla il Tuo Rapporto Email Health" sopra.
Assicurati che il Tuo DMARC sia Impostato
Conferma che i tuoi record DMARC sono installati correttamente.
Vedi la sezione "Aggiungi il Tuo Record DMARC" sopra.
Contatta il Supporto
Se dopo aver confermato i tre punti principali (e il contenuto sopra), hai ancora bisogno di assistenza - contatta il Supporto per ulteriore assistenza.
Domande Frequenti
D. Che dire di Email Fredda e Outreach?
L'email fredda significa contattare persone che non hanno dato il consenso – e generalmente non è consigliata, soprattutto per i nuovi domini. Se lo fai, assicurati di validare le email, abilita la protezione dei rimbalzi e evita di usare il tuo dominio principale. È meglio usare una sotto-location e dominio separati per proteggere la tua reputazione.
Suggerimenti Pro per Email Fredda e Outreach:
- Valida le email e filtra gli indirizzi non validi
- Invia piccoli lotti e gradualmente
- Riscalda il tuo dominio prima
- Non usare il tuo dominio di invio primario
- Usa strumenti di email fredda per qualificare i lead prima di importarli in Squadd
Servizi di Email Fredda di Terze Parti:
Strumenti come instantly.ai o smartlead.ai possono aiutare con il outreach freddo. Una volta che i lead si coinvolgono, puoi spostarli in Squadd. (Questi strumenti non sono affiliati a noi.)
D. E se ho già un Dominio Email Dedicato per l'Invio e le mie email vanno in SPAM?
È normale all'inizio. Se il tuo dominio è già riscaldato e le email vanno ancora in spam, è meglio impostare un nuovo sottodominio piuttosto che provare a risolvere quello attuale.
D. Che accade se il mio IP è in blacklist?
Se il tuo IP è in blacklist, contatta il supporto. Fai clic qui per i dettagli su come contattare il supporto.
D. Dovrei Condividere lo Stesso Dominio Email Dedicato per l'Invio su Più Location o la Mia Intera Agenzia?
No, non condividere domini tra location. Ognuna dovrebbe avere il suo dominio dedicato per mantenere la consegna forte e evitare problemi tra location.
D. Che cos'è il Riscaldamento Email?
È il processo di aumentare gradualmente il volume di invio della tua email per costruire una buona reputazione con i provider di caselle di posta. Questo aiuta le tue email a evitare le cartelle spam.
D. Che cos'è la Consegna Email?
È la tua capacità di far arrivare le email in inbox invece che in spam. È influenzata dalla reputazione del mittente, la salute della lista, la qualità del contenuto e il coinvolgimento.
D. Che cos'è la Reputazione di Dominio?
È come i provider di caselle di posta valutano l'affidabilità del tuo dominio. Una forte reputazione ti porta in inbox – una reputazione scarsa significa filtri spam.
D. Quanto Tempo Fino a che un Dominio non è Riscaldato?
Di solito intorno a 4 settimane. Attieniti alle best practice e monitora le prestazioni per assicurati che il tuo dominio costruisca una reputazione sana.
D. Che Succede se Voglio Inviare Più dell'Importo Consigliato?
Inviare troppo in troppo poco tempo può danneggiare la reputazione del tuo dominio e persino farti mettere in blacklist. Segui sempre le linee guida del volume per restare al sicuro.
D. Quali sono le Differenze Tra Squadd e un Provider SMTP Personalizzato?
Squadd offre strumenti integrati e un migliore supporto di consegna. Con SMTP personalizzato, sei responsabile della configurazione e della risoluzione dei problemi, e la nostra capacità di assistenza è limitata.
D. Che cos'è un Dominio Dedicato?
Un dominio dedicato ti dà il controllo sulla tua reputazione email mantenendo la tua attività di invio separata da altri. Questo migliora il posizionamento in inbox.
D. Come Inviare Email in Modalità Graduale? (Invio Orario e Giornaliero)
Usa Azioni Bulk o Workflow per scaglionare i tuoi invii di email. Questo aiuta a mantenere una buona reputazione di mittente evitando picchi di volume.
D. Che cos'è un Rimbalzo di Email?
Un rimbalzo accade quando la tua email non può essere consegnata.
- Rimbalzo Permanente: Indirizzo non valido o inesistente
- Rimbalzo Temporaneo: Problema temporaneo come una casella di posta piena o un ritardo del server