In questa guida vedremo come collegare il tuo account Gmail (o Outlook) a Squadd attraverso la funzione Email Two-Way Sync, ovvero la sincronizzazione bidirezionale delle email.
Questa funzione permette di inviare, ricevere e tenere traccia delle email direttamente dal CRM, mantenendo allineate le conversazioni tra Squadd e la tua casella di posta personale.
Che cos’è la sincronizzazione bidirezionale?
La sincronizzazione bidirezionale mantiene aggiornate le conversazioni email su entrambe le piattaforme.
Quando la sincronizzazione è attiva:
le email individuali inviate da Squadd vengono visualizzate anche nella cartella “Posta inviata” di Gmail o Outlook;
le risposte ricevute nella casella email vengono mostrate anche nella sezione Conversazioni di Squadd;
le email inviate dalla casella personale all’interno di una conversazione sincronizzata vengono registrate nel CRM;
tutte le risposte successive appartenenti allo stesso thread rimangono sincronizzate.
La funzione è configurata a livello di singolo utente.
Il collegamento effettuato da un membro del team non modifica quindi le impostazioni degli altri utenti presenti nello stesso account Squadd.
1. Accedi alle impostazioni
Vai su:
Impostazioni
Il mio profilo (Se non visualizzi la sezione “Il mio profilo”, verifica di essere stato aggiunto come utente all’account Squadd che stai utilizzando.)
Scorri la pagina fino a trovare Email – Sincronizzazione bidirezionale
2. Seleziona Gmail
Nella sezione dedicata alla sincronizzazione email:
Seleziona Gmail.
Clicca su Connect.
Seleziona l’account Gmail che desideri collegare.
Se l’account non è già presente nel browser, inserisci le credenziali di accesso.
Clicca su Continua.
Accetta tutti i permessi richiesti.
Clicca nuovamente su Continua.
Al termine della procedura, il tuo indirizzo Gmail verrà mostrato come collegato nella sezione Email – Sincronizzazione bidirezionale.
È importante autorizzare tutti i permessi richiesti. In caso contrario, la sincronizzazione potrebbe non funzionare correttamente.
Come funziona la sincronizzazione con Gmail
La sincronizzazione tra Gmail e Squadd può iniziare in due modi.
1. Invio di un’email da Squadd
Puoi inviare un’email individuale a un contatto direttamente dal CRM.
Il primo messaggio avvia la sincronizzazione della conversazione.
Da quel momento:
l’email inviata apparirà anche nella cartella “Posta inviata” di Gmail;
le risposte del contatto verranno mostrate sia in Gmail sia su Squadd;
le successive email appartenenti allo stesso thread saranno sincronizzate tra entrambe le piattaforme.
2. Ricezione di un’email da un contatto già presente nel CRM
La sincronizzazione può iniziare anche quando un contatto invia direttamente un’email al tuo indirizzo Gmail.
Affinché il messaggio venga mostrato nella sezione Conversazioni di Squadd:
il contatto deve essere già presente nel CRM;
il contatto deve essere assegnato all’utente che ha collegato l’account Gmail.
Questa regola impedisce che le conversazioni vengano mostrate in account o aree di lavoro alle quali il contatto non appartiene.
Le email ricevute prima del collegamento dell’account Gmail non vengono importate retroattivamente.
Utilizzo dello stesso account Gmail su più account Squadd
Se lo stesso utente collega il medesimo account Gmail a diversi account o sub-account Squadd, un’email ricevuta da un contatto potrebbe inizialmente apparire nella sezione Conversazioni di più account.
Quando l’utente risponde da uno specifico account Squadd, la conversazione verrà mantenuta su quell’account e la sincronizzazione verrà interrotta nelle altre istanze.
L’assegnazione del contatto all’utente aiuta a indirizzare correttamente le conversazioni verso l’account appropriato.
Limiti di invio di Gmail
Google applica limiti giornalieri al numero di email che possono essere inviate da un account Gmail.
La documentazione di riferimento indica un limite di circa: 500 email individuali al giorno
Nota:
Il limite può variare in base al tipo di account Gmail, alle condizioni dell’account e alle policy applicate da Google.
Le email inviate oltre il limite giornaliero potrebbero non essere consegnate.
Questo limite riguarda principalmente le email individuali inviate attraverso l’account Gmail collegato. Le email massive e quelle inviate tramite workflow utilizzano invece il provider email configurato a livello dell’account Squadd.
Limite degli allegati su Gmail
La dimensione massima supportata per gli allegati sincronizzati tramite Gmail è 25 MB
Se l’allegato supera questo limite, il messaggio potrebbe non essere sincronizzato o inviato correttamente.
Email individuali, email massive e automazioni
La sincronizzazione bidirezionale viene utilizzata principalmente per le conversazioni individuali.
Email individuali
Quando un utente collega il proprio account Gmail, le email individuali inviate dal CRM utilizzano quell’indirizzo come mittente.
Le email vengono inviate direttamente attraverso Gmail e sono soggette ai limiti giornalieri applicati da Google.
Email massive
Le campagne massive continuano a utilizzare il provider email configurato a livello dell’account Squadd.
La sincronizzazione bidirezionale di Gmail o Outlook non modifica il funzionamento delle campagne massive.
Workflow e automazioni
Anche le email inviate automaticamente tramite workflow utilizzano il provider email configurato a livello dell’account.
Non vengono quindi inviate direttamente attraverso l’account Gmail personale collegato.
Questa configurazione permette di utilizzare Gmail per le conversazioni individuali senza consumare il limite giornaliero per campagne massive e automazioni.
Come collegare Outlook a Squadd
Per collegare un account Outlook:
Accedi a Impostazioni.
Entra nella sezione Il mio profilo.
Scorri fino a Email – Sincronizzazione bidirezionale.
Seleziona Outlook.
Clicca su Connect.
Inserisci le credenziali del tuo account Outlook.
Approva tutti i permessi richiesti.
Al termine della procedura, l’indirizzo Outlook collegato verrà mostrato nella sezione dedicata alla sincronizzazione.
Come funziona la sincronizzazione con Outlook
Con Outlook, la sincronizzazione viene avviata quando la prima email viene inviata dal CRM.
È quindi necessario:
aprire il contatto all’interno di Squadd;
inviare la prima email dal CRM;
attendere la risposta del contatto.
Dopo l’invio del primo messaggio, tutte le email successive appartenenti allo stesso thread saranno sincronizzate tra Squadd e Outlook.
Un thread iniziato direttamente da Outlook potrebbe invece non essere sincronizzato con il CRM.
Se l’account Outlook viene scollegato dopo l’avvio di una conversazione, i messaggi successivi smetteranno di sincronizzarsi.
Limiti degli allegati con Outlook
Per la sincronizzazione con Outlook sono supportati allegati fino a 3 MB
I principali formati supportati includono:
JPG e JPEG;
PNG;
MP4 e MPEG;
ZIP e RAR;
PDF;
DOC e DOCX;
TXT.
Un allegato superiore al limite potrebbe impedire la sincronizzazione dell’intero messaggio.
Come cambiare l’indirizzo email collegato
La funzione Update Email permette di sostituire l’indirizzo email collegato senza dover prima interrompere manualmente la connessione precedente.
Dopo l’aggiornamento:
le nuove email inviate dal CRM utilizzeranno il nuovo indirizzo;
i nuovi thread verranno sincronizzati con il nuovo account;
i messaggi successivi appartenenti ai vecchi thread potrebbero smettere di sincronizzarsi con l’indirizzo precedente.
Come scollegare l’account email
Per interrompere la sincronizzazione utilizza la funzione Disconnect Email
Dopo la disconnessione:
le nuove email non verranno più sincronizzate;
le conversazioni già presenti nel CRM non verranno eliminate;
la cronologia precedentemente sincronizzata rimarrà consultabile;
i nuovi messaggi inviati o ricevuti non verranno aggiunti automaticamente al CRM.
Se modifichi la password o le credenziali del tuo account Gmail o Outlook, Squadd potrebbe chiederti di effettuare nuovamente l’autenticazione.
Come utilizzare l’indirizzo CCN di Squadd
Squadd mette a disposizione un indirizzo CCN, chiamato anche BCC Address.
Puoi inserire questo indirizzo nel campo CC o CCN quando invii un’email direttamente da Gmail o Outlook.
In questo modo Squadd può:
creare o riconoscere il contatto;
registrare la conversazione nel CRM;
centralizzare la cronologia delle comunicazioni;
sincronizzare le future email ricevute da quel contatto.
Questa funzione è utile quando vuoi inviare un’email dalla tua casella personale e assicurarti che venga registrata anche su Squadd.
Domande frequenti
Le email ricevute da contatti già presenti vengono sincronizzate?
Sì. Le nuove email ricevute da contatti esistenti possono essere mostrate sia nella casella personale sia nella sezione Conversazioni di Squadd.
Per Gmail, il contatto deve essere già presente nel CRM e assegnato all’utente che ha collegato l’account.Le vecchie email vengono importate?
No. Le email ricevute o inviate prima dell’attivazione della sincronizzazione non vengono importate retroattivamente.
La sincronizzazione riguarda principalmente i nuovi messaggi e le conversazioni avviate dopo il collegamento.Scollegando l’account vengono eliminate le vecchie email?
No. Le email già sincronizzate rimangono salvate nel CRM.
Semplicemente, i nuovi messaggi non verranno più sincronizzati.Le email inviate da Squadd appaiono nella posta inviata?
Sì. Le email individuali inviate tramite l’account sincronizzato vengono visualizzate anche nella cartella “Posta inviata” di Gmail o Outlook.Le email inviate da Gmail appaiono su Squadd?
Sì, quando appartengono a una conversazione correttamente sincronizzata con un contatto presente nel CRM.
Con Gmail la sincronizzazione può iniziare anche da un’email ricevuta da un contatto esistente e assegnato all’utente.
Con Outlook è generalmente necessario che il primo messaggio sia stato inviato dal CRM.Cosa succede se un’email contiene più destinatari?
Quando sono presenti più destinatari principali, Squadd può associare il thread al primo contatto riconosciuto.
Le email successive della stessa conversazione verranno mostrate all’interno di quel thread.I destinatari in CC o CCN vengono creati automaticamente come contatti?
No. Gli indirizzi presenti in CC o CCN vengono mostrati nella conversazione, ma non vengono necessariamente creati come nuovi contatti.Cosa succede se un contatto scrive a un’altra persona mettendo in copia l’utente collegato?
Se il mittente è un contatto riconosciuto dal CRM, l’email può essere registrata nella sua conversazione, permettendo di conservare lo storico completo.Cosa succede quando inoltro un’email da Gmail?
Un’email inoltrata a un contatto esistente viene trattata come un messaggio inviato e può essere registrata nella conversazione relativa a quel contatto.Cosa succede se più contatti hanno lo stesso indirizzo email?
In presenza di duplicati, la conversazione potrebbe essere associata al primo contatto creato nel CRM con quell’indirizzo.
Per evitare errori di associazione, è consigliabile mantenere pulito il database ed eliminare eventuali contatti duplicati.
Per ottenere una sincronizzazione corretta, assicurati che i contatti siano presenti nel CRM, assegnati all’utente corretto e che tutti i permessi richiesti durante il collegamento siano stati autorizzati.