La fatturazione ricorrente diventa più facile e affidabile con i Pagamenti automatici in Squadd. Questo articolo spiega come i Pagamenti automatici addebitano la carta del cliente a ogni data di scadenza della fattura, quali opzioni di carta puoi utilizzare, cosa accade in caso di insuccessi e come gestire le impostazioni in un modello di fattura ricorrente. Scopri le best practice, i prerequisiti e dove personalizzare le notifiche.

Importante: il comportamento del Pagamento automatico può variare a seconda di quando viene creata la fattura ricorrente, se la prossima fattura è già stata generata e se è già disponibile una carta valida. Rivedi sempre l'occorrenza pianificata successiva e il metodo di pagamento selezionato dopo l'abilitazione del Pagamento automatico.

INDICE DEI CONTENUTI

• Che cosa sono i Pagamenti automatici nei modelli ricorrenti?
• Vantaggi principali dei Pagamenti automatici
• Come funziona il Pagamento automatico (pianificazioni nuove vs. esistenti)
• Abilitazione del Pagamento automatico in una pianificazione ricorrente esistente
• Creazione di una nuova pianificazione ricorrente
• Notifiche e promemoria
• Pagamenti falliti e riprovazione 
• Modifica delle pianificazioni e sospensione dell'addebito automatico
• Come configurare i Pagamenti automatici
• Abilita il Pagamento automatico in una pianificazione in corso
• Scegli: Crea nuovo o Apri esistente
• Gestisci Pagamento automatico
• Attiva il Pagamento automatico e scegli la fonte della carta
• Disabilita il Pagamento automatico per le fatture future
• Domande frequenti
• Articoli correlati

Che cosa sono i Pagamenti automatici nei modelli ricorrenti?

I Pagamenti automatici addebitano automaticamente la carta salvata o fornita del cliente ogni volta che una fattura ricorrente scade. Invece di attendere ogni ciclo un pagamento manuale, Squadd elabora l'addebito secondo la pianificazione utilizzando la fonte della carta che selezioni.

I Pagamenti automatici possono essere impostati per utilizzare uno di questi tipi di carta. Ogni scelta di carta influisce su quando inizia l'addebito automatico e su come vengono gestite le fatture future.

Prerequisiti

Prima di abilitare il Pagamento automatico, conferma che la configurazione della fatturazione sia pronta per effettuare addebiti corretti alle date di scadenza delle fatture ricorrenti future.

• Una fattura ricorrente deve essere già creata o in corso di creazione.
  
  
• Un gateway di pagamento supportato deve essere collegato.
  
  
• Una carta valida del cliente deve essere disponibile se desideri che le future fatture ricorrenti vengano addebitate automaticamente.
  
  
• Il Pagamento automatico si applica al comportamento della fatturazione ricorrente e deve essere verificato prima che la prossima fattura pianificata venga generata.

Carta del cliente

• Utilizza la carta che il cliente utilizza per la prima volta per pagare qualsiasi fattura della pianificazione.
  
  

• Il Pagamento automatico inizia sull'occorrenza successiva dopo quel primo pagamento riuscito.
  
  

• Esempio: se il primo pagamento avviene sulla 4ª fattura, il pagamento automatico inizia con la 5ª (se pianificata).

Carta salvata

• Utilizza una carta già in file nel profilo del cliente.
  
  

• L'addebito automatico inizia dalla prima occorrenza della pianificazione; non è richiesto un pagamento manuale iniziale.
  
  

• Se un addebito non riesce, sia l'utente della location che il cliente ricevono una notifica.

Nuova carta

• Aggiungi una nuova carta durante la creazione o la modifica della pianificazione; la carta viene salvata per uso futuro.
  
  

• Il Pagamento automatico inizia dalla prima occorrenza dopo il salvataggio della carta.
  
  

• Una piccola autorizzazione/verifica può verificarsi quando la carta viene aggiunta.

Dove gestire le carte in file: 

Apri il record del cliente → Pagamenti → Carte in file. (Sono visibili solo le ultime cifre e la data di scadenza.)

Vantaggi principali dei Pagamenti automatici

Comprendere i vantaggi ti aiuta a decidere quando abilitare i Pagamenti automatici e quale opzione di carta scegliere.

• Riscossioni più rapide: gli addebiti vengono elaborati automaticamente alla data di scadenza, riducendo i ritardi.

• Minore impegno amministrativo: meno follow-up manuali e riconciliazioni per ciclo.

• Flusso di cassa prevedibile: tempistiche di ricavi più coerenti nei cicli di fatturazione.

• Controllo della carta flessibile: scegli Carta del cliente, Carta salvata o inserisci una Nuova carta al momento della configurazione.

• Migliore esperienza del cliente: promemoria opzionali e conferme di pagamento riuscito mantengono i clienti informati.

Come funziona il Pagamento automatico (pianificazioni nuove vs. esistenti)

La tempistica del Pagamento automatico dipende dal fatto che tu lo aggiunga a una pianificazione ricorrente esistente o lo imposti al momento della creazione.

Il Pagamento automatico addebita automaticamente la carta del cliente per le future occorrenze di fatture ricorrenti in base alla pianificazione di fatturazione che definisci. Dopo l'abilitazione del Pagamento automatico, è importante confermare quale carta verrà utilizzata e se la prossima fattura è ancora in arrivo o è già stata generata.

Abilitazione del Pagamento automatico in una pianificazione ricorrente esistente

• La prossima fattura nella sequenza deve essere pagata manualmente una volta.

• Dopo il riuscita di quel pagamento, tutte le fatture future vengono addebitate automaticamente utilizzando l'opzione di carta selezionata.

• Non puoi modificare la data delle fatture già create. Ad esempio, se una fattura è stata creata il 1º dicembre, la sua data non può essere modificata al 3 dicembre.
  
  

Nota: l'abilitazione del Pagamento automatico non modifica sempre retroattivamente le fatture già generate. In generale, le modifiche relative ai pagamenti si applicano alle future occorrenze di fatture piuttosto che a quelle create in precedenza.

Creazione di una nuova pianificazione ricorrente

• Se esiste una Carta salvata: la prima fattura viene addebitata automaticamente e tutte le fatture future vengono addebitate automaticamente.

• Se non esiste una Carta salvata: la prima fattura deve essere pagata manualmente. Dopo quel pagamento, la carta viene salvata (se applicabile) e le fatture future vengono addebitate automaticamente.

Utilizza questa matrice rapida per confermare se la prima fattura viene addebitata automaticamente o richiede un pagamento manuale in base alla tua configurazione.

Notifiche e promemoria

Mantieni i team e i clienti informati con promemoria, avvisi di successo e avvisi di fallimento. Puoi anche personalizzare alcuni modelli.

• Il cliente riceve:
  
  

  • Promemoria opzionali di addebiti imminenti (in base alle impostazioni di promemoria)
    
    

  • Notifiche di pagamento riuscito
    
    

  • Notifiche di pagamento fallito

• L'utente della location riceve:
  
  

  • Avvisi di pagamento riuscito
    
    

  • Avvisi di pagamento fallito
    
    

  • Notifica se una fattura secondaria è stata modificata prima dell'addebito automatico (il pagamento automatico di quella fattura è sospeso)

• Personalizza le notifiche della fattura: vedi Personalizza le notifiche email e SMS per la fatturazione (link negli Articoli correlati) per personalizzare i messaggi.

• Promemoria automatizzati: puoi configurare più punti di contatto per i promemoria dalle impostazioni della fattura (link negli Articoli correlati).

Pagamenti falliti e riprovazione 

Comprendi come Squadd ritenta i pagamenti automatici falliti per le fatture e quali azioni tu o il cliente potete intraprendere.

1. Se un pagamento automatico non riesce, sia il cliente che l'utente della location ricevono una notifica.
   
   

2. Il cliente può:
   
   

   • Pagare manualmente con la stessa carta, o
     
     

   • Pagare con una nuova carta (la nuova carta diventa l'impostazione predefinita per il pagamento automatico futuro in questa pianificazione)
     
     

3. Il sistema effettua due ulteriori tentativi di riprovazione, 24 ore di distanza.
   
   

4. Se il pagamento continua a non riuscire:
   
   

   • Non si verificano ulteriori tentativi automatici per quella fattura
     
     

   • La fattura deve essere pagata manualmente

Modifica delle pianificazioni e sospensione dell'addebito automatico

Alcune modifiche a una fattura in coda/secondaria possono sospendere l'addebito automatico per evitare addebiti indesiderati.

• La modifica di una fattura secondaria generata prima dell'ora di addebito sospenderà il pagamento automatico solo per quella fattura.

• Quando il pagamento automatico è abilitato su una fattura ricorrente modificata, Squadd invia anche una notifica email sulla modifica del pagamento automatico.

• Per riprendere l'addebito, assicurati che i dettagli siano corretti e lascia procedere la pianificazione; le occorrenze future non sono interessate se non modificate.

Come configurare i Pagamenti automatici

Utilizza questi passaggi guidati per attivare o disattivare il Pagamento automatico dal builder di fatture ricorrenti. I callout di seguito fanno riferimento alle aree evidenziate in ogni schermata in modo da poter fare clic sui controlli corretti con sicurezza.

Abilita il Pagamento automatico in una pianificazione in corso

Vai all'elenco delle fatture ricorrenti.

Naviga verso Pagamenti → Fatture e preventivi → Fatture ricorrenti e apri la pianificazione che desideri aggiornare.

Scegli: Crea nuovo o Apri esistente

Da qui puoi:

• Crea una nuova pianificazione: fai clic su Nuovo → Nuova fattura ricorrente.
  
  

• Apri una pianificazione esistente: fai clic su qualsiasi riga nell'elenco per modificare la pianificazione.

Gestisci Pagamento automatico

Apri i controlli del Pagamento automatico. Nell'editor, fai clic sul menu ⋮ (tre puntini) nell'angolo in alto a destra, quindi scegli Gestisci Pagamento automatico.

Attiva il Pagamento automatico e scegli la fonte della carta

Attiva il cursore Abilita pagamento automatico ON, quindi seleziona Carta del cliente, Carta salvata o Nuova carta. Fai clic su Salva.

Disabilita il Pagamento automatico per le fatture future

1. Apri la stessa pianificazione e fai clic sul menu ⋮ → Gestisci Pagamento automatico.
   
   

2. Disattiva il Pagamento automatico e salva. Nel modale, attiva/disattiva Abilita pagamento automatico OFF, quindi fai clic su Salva.
   
   

3. Il Pagamento automatico si interromperà a partire dalla prossima occorrenza di fattura.

Come verificare che il Pagamento automatico sia attivo

Dopo aver salvato le impostazioni della fattura ricorrente, conferma quanto segue:

1. Il Pagamento automatico risulta abilitato nella configurazione della fattura ricorrente.
   
   
2. Il metodo di pagamento desiderato è selezionato.
   
   
3. L'occorrenza pianificata successiva non è già passata o non è già stata generata con impostazioni precedenti.
   
   
4. Il cliente ha una carta valida disponibile per gli addebiti futuri.

Risoluzione dei problemi del Pagamento automatico

Se il Pagamento automatico non viene eseguito come previsto, rivedi queste cause comuni prima di apportare modifiche:

• La prossima fattura è stata già generata prima dell'abilitazione del Pagamento automatico.
  
  
• Una carta valida non è disponibile per il cliente.
  
  
• La fattura ricorrente è stata aggiornata dopo che un'occorrenza precedente era già stata creata.
  
  
• La configurazione dei pagamenti non è configurata per addebiti automatici.
  
  
• La fattura richiede una revisione manuale perché l'addebito non è stato completato correttamente.

Domande frequenti

D: Dove posso trovare l'opzione "Gestisci Pagamento automatico"?

Apri una fattura ricorrente → fai clic sul menu ⋮ (in alto a destra) → Gestisci Pagamento automatico per abilitare, disabilitare o scegliere la fonte della carta.

D: La prima fattura viene sempre addebitata automaticamente?

Non sempre. Se nessuna carta è in file al momento della creazione della pianificazione, la prima fattura viene pagata manualmente; le fatture future vengono addebitate automaticamente dopo quel pagamento riuscito. Con una Carta salvata, la prima fattura viene addebitata automaticamente.

D: Quali metodi di pagamento sono supportati per il Pagamento automatico?

Pagamenti con carta. I metodi manuali (contanti, bonifico bancario, ecc.) non vengono addebitati automaticamente.

D: Cosa succede se una carta viene rifiutata?

Squadd notifica al cliente e all'utente della location, ritenta due volte (24 ore di distanza) e quindi interrompe i tentativi automatici. Puoi raccogliere un pagamento manuale con una nuova carta.

D: Posso cambiare la carta utilizzata per i pagamenti automatici futuri?

Sì. Aggiungi o seleziona una carta diversa dal profilo del cliente. L'addebito automatico successivo utilizzerà la carta aggiornata.

D: Le modifiche a una fattura generata influiscono sul pagamento automatico?

La modifica di una fattura secondaria prima dell'ora di addebito sospende il pagamento automatico solo per quella fattura. Le occorrenze future continuano come pianificato.

D: Posso personalizzare il marchio o le email di pagamento?

Sì. Personalizza le notifiche della fattura (oggetto, corpo, marchio) dalle impostazioni di notifica della fattura.

D: Come posso automatizzare i follow-up sui pagamenti non riusciti?

Utilizza i trigger del Workflow come Fattura e Pagamento ricevuto per notificare il tuo team, contrassegnare il contatto o inviare messaggi di recupero.

D: Perché il Pagamento automatico non è iniziato sulla fattura successiva?
Il Pagamento automatico può interessare solo le future occorrenze di fatture ricorrenti, a seconda di quando è stato abilitato e se la prossima fattura era già stata generata. Dopo l'abilitazione del Pagamento automatico, rivedi l'occorrenza pianificata successiva e conferma il metodo di pagamento selezionato.

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• Personalizza le notifiche email e SMS per la fatturazione 
  
  

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