In questo tutorial vedrai come creare un calendario e impostarlo in Round Robin (o A rotazione) per la presa di appuntamenti.
Clicca su questa gif per aprire la guida interattiva che ti mostra passaggio per passaggio come creare il tuo calendario:
In alternativa, segui i passaggi scritti:
1- Clicca su "Calendari" dal menu laterale di sinistra.
2- Seleziona "Impostazioni del calendario".
3- Clicca su "Crea calendario".
4- Scegli la tipologia di calendario (es. prenotazione personale, a rotazione...).
Nota bene:
Ti consigliamo di creare un calendario per tipologia di evento.
Potrebbe essere comodo creare più calendari in base anche alla posizione dell'evento, ad esempio:
- Firma incarico in sede
- Firma incarico fuori sede
- Videochiamata
In questo modo puoi mandare comunicazioni personalizzate in base al luogo dell'evento o automatizzare l'invio del link della video chiamata.
5- Ti si aprirà un pop up per impostare il tuo nuovo calendario, ti verranno chiesti questi dettagli:
Nome del calendario
Membri del team: devi selezionare quale collaboratore sarà presente negli appuntamenti di questo calendario
Durata dell'incontro
Inserire un URL personalizzato
6- Clicca su "Conferma".
7- Ti si aprirà un altro pop up di conferma della creazione del tuo nuovo calendario, clicca su "Close".
8- Clicca sui 3 puntini a destra del calendario appena creato.
9- Clicca su "Modifica"/"Edit".
10- Puoi scegliere una foto profilo, un logo, per personalizzare la pagina che vedranno i tuoi clienti nel momento in cui prenotano l'appuntamento.
11- Rimanendo sempre nella pagina di modifica, clicca su "Disponibilità" nella barra di sinistra, vedrai queste impostazioni:
Qui puoi aggiungere degli slot personalizzati in base alle tue esigenze.
Se ad esempio vuoi aggiungere uno slot per la pausa pranzo, scorri fino alla tabella con i giorni settimana e i rispettivi orari, e clicca sul + > sul tasto "copia" > "Copia a tutti" così da replicare questa impostazione in tutti i giorni del calendario, altrimenti scegli i giorni in cui inserirla > "Applica".
Intervallo di incontro: Qui puoi scegliere in base a ogni quanto tempo sono prenotabili gli appuntamenti, ad esempio:
Se imposti ogni 30 minuti ti darà disponibilità come h.10:00, h.10:30, h11:00 ecc.
Se imposti ogni 15 minuti ti darà disponibilità come h.10:00, h.10:15, h10:30 ecc.
E così via
Durata dell'incontro: La durata che imposti qui sarà la stessa per tutti gli appuntamenti di questo calendario.
Preavviso minimo di programmazione: Qui puoi impostare un minimo di tempo per rendere disponibile questo calendario per la prenotazione degli appuntamenti, quindi ad esempio se viene impostato "1 giorno", le prime disponibilità saranno a distanza di un giorno dal momento che stai prenotando.
Intervallo di date: Qui puoi impostare per quanto tempo sono visibili le disponibilità del tuo calendario. Quindi ad esempio, se viene impostato un intervallo di 7 giorni, le disponibilità del calendario saranno visibili per 7 giorni e così via.
Numero massimo di prenotazioni al giorno: Qui puoi impostare un limite di quanti appuntamenti possono essere prenotati in un giorno. Quindi ad esempio, se imposti 2, ti permetterà di fissare solamente 2 appuntamenti e poi non mostrerà altre disponibilità.
Numero massimo di prenotazioni per fascia oraria (per utente): Quest'impostazione fa riferimento al numero di clienti che può prenotare un appuntamento nello stesso slot, per non creare conflitti noi consigliamo di lasciare il valore sempre ad 1.
Tempo di pre-buffer: Se hai bisogno di spostarti, prepararti tra un appuntamento e l'altro, puoi utilizzare quest'impostazione per inserire un intervallo di tempo tra essi. Quindi ad esempio, se un appuntamento è prenotato alle 15:00 e il “pre-buffer” è impostato a 30 minuti, le disponibilità successive inizieranno a partire dalle 16:30 (30 minuti dopo la fine dell’appuntamento) e così via.
Tempo di post-buffer: Quest'impostazione segue la stessa logica del pre-buffer, ma fa riferimento alla fine dell'appuntamento.
13- Rimanendo sempre nella pagina di modifica, clicca su "Moduli e pagamento" nella barra di sinistra, vedrai l'impostazione "Seleziona modulo": Qui puoi scegliere il modulo che compileranno i clienti tramite il link inserendo le informazioni che ti servono.
Le informazioni di base che vengono richieste sono Nome, Cognome, Recapito, Mail, ma con un modulo personalizzato puoi aggiungere le informazioni che desideri.
14- Rimanendo sempre nella pagina di modifica, clicca su "Personalizzazioni" nella barra di sinistra, qui potrai personalizzare a tuo piacimento la pagina di prenotazione del tuo calendario.
15- Clicca su "Salva" !
Nota bene:
Per la prenotazione all'interno di un opportunità/contatto
Se hai scelto il calendario "A rotazione" (Round Robin), avrai due opzioni nella prenotazione dell'appuntamento verso un cliente:
Apri un'opportunità e vai su "Prenota/Aggiorna appuntamento" nella barra di sinistra.
Qui potrai scegliere tra:
A rotazione: Ti permette di fissare un appuntamento con un membro del team casuale.
Seleziona membro del team: Puoi scegliere quale membro del team sarà presente all'appuntamento. Verrà aggiunto al Google Calendar dell'utente o altri calendari (se collegati correttamente).
Per condividere il link del calendario puoi farlo tramite le "Impostazioni del calendario", successivamente individua il calendario che vuoi condividere e clicca sui tre puntini laterali di destra. Clicca su "Share" (Condividi) e copia il link da condividere.
Con questo tutorial hai imparato come creare un calendario su Squadd, speriamo sia stato utile!