In questo video Andrea, Responsabile di Squadd, ti spiega come con Squadd/GoHighLevel puoi procedurizzare il tuo flusso di lavoro, andando ad automatizzare task ripetitive come WhatsApp ai clienti, assegnazione di attività, email e promemoria:
Questo permetterà alla tua azienda di risparmiare tantissimo tempo in azioni ripetitive, e controllare che ogni procedura venga svolta senza dimenticanze o ritardi!
Partiamo dalle basi:
Cos'è una Pipeline?
Una pipeline è una rappresentazione visiva del processo che un contatto deve attraversare per arrivare da un punto A a un punto B.
In pratica, permette di trasformare il tuo processo commerciale o operativo in una serie di fasi chiare e facilmente gestibili.
Per esempio, nel caso di uno studio dentistico:
Nuovo Lead → Prima chiamata → Seconda chiamata → Prima visita fissata → Prima visita eseguita → Cliente acquisito
Una pipeline non deve essere utilizzata solamente per le vendite.
Puoi crearne una per:
acquisizione clienti;
gestione dei nuovi clienti;
appuntamenti;
rinnovi;
assistenza;
specifici servizi;
processi interni.
L'obiettivo è semplice:
Trasformare il tuo processo di lavoro in un sistema che ti ricorda cosa fare e automatizza ciò che può essere automatizzato.
Prima di creare una Pipeline
Prima di aprire GoHighLevel/Squadd, devi identificare il processo che vuoi gestire.
Chiediti:
Da dove arriva il contatto?
Qual è il primo passo?
Cosa succede se non risponde?
Cosa succede se risponde?
Qual è il risultato che voglio ottenere?
Cosa succede dopo che diventa cliente?
Esempio
Per uno studio dentistico che genera pazienti tramite advertising:
Facebook Lead → Chiamata → Appuntamento → Prima visita → Trattamento
A questo punto puoi trasformare ogni passaggio in una fase della pipeline.
Creare la Pipeline
Vai nella sezionePipeline
Vai su Crea nuova Pipeline
Nel nostro esempio possiamo chiamarla Acquisizione PazientiUna possibile struttura è:
Fase | Significato |
|---|---|
Nuovo Lead | Il contatto ha lasciato i suoi dati |
Prima chiamata NR | Prima chiamata senza risposta |
Seconda chiamata NR | Seconda chiamata senza risposta |
Terza chiamata NR | Terza chiamata senza risposta |
Prima visita fissata | Appuntamento prenotato |
Prima visita eseguita | Il paziente si è presentato |
Cliente acquisito | Il lead è diventato cliente |
In aggiunta abbiamo gli stati:
Vinto
Perso
Puoi anche personalizzare i colori delle varie fasi per rendere la pipeline più leggibile.
Far entrare automaticamente i Lead nella Pipeline
Una delle automazioni più importanti è quella che permette di inserire automaticamente i nuovi lead nella pipeline.
Per esempio, se utilizzi Facebook Lead Ads:
Trigger: Facebook Lead Form Submitted
Azione: Create Opportunity nella pipeline "Acquisizione Pazienti"
Come nome dell'opportunità puoi utilizzare:
Nome + Cognome del contatto
Puoi anche aggiungere informazioni utili, come fonte del lead, campagna, offerta, servizio richiesto.
Questo è particolarmente utile quando utilizzi più campagne contemporaneamente.
Esempio
Un contatto potrebbe avere:
Nome: Mario Rossi
Fonte: Facebook
Offerta: Prima visita + igiene
In questo modo il commerciale sa immediatamente perché quella persona ha lasciato i propri dati.
Assegnare automaticamente il Lead a un commerciale
Quando arriva un nuovo lead, non basta inserirlo nella pipeline.
È importante anche assegnarlo alla persona che dovrà gestirlo.
Puoi creare un'automazione:
Trigger: Opportunità Creata
Azioni:
assegna il contatto a un commerciale (Assign to User);
crea una task (Create Task) e assegna la task al commerciale.
Esempio di task
"Chiama Mario Rossi"
Scadenza:
Domani alle 14:00
In questo modo il commerciale non deve ricordarsi manualmente di richiamare il lead.
Utilizzare le Task
Le task servono per trasformare le attività che normalmente rischiano di essere dimenticate in azioni concrete da eseguire.
Puoi creare task per:
chiamare un cliente;
richiamare un lead;
inviare un preventivo;
controllare un pagamento;
ricontattare un cliente;
fare un follow-up.
La vera forza delle task arriva quando vengono create automaticamente dalle automazioni.
Creare notifiche automatiche
Puoi fare in modo che il commerciale venga avvisato quando riceve una nuova task.
Per esempio:
Trigger: task assegnata
Azione: invia notifica interna (Send Internal Notification).
Il messaggio potrebbe essere:
Hai ricevuto una nuova task. Vai nelle opportunità per visualizzarla.
La notifica può anche essere collegata direttamente alla sezione interessata.
A seconda della configurazione, puoi utilizzare diversi canali, come email, SMS o WhatsApp.
Cosa succede quando una Task scade?
Puoi creare un'altra automazione per controllare le task non completate.
Trigger: promemoria/scadenza attività
Azione: invia una notifica.
Per esempio:
⚠️ La task "Chiama Mario Rossi" è scaduta.
Puoi notificare:
il commerciale responsabile;
un supervisore;
il titolare.
Questo permette al responsabile di sapere immediatamente se alcune attività importanti non vengono completate.
Gestire i Lead che non rispondono
Questo è uno degli utilizzi più interessanti delle pipeline.
Immaginiamo che un lead non risponda alla prima chiamata.
Lo sposti nella fase NR1 – Prima chiamata non risposta
A questo punto GoHighLevel/Squadd può fare automaticamente due cose:
1. Inviare un messaggio
Per esempio:
Ciao {{nome}}, ho provato a chiamarti per approfondire la tua richiesta. Quando sei disponibile per sentirci?
2. Creare una nuova task
"Richiama {{nome}} per la seconda volta"
Con una determinata scadenza.
Quindi il processo diventa NR1 → Messaggio automatico → Task seconda chiamata
Puoi replicare lo stesso sistema per NR2 → Terza chiamata
e così via!
Collegare gli Appuntamenti alla Pipeline
Una delle cose più utili è evitare di spostare manualmente i contatti ogni volta che prenotano un appuntamento.
Puoi collegare il calendario alle automazioni.
Esempio
Crei un calendario Prima Visita
Quando un contatto prenota un appuntamento:
Trigger: appuntamento confermato
Azioni:
trova l'opportunità del contatto;
aggiorna l'opportunità;
sposta il contatto nella fase Prima visita fissata;
invia un messaggio di conferma.
Messaggio automatico di conferma
Puoi utilizzare i dati dell'appuntamento per creare un messaggio personalizzato.
Per esempio:
Ciao {{nome}}, ti confermiamo la tua prima visita presso il nostro studio.
L'appuntamento è fissato per {{data}} alle {{ora}}.
Ti aspettiamo presso {{indirizzo}}.
Ricordati di portare con te i documenti necessari.
In questo modo il cliente riceve tutte le informazioni senza che la segreteria debba inviarle manualmente.
Automatizzare i promemoria
Una volta fissato l'appuntamento, puoi creare una sequenza automatica di reminder.
Per esempio:
3 giorni prima → Promemoria
1 giorno prima → Conferma
2 ore prima → Ultimo promemoria
Questo aiuta a ridurre i no-show, cioè le persone che prenotano ma non si presentano.
Quando la visita è stata effettuata
Quando il paziente si presenta, puoi decidere se aggiornare la pipeline:
Manualmente | Automaticamente |
|---|---|
L'operatore sposta il contatto su: Prima visita eseguita | Puoi utilizzare lo stato dell'appuntamento: Trigger: appuntamento → Presentato Azione: sposta opportunità → Prima visita eseguita |
La gestione manuale può essere preferibile quando vuoi avere la certezza che la visita sia stata effettivamente effettuata.
Follow-up dopo la visita
Una volta terminata la visita, puoi far partire automaticamente un follow-up.
Per esempio:
Trigger: Prima visita eseguita
Azioni:
sposta il contatto nella fase corretta;
invia un messaggio di ringraziamento;
attendi 3 giorni;
crea una task per il commerciale.
Task:
"Richiama Mario Rossi – Follow-up prima visita"
In questo modo il commerciale può:
chiedere come è andata;
raccogliere feedback;
rispondere a eventuali dubbi;
proporre il servizio successivo.
Gestire i Lead Persi
Non tutti i lead diventeranno clienti.
Quando un'opportunità viene persa, è importante registrare il motivo della perdita.
Puoi creare dei motivi personalizzati, ad esempio:
Troppo caro;
Non interessato;
Mai risposto;
Scelto competitor;
Fuori zona;
Altro.
Per configurarli puoi utilizzare i campi personalizzati delle opportunità.
Questo dato diventa molto importante per capire perché stai perdendo clienti.
Cosa fare con un Lead Perso?
Un lead perso non deve necessariamente essere eliminato.
Puoi creare un'automazione:
Trigger: opportunità → Persa
Filtro: motivo della perdita
Azioni:
assegna un tag;
inserisci il contatto in una lista;
avvia eventuali comunicazioni;
crea una task futura per ricontattarlo.
Esempio:
Un lead viene perso perché:
"Mai risposto"
GoHighLevel/Squadd può automaticamente applicare:
Tag → Perso – Mai risposto
In questo modo puoi creare successivamente una lista di tutti i contatti che non hanno risposto.
Riattivare i Lead Persi
Una volta raccolti i lead persi, puoi provare a recuperarli.
Per esempio:
Giorno 0 → Email
+7 giorni → Email
+14 giorni → Email
+60 giorni → Task per il commerciale
L'obiettivo è rimanere nella mente del potenziale cliente e verificare se la situazione è cambiata.
Importante
Se hai un team marketing, spesso è meglio taggare il contatto e lasciare che sia il marketing a gestire le comunicazioni.
In questo modo le newsletter possono essere aggiornate e adattate alle offerte e alle comunicazioni del momento.
Gestire i Lead Vinti
Quando un lead diventa cliente, puoi utilizzare lo stato Vinto
A quel punto puoi creare un'automazione che:
applica il tag Cliente;
sposta l'opportunità nella fase Cliente acquisito;
avvia il processo successivo.
Ed è proprio qui che le pipeline diventano ancora più potenti.
Creare Pipeline specifiche per i Servizi
Immaginiamo che lo studio dentistico offra:
Implantologia;
Faccette dentali;
Invisalign;
altri trattamenti.
Dopo la prima visita potresti scoprire che il paziente è interessato all'implantologia.
A questo punto non avrebbe senso continuare a gestirlo solamente nella pipeline generica di acquisizione.
Puoi creare una pipeline specifica:
Pipeline Implantologia
Prima visita → Preventivo inviato → Preventivo accettato → Documentazione → Appuntamento → Intervento
E un'altra:
Pipeline Faccette
Prima visita → Preventivo inviato → Preventivo accettato → Documentazione → Preparazione → Installazione
Come spostare automaticamente il cliente nella Pipeline corretta
Per farlo puoi utilizzare un campo personalizzato dell'opportunità.
Creiamo:
Servizio scelto
Con valori come:
Implantologia;
Faccette dentali;
Invisalign.
Quando il cliente diventa acquisito, l'automazione controlla il valore di questo campo.
Se:
Servizio scelto = Implantologia → crea opportunità nella pipeline Implantologia
Se:
Servizio scelto = Faccette dentali → crea opportunità nella pipeline Faccette
In questo modo il cliente viene automaticamente inserito nel processo corretto.
La struttura completa
Alla fine possiamo avere un sistema simile a questo:
Pipeline Acquisizione
Nuovo Lead
↓
Prima chiamata
↓
NR1 → messaggio + task
↓
NR2 → messaggio + task
↓
NR3
↓
Prima visita fissata
↓
Prima visita eseguita
↓
Cliente acquisito
Da qui:
Se il lead è perso
Perso
↓
Motivo della perdita
↓
Tag automatico
↓
Follow-up / Newsletter
↓
Richiamo futuro
Se il lead è vinto
Vinto
↓
Tag Cliente
↓
Servizio scelto
↓
Pipeline specifica
Controllare tutto dalle Dashboard
Una volta costruite le pipeline, è importante monitorare i risultati.
Le dashboard ti permettono di capire:
quanti lead stanno entrando;
quanti vengono contattati;
quanti fissano un appuntamento;
quanti si presentano;
quanti diventano clienti;
quanti vengono persi;
dove si bloccano i lead;
quali processi stanno funzionando meglio.
Questo ti permette di capire dove si stanno perdendo opportunità e denaro.
La regola più importante
Quando costruisci una pipeline, non devi chiederti solamente:
"Quali colonne devo creare?"
Devi chiederti:
"Cosa deve succedere automaticamente ogni volta che un contatto entra in questa fase?"
Per ogni fase prova quindi a definire:
1. Cosa deve succedere?
2. Chi deve farlo?
3. Entro quando?
4. Cosa succede se non viene fatto?
5. Quale messaggio può essere automatizzato?
6. Quale fase deve essere aggiornata dopo l'azione?
Se rispondi a queste domande, puoi trasformare praticamente qualsiasi processo aziendale in un sistema automatizzato.
Checklist finale
Prima di considerare completata una pipeline, verifica di avere:
Definito tutte le fasi del processo
Collegato le fonti dei lead
Creato l'automazione per i nuovi lead
Assegnato automaticamente i lead ai responsabili
Creato le task di follow-up
Impostato le notifiche
Gestito i lead che non rispondono
Collegato calendario e pipeline
Creato i reminder degli appuntamenti
Gestito gli appuntamenti completati
Creato il follow-up post-appuntamento
Definito i motivi di perdita
Automatizzato la gestione dei lead persi
Creato il processo per i lead vinti
Creato eventuali pipeline specifiche per servizio
Collegato dashboard e report
In sintesi
Una pipeline ben costruita non serve semplicemente a vedere dove si trova un cliente.
Serve a creare un vero e proprio sistema operativo per il processo commerciale:
il lead entra → il sistema assegna → ricorda → notifica → comunica → aggiorna la pipeline → gestisce il follow-up → registra il risultato → avvia il processo successivo.
Ed è proprio questo il punto centrale della guida: automatizzare tutto ciò che può essere automatizzato e trasformare in task tutto ciò che richiede ancora l'intervento umano.