Automazione - Assegnazione del proprietario del contatto

1. A cosa serve questa automazione?

All'interno di Squadd/GoHighLevel ogni contatto può avere un proprietario assegnato, cioè un utente del CRM incaricato di gestirlo.

Assegnare correttamente i contatti permette di:

• Identificare chi è responsabile della gestione di ogni cliente.

• Organizzare il lavoro tra più collaboratori.

• Distribuire automaticamente i nuovi lead.

• Gestire correttamente permessi, conversazioni e notifiche.

• Ridurre i problemi di invio dei messaggi legati all'assegnazione dell'utente.

Perché è importante?

In alcune configurazioni del CRM, soprattutto quando sono presenti restrizioni sugli utenti o sulle conversazioni, un contatto senza proprietario o assegnato all'utente sbagliato può provocare errori nell'invio dei messaggi oppure bloccare la visualizzazione di certi contatti agli utenti.

Per prevenire i problemi legati ai contatti non assegnati, possiamo creare un'automazione che attribuisca loro un proprietario.

2. Creazione dell'automazione per i nuovi contatti

L'obiettivo è fare in modo che ogni nuovo contatto creato nel CRM venga assegnato automaticamente a un utente, senza interventi manuali.

STRUTTURA DELL'AUTOMAZIONE

• Contact Created -> Un nuovo contatto viene creato

• Assign to User -> Il CRM assegna il proprietario

Passaggio 1 – Crea un nuovo workflow

1. Accedi al tuo account Squadd/GoHighLevel.

2. Dal menu laterale sinistro clicca su Automazioni.

3. Entra nella sezione Flussi di lavoro (Workflows).

4. Clicca su + Crea flusso di lavoro.

5. Seleziona Partire da zero (Start from Scratch).

Si aprirà il costruttore delle automazioni.

Dai subito un nome chiaro, ad esempio:

Assegnazione automatica proprietario contatti

Passaggio 2 – Configura il trigger

Il trigger è l'evento che fa partire l'automazione.

1. Clicca su Add New Trigger.

2. Cerca e seleziona Contact Created (Contatto creato).

3. Lascia il trigger senza filtri se vuoi gestire tutti i nuovi contatti.

4. Clicca su Save Trigger.

Da questo momento l'automazione sarà configurata per avviarsi quando viene creato un nuovo contatto, una volta pubblicata.

Passaggio 3 – Aggiungi l'azione di assegnazione

1. Clicca sul simbolo + sotto il trigger.

2. Cerca l'azione Assign to User (Assegna all'utente).

3. Seleziona l'utente a cui vuoi assegnare i contatti.

4. Attiva l'opzione Only Apply to Unassigned Contacts (Si applica solo ai contatti non assegnati).

5. Clicca su Save Action.

Questa impostazione è particolarmente importante perché permette di conservare le assegnazioni già esistenti.

Passaggio 4 – Pubblica l'automazione

Quando hai completato la configurazione:

1. Attiva l'opzione Publish / Pubblica in alto a destra.

2. Clicca su Save / Salva.

3. Verifica che il workflow risulti pubblicato e attivo.

L'automazione è ora pronta per assegnare automaticamente i nuovi contatti.

3. Come assegnare il proprietario ai contatti già presenti

L'automazione appena creata gestisce i nuovi contatti, ma non assegna retroattivamente un proprietario a tutti quelli già presenti.

Per sistemare anche il database esistente possiamo utilizzare lo stesso workflow.

Passaggio 1 – Controlla l'impostazione di assegnazione

Prima di procedere, rientra nel workflow e verifica che nell'azione Assign to User sia attiva l'opzione: Only Apply to Unassigned Contacts

In questo modo eviterai di modificare i proprietari dei contatti già assegnati.

Passaggio 2 – Seleziona i contatti

1. Dal menu laterale vai su Contatti.

2. Apri l'elenco dei contatti o le Smart Lists.

3. Se disponibile, applica un filtro per visualizzare soltanto quelli senza proprietario.

4. Seleziona i contatti tramite le caselle di controllo.

Puoi selezionare alcuni contatti, tutti quelli della pagina o utilizzare Select All per includere tutti i risultati filtrati.

Passaggio 3 – Inseriscili nell'automazione

1. Clicca su Trigger Automation nella barra delle azioni.

2. Scegli Workflow come tipo di automazione.

3. Seleziona il workflow Assegnazione automatica proprietario contatti (automazione creata prima)

4. Inserisci un nome descrittivo per l'operazione, ad esempio Assegnazione proprietario – contatti esistenti.

5. Seleziona la modalità di avvio immediato, se disponibile.

6. Clicca su Add to Automation e conferma.

I contatti selezionati verranno inseriti nel workflow e passeranno attraverso l'azione di assegnazione.

Le etichette possono variare in base alla lingua e alla versione dell'interfaccia. La procedura di inserimento massivo è descritta anche nella guida ufficiale HighLevel.

Passaggio 4 – Verifica il risultato

Vai in Contatti → Bulk Actions (Azioni massive) e controlla lo stato dell'operazione.

Quando risulta completata, apri alcuni contatti che in precedenza non avevano un proprietario e verifica che sia stato compilato il campo Assigned To.

Se hai molti contatti, considera che la conclusione dell'azione massiva e la corretta esecuzione del workflow vanno verificate separatamente.

4. Come distribuire automaticamente i contatti tra più utenti

Se nel tuo CRM lavorano più commerciali o collaboratori, puoi decidere di distribuire i nuovi contatti tra loro.

L'azione Assign to User permette di scegliere più utenti e configurare il criterio di distribuzione.

Ad esempio, immaginiamo di avere tre commerciali:

Le principali modalità sono:

• Round Robin: i contatti vengono distribuiti a rotazione tra gli utenti.

• Equally Split Traffic: il sistema cerca di mantenere una distribuzione equilibrata nel tempo.

• Distribuzione ponderata: puoi attribuire un peso diverso a ciascun utente, se previsto dalla configurazione dell'azione.

Ad esempio, un commerciale senior potrebbe ricevere più contatti di un nuovo collaboratore.

Se invece vuoi che tutti i contatti siano gestiti da una sola persona, è sufficiente selezionare un unico utente.

5. Cosa fare se compare l'errore "Unsuccessful"

Se i messaggi continuano a non partire dopo aver assegnato il proprietario, verifica questi elementi nell'ordine.

1. Verifica il proprietario del contatto

Apri la scheda del contatto e controlla il campo Assigned To. Se non è valorizzato, assegna manualmente un utente e riprova.

2. Controlla quale utente sta inviando il messaggio

Verifica che l'utente che tenta di rispondere abbia accesso a quel contatto. Può essere necessario utilizzare l'utente corretto o modificare l'assegnazione.

3. Controlla i permessi dell'utente

Vai su Impostazioni → My Staff / Utenti → Modifica utente → Ruoli e autorizzazioni.

Verifica soprattutto l'opzione Only Assigned Data. Quando è attiva, l'utente ha visibilità limitata ai dati a lui associati.

4. Controlla lo storico dell'automazione

Apri il workflow e verifica nell'Execution History che il contatto sia effettivamente entrato nell'automazione e che l'azione Assign to User sia stata completata.

5. Verifica il canale di invio

Se l'assegnazione è corretta ma l'invio continua a fallire, controlla anche la connessione del canale utilizzato, ad esempio WhatsApp, SMS o email, e il dettaglio specifico dell'errore.

6. Miglioramenti consigliati per l'automazione

Una volta configurata l'assegnazione base, puoi rendere il workflow ancora più utile.

Notifica automatica al proprietario

Subito dopo l'azione Assign to User, aggiungi l'azione Internal Notification.

Imposta come destinatario l'Assigned User, così il collaboratore riceverà una notifica quando gli viene assegnato un nuovo contatto.

Assegnazione in base alla provenienza

Puoi creare regole differenti a seconda della fonte del contatto.

Per realizzarlo puoi utilizzare condizioni If/Else o trigger specifici in base alla fonte.

Assegnazione prima dell'invio dei messaggi

Quando un workflow deve inviare un messaggio a nome di un utente specifico, è opportuno verificare che il contatto abbia già il proprietario corretto prima dell'azione di invio.

Questa precauzione è particolarmente utile nei workflow con più utenti, assegnazioni dinamiche e permessi limitati.