L’automazione permetterà di gestire queste attività:
Attività | Risultato |
|---|---|
Assegnazione del lead | Il nuovo contatto viene affidato automaticamente a un utente |
Inserimento del tag | Il lead viene identificato come proveniente da Facebook |
Creazione dell’opportunità | Il contatto viene inserito nella pipeline commerciale |
Notifica al commerciale | Il responsabile viene avvisato dell’arrivo del lead |
Messaggio automatico | Il contatto riceve subito una conferma |
Creazione della task | Il commerciale riceve un’attività da completare |
Controllo della risposta | Il workflow verifica se il lead risponde |
Follow-up | In assenza di risposta vengono inviati nuovi messaggi |
1. Crea un nuovo workflow
Accedi alla sezione Automazioni.
Clicca in alto a destra su Create Workflow e seleziona Start from Scratch.
Si aprirà il builder delle automazioni.
Come prima cosa, assegna un nome chiaro al workflow, ad esempio Nuovo lead da Facebook – Inserimento in pipeline e follow-up
Utilizzare nomi precisi ti permetterà di trovare facilmente l’automazione anche quando ne avrai create molte.
Puoi inoltre organizzare i workflow all’interno di cartelle.
Esempio di cartella | Automazioni contenute |
|---|---|
Lead Facebook | Gestione dei contatti provenienti dalle campagne Meta |
Appuntamenti | Conferme, reminder e riprogrammazioni |
Follow-up | Recupero dei contatti che non rispondono |
Clienti | Comunicazioni dedicate ai clienti acquisiti |
Recupero contatti | Riattivazione di lead o clienti inattivi |
2. Imposta il trigger dell’automazione
Ogni automazione è composta da due elementi principali.
Trigger -> È l’evento che avvia il workflow
Azioni -> Sono le operazioni eseguite dopo l’attivazione
In questo caso, il trigger deve attivarsi quando un utente compila un modulo Facebook.
Seleziona il trigger Facebook Lead Form Submitted.
Successivamente configura i filtri disponibili.
Page is -> Seleziona una pagina specifica oppure lascia Any
Form is -> Seleziona un modulo specifico oppure lascia Any
Se gestisci più pagine o moduli, puoi creare automazioni separate per ogni campagna, servizio o tipologia di richiesta.
Una volta configurato il trigger, salva le impostazioni.
3. Assegna il lead a un utente
Clicca sul simbolo + e aggiungi l’azione Assign to User.
Seleziona l’utente che dovrà diventare il proprietario del nuovo lead.
In questo modo, osservando il workflow, sarà immediatamente chiaro chi riceverà i nuovi contatti.
4. Aggiungi un’etichetta al contatto
Aggiungi l’azione Add Contact Tag.
Seleziona l’etichetta Facebook
Se l’etichetta non esiste ancora, puoi crearla cliccando su Add New Tag.
L’etichetta può essere utilizzata per diverse attività (Identificazione della provenienza, Filtraggio dei contatti, Avvio di automazioni ecc.)
5. Inserisci il lead nella pipeline
Aggiungi l’azione Create Opportunity.
Questa azione crea automaticamente un’opportunità commerciale associata al nuovo contatto.
Configura quindi la pipeline e lo stage.
Configura il nome dell’opportunità
È consigliabile utilizzare un nome che permetta al commerciale di riconoscere subito il contatto.
Una struttura utile è Nome e cognome (Contact Full Name) – Numero di telefono (Contact Phone).
Il risultato sarà simile a: Pasquale Di Lorenzo – 3331234567
In questo modo il commerciale potrà visualizzare immediatamente nome e numero del lead direttamente nella pipeline, senza aprire l’opportunità.
6. Invia una notifica interna al commerciale
Aggiungi l’azione Send Internal Notification.
Questa funzione permette di avvisare immediatamente il commerciale dell’arrivo di un nuovo lead.
La notifica può essere inviata attraverso diversi canali (Email/SMS/WhatsApp)
7. Invia un messaggio automatico al lead
Aggiungi l’azione relativa al canale che vuoi utilizzare.
Puoi scegliere tra:
Send SMS -> WhatsApp QR Code
WhatsApp -> WhatsApp API
Send Email
Esempio di messaggio:
Ciao {{contact.first_name}}, grazie per aver compilato il modulo.
Abbiamo ricevuto la tua richiesta e verrai ricontattato al più presto da un nostro consulente.
Puoi adattare il messaggio al servizio promosso.
Esempio:
Ciao {{contact.first_name}}, grazie per aver richiesto maggiori informazioni su [nome del servizio].
Un nostro consulente ti contatterà a breve per rispondere alle tue domande.
8. Crea un’attività per il commerciale
Aggiungi l’azione Add Task.
La task serve a ricordare al commerciale di contattare il nuovo lead.
Configura l’attività in questo modo:
Chiamare {{contact.full_name}} – {{contact.phone}}
Nuovo lead Facebook da contattare
User Assigned to the Contact
Entro un’ora, entro la giornata o il giorno successivo
9. Attendi la risposta del contatto
Aggiungi l’azione Wait.
Nel tipo di attesa seleziona Contact Reply.
Non utilizzare Time Delay, perché il workflow deve attendere la risposta a uno specifico messaggio.
Configura l’attesa in questo modo:
Wait For | Contact Reply |
Reply To | Invia messaggio di benvenuto al lead |
Timeout | 12 ore |
Il workflow creerà due percorsi differenti.
Il contatto risponde entro 12 ore | Il commerciale riceve una notifica |
Il contatto non risponde entro 12 ore | Parte il primo follow-up |
10. Gestisci il lead che risponde
Nel percorso dedicato alla risposta, aggiungi l’azione Send Internal Notification.
Esempio di messaggio:
{{contact.full_name}} ha risposto al messaggio automatico.
Telefono {{contact.phone}}
11. Gestisci il lead che non risponde
Nel percorso dedicato alla mancata risposta, aggiungi una nuova azione di messaggistica.
Puoi copiare il messaggio precedente cliccando sui tre pallini e selezionando Copy Action.
Esempio di messaggio:
Ciao {{contact.first_name}}, hai ricevuto il mio messaggio?
Ti contatto in merito alla richiesta che hai inviato tramite Facebook. Quando possiamo sentirci?
Il messaggio deve essere breve e facile da comprendere.
Puoi anche personalizzarlo in base alle informazioni raccolte nel modulo.
Esempio:
Ciao {{contact.first_name}}, hai indicato che preferisci essere contattato nel pomeriggio. Quale orario sarebbe più comodo per te?
12. Crea un secondo follow-up
Dopo il primo follow-up, aggiungi nuovamente l’azione Wait.
Seleziona ancora Contact Reply e configura l’attesa (es. 12h)
Anche in questo caso si creeranno due percorsi.
Il contatto risponde | Invia una notifica interna al commerciale |
Il contatto non risponde | Invia un secondo follow-up |
Esempio di secondo follow-up:
Ciao {{contact.first_name}}, provo a ricontattarti un’ultima volta in merito alla tua richiesta.
Puoi rispondere direttamente a questo messaggio indicando quando preferisci essere chiamato.
È possibile aggiungere altri messaggi, ma è consigliabile evitare comunicazioni troppo ravvicinate o insistenti.
13. Aggiungi eventuali azioni successive
Il workflow può essere ulteriormente personalizzato (es. Spostamento nella pipeline, Invio del calendario, Aggiunta di un tag ecc.)
Struttura completa del workflow
Ordine | Passaggio |
|---|---|
1 | Il contatto compila il modulo Facebook |
2 | Il lead viene assegnato a un utente |
3 | Viene aggiunto il tag Facebook |
4 | Viene creata l’opportunità nella pipeline |
5 | Il commerciale riceve una notifica |
6 | Il lead riceve il messaggio di benvenuto |
7 | Viene creata una task di chiamata |
8 | Il workflow attende una risposta per 12 ore |
9A | Se il lead risponde, il commerciale riceve una notifica |
9B | Se il lead non risponde, parte il primo follow-up |
10 | Il workflow attende una nuova risposta |
11A | Se il lead risponde, viene avvisato il commerciale |
11B | Se il lead non risponde, parte il secondo follow-up |
Controlli finali
Prima di attivare il workflow, verifica tutti gli elementi.
Assegna sempre un nome chiaro a ogni azione, così da comprendere il funzionamento del workflow senza dover aprire ogni singolo passaggio.
Attiva e testa il workflow