Integrazione Quickbooks a Squadd

L'integrazione tra Squadd e QuickBooks è un sistema bidirezionale (2-way) progettato per sincronizzare contatti, pagamenti e fatture, garantendo una sincronizzazione contabile continua.

1️⃣ Funzionamento dell'Integrazione (Cosa Sincronizza)

L'integrazione gestisce il flusso di dati in entrambe le direzioni:

A. Da Squadd a QuickBooks (Squadd → QB)

Quando si verifica un'attività in Squadd, vengono creati o aggiornati record corrispondenti in QuickBooks.

• Creazione/Attività Contatto

• Crea clienti in QB

• Se il cliente esiste già in QB con la stessa email, il record viene aggiornato

• Altrimenti, viene creato un nuovo record cliente

• Pagamenti/Transazioni (es. moduli d'ordine, abbonamenti, checkout membership, pagamenti calendario)

• Registra ricevute di vendita (sales receipts) in QB

• L'associazione tra transazione e cliente in QB avviene tramite l'email del contatto

• Fatture Nuove o Aggiornate

• Crea e aggiorna fatture in QB

• La sincronizzazione avviene quando una fattura viene contrassegnata come "inviata" in Squadd

• Sincronizza aggiornamenti su stato (pagata, annullata), date, totale e include tasse e sconti

• Nota importante: Non sincronizza le fatture esistenti create prima dell'integrazione; sincronizza solo le nuove fatture create dopo l'attivazione

B. Da QuickBooks a Squadd (QB → Squadd)

QuickBooks funge da fonte primaria per i contatti e innesca azioni automatiche in Squadd basate sullo stato di pagamento.

• Contatti Esistenti e Nuovi

• Importa e sincronizza i contatti esistenti e nuovi nel CRM di Squadd

• La sincronizzazione dei nuovi contatti può richiedere fino a 5 minuti

• Pagamento Completo della Prima Fattura (Saldo = $0)

• Invia una Richiesta di Recensione (Review Request) da Squadd

• Questa funzione è opzionale e può essere disattivata ("toggled off") nella scheda di integrazione

2️⃣ Come Integrare QuickBooks (Istruzioni di Setup)

Per attivare l'integrazione, segui questi passaggi all'interno del tuo account Squadd:

1. Vai su Impostazioni

2. Vai su Integrazioni

3. Clicca sul pulsante "QB Connect"
   Durante la connessione iniziale, potrai attivare alcune opzioni cruciali:
   - Importa Fatture (Import invoices): Attiva questo toggle se desideri importare le fatture create in precedenza da QB a Squadd
   - Abilita Automazione Recensioni (Enable review automation): Attiva questa opzione se desideri inviare automaticamente richieste di recensione quando la prima fattura di un contatto è pagata in QB

4. Connettiti ed effettua il login utilizzando le tue credenziali di QuickBooks

5. Assicurati di accettare tutte le autorizzazioni (permissions) richieste per consentire il flusso bidirezionale dei dati

In Sintesi

Pensa a questa integrazione come a un doppio binario ferroviario tra la tua piattaforma di marketing (Squadd) e il tuo sistema contabile (QuickBooks).

• Il binario Squadd → QB garantisce che ogni transazione e ogni nuovo contatto cliente avviato in Squadd abbia immediatamente una registrazione contabile in QB

• Il binario QB → Squadd garantisce che la tua lista di contatti sia sempre aggiornata e che le azioni automatiche (come le richieste di recensione) scattino non appena il sistema contabile conferma un pagamento