Questo articolo fornisce una guida completa alla modifica delle prenotazioni nel modulo Affitti. Spiega come accedere alla schermata Modifica prenotazione, comprendere cosa include ogni sezione, gestire pagamenti e fatture e aggiornare efficacemente gli stati delle prenotazioni. L'obiettivo è aiutarti a navigare con sicurezza la schermata e mantenere record accurati e aggiornati per ogni prenotazione.
INDICE
- Panoramica della modifica di una prenotazione
- Come modificare una prenotazione
- Comprendere la schermata Modifica prenotazione
- Gestione degli stati
- Comportamenti chiave
- Domande frequenti
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Panoramica della modifica di una prenotazione
La pagina Modifica prenotazione consente agli amministratori di modificare le prenotazioni esistenti, gestire i pagamenti e apportare modifiche post-creazione. Fornisce visibilità completa su ogni aspetto di una prenotazione—dettagli cliente, annunci, fatture, transazioni e stati delle prenotazioni—tutto in un unico posto centralizzato.
Da questa pagina puoi:
Aggiungere, aggiornare o rimuovere annunci e regolare le durate o le quantità di affitto.
Gestire pagamenti, depositi cauzionali e fatture.
Rivedere tutte le transazioni finanziarie e i riepiloghi dei pagamenti.
Modificare gli stati delle prenotazioni e degli annunci o annullare completamente le prenotazioni.
Questa funzionalità garantisce che tu possa aggiornare le prenotazioni secondo le necessità mantenendo l'integrità dei dati e l'accuratezza finanziaria.
Vantaggi principali della modifica di una prenotazione di affitto
Pianificazione flessibile: Gli amministratori possono impostare inizi/fine personalizzati quando necessario, anche se i selettori di tempo pubblici sono disabilitati.
Prevenzione dei conflitti: Buffer e inventario sono sempre applicati in modo che le modifiche non possano creare sovrapposizioni.
Gestione finanziaria trasparente: Riepilogo dei pagamenti, Fatture e Transazioni mostrano esattamente cosa è cambiato e cosa rimane dovuto.
Controllo del deposito: Supporta depositi Raccogli anticipatamente o Carta in archivio e addebita/rimborsa secondo necessità.
Precisione multi-annuncio: Modifica un annuncio in una prenotazione multi-annuncio senza interrompere gli altri.
Visibilità immediata: Visualizza i risultati istantaneamente nella Vista elenco appuntamenti e Vista calendario dopo il salvataggio.
Come modificare una prenotazione
Nota: Ogni riga nella Vista appuntamenti rappresenta un singolo annuncio sotto una prenotazione. La modifica di qualsiasi riga apre l'intera prenotazione, inclusi tutti gli annunci, i pagamenti e i dettagli delle transazioni.
Accedi a Calendari → Vista elenco appuntamenti.
Seleziona Affitti dal menu a discesa.
Individua la prenotazione che desideri modificare e fai clic sull'icona Modifica (Matita) nella colonna Azioni.
Comprendere la schermata Modifica prenotazione
Quando apri una prenotazione, la pagina è divisa in diverse sezioni progettate per aiutarti a gestire in modo efficiente diversi aspetti della prenotazione:
Riepilogo prenotazione – Mostra identificatori di prenotazione, stato, stato del pagamento e date di affitto.
Informazioni cliente – Mostra i dettagli di contatto del cliente collegati alla prenotazione.
Annunci – Elenca tutti gli articoli in affitto inclusi nella prenotazione con campi modificabili.
Note interne - Elenca tutte le note interne aggiunte per la prenotazione con la possibilità di aggiungerne altre.
Riepilogo pagamenti, Fatture e Transazioni – Fornisce panoramiche finanziarie, incluse fatture e cronologia dei pagamenti.
Azioni prenotazione – Consente la gestione dello stato e del pagamento.
Gestione degli stati – Spiega come gli stati di prenotazione e annuncio interagiscono.
Ogni sezione seguente spiega in dettaglio questi elementi, insieme a esempi pratici e note.
Riepilogo prenotazione
Il Riepilogo prenotazione fornisce uno scatto rapido dei dettagli chiave della prenotazione in cima alla pagina. Ti aiuta a comprendere la prenotazione a colpo d'occhio prima di apportare modifiche.
I dettagli includono:
Informazioni di contatto – Mostra il nome del contatto che ha effettuato la prenotazione. Puoi anche passare il mouse sul suggerimento accanto per controllare il source della prenotazione (da dove la prenotazione ha avuto origine (ad es., Pagina calendari, Pagina prenotazione)) e da chi è stata prenotata.
ID prenotazione – Un identificatore univoco utilizzato per tracciare la prenotazione.
Stato – Lo stato attuale della prenotazione (Non confermato, Prenotato, Attivo, Completato, Parziale o Annullato).
Stato pagamento – Il progresso di pagamento complessivo (In sospeso, Pagato parzialmente o Pagato).
Fonte prenotazione – La source da dove la prenotazione è stata effettuata (ad es., pagina Calendari, pagina Prenotazione, ecc.)
Data e ora di inizio – Mostra l'ora di inizio più recente tra tutti gli annunci nella prenotazione.
Data e ora di fine – Mostra l'ora di fine più recente tra tutti gli annunci.
Fuso orario – Visualizza il Fuso orario aziendale configurato in Impostazioni globali → Prenotazione
Suggerimento: Utilizza il riepilogo prenotazione per una rapida chiarezza sulla cronologia della prenotazione, il progresso del pagamento e la source prima di approfondire le modifiche dettagliate.
Annunci
Ogni annuncio nella prenotazione viene visualizzato qui con i suoi dettagli e campi modificabili.
Per ogni annuncio nella prenotazione, puoi:
Aggiornare la quantità.
Regolare le date o gli orari di inizio e fine.
Visualizzare il prezzo totale per quell'annuncio.
Visualizzare il deposito cauzionale associato a quell'annuncio.
Controlli disponibili:
+ Nuovo annuncio – Aggiungi nuovi annunci alla prenotazione.
- Elimina – Rimuovi annunci dalla prenotazione.
Nota: Durante la modifica, puoi ignorare le restrizioni standard come orari di funzionamento, durate fisse e finestre di prenotazione. Tuttavia, i buffer pre e post si applicano ancora per garantire l'accuratezza della pianificazione e prevenire sovrapposizioni.Importante: Durante l'aggiornamento o l'aggiunta di nuovi annunci alla prenotazione, l'inventario deve essere disponibile per la durata del tempo per poter essere selezionabile.
Riepilogo pagamenti
Il Riepilogo pagamenti fornisce una panoramica dello stato finanziario della prenotazione. Mostra totali, pagamenti raccolti, saldi in sospeso e come vengono gestiti i depositi.
Dettagli visualizzati:
Subtotale affitto – Il valore combinato di tutti gli annunci.
Tasse - Le tasse associate agli annunci (se applicabile).
Deposito cauzionale – Deposito cauzionale totale applicabile per la prenotazione. Questo può essere una parte dell'importo totale da raccogliere in anticipo o un'intimazione di ciò che può essere addebitato in caso di danni/violazione dei termini in seguito (in caso la modalità del deposito cauzionale sia impostata su carta in archivio).
Deposito cauzionale addebitato – Questo appare nel caso i Depositi cauzionali siano abilitati e impostati su Carta in archivio dopo l'addebito manuale di un deposito. Trasmette il deposito cauzionale che è stato addebitato per la prenotazione.
Importo totale - Importo finale da raccogliere incluso qualsiasi deposito cauzionale e altre spese secondo necessità.
Pagato – Importo totale raccolto finora.
Dovuto oggi – Importo rimanente da raccogliere.
Deposito cauzionale - Raccogli politica anticipata: Il deposito è automaticamente incluso nel Subtotale. Deposito cauzionale - Politica Carta in archivio: Il deposito appare nei totali solo dopo l'addebito manuale.
Questa sezione aiuta a tracciare il progresso del pagamento e i saldi in sospeso a colpo d'occhio.
Fatture
Le fatture vengono create automaticamente per ogni prenotazione e forniscono un record trasparente e dettagliato di addebiti, pagamenti e rettifiche. Garantiscono che sia i clienti che gli amministratori dispongano di documentazione finanziaria trasparente per ogni prenotazione.
Come funzionano le fatture:
Ogni prenotazione genera automaticamente la sua prima fattura al momento della creazione. Le modifiche successive, i pagamenti o gli addebiti si riflettono nella stessa fattura.
La fattura riflette gli annunci e eventuali depositi cauzionali collegati alla prenotazione.
Transazioni
La sezione Transazioni elenca tutte le azioni monetarie relative alla prenotazione. Fornisce trasparenza e tracciabilità per ogni pagamento, deposito e rimborso.
Ogni transazione include:
Data e ora – Quando è avvenuta la transazione.
Importo – Il valore addebitato, pagato o rimborsato.
Stato – Indica se la transazione è riuscita, fallita o è stata rimborsata.
I rimborsi devono essere elaborati manualmente da Pagamenti → Transazioni e si rifletteranno qui una volta registrati. I record delle transazioni garantiscono visibilità completa di tutti i movimenti finanziari relativi alla prenotazione.
Note interne
In fondo alla colonna destra, troverai la sezione Note interne. Questa area visualizza tutte le note interne precedentemente aggiunte relative alla prenotazione e consente agli amministratori di aggiungerne di nuove.
Visualizza note: Scorri attraverso tutte le note interne esistenti per il contesto o il riferimento. Ogni nota mostra chi l'ha aggiunta e quando.
Modifica o Elimina: Le note interne possono essere modificate per eventuali modifiche ed eliminate nel caso non fossero necessarie.
Aggiungi nuova nota: Fai clic su Aggiungi nota interna per registrare aggiornamenti, promemoria o dettagli. Queste note non compaiono su pagine rivolte ai clienti o su fatture
Suggerimento: Le note interne sono utili per tracciare circostanze speciali, follow-up o istruzioni per il tuo team.
Azioni prenotazione
Gli amministratori possono utilizzare i pulsanti di azione per aggiornare gli stati delle prenotazioni e gestire i pagamenti direttamente dalla pagina Modifica prenotazione.
Azioni di stato
Segna come confermato – Appare solo quando la prenotazione è Non confermata. Imposta tutti gli annunci su Prenotato.
Segna come prenotato / Attivo / Completato – Apre una finestra modale in cui puoi selezionare quali annunci aggiornare lo stato per.
⋯ (Menu Altro) – Include:
Ripristina a Non confermato – Imposta l'intera prenotazione (e tutti gli annunci) su Non confermato.
Annulla prenotazione – Annulla la prenotazione e tutti gli annunci sottostanti.
Azioni di pagamento
Raccogli pagamento – Apre una finestra modale di pagamento per raccogliere pagamenti online o registrare pagamenti manuali.
Addebita deposito cauzionale – Disponibile solo quando il Deposito cauzionale è abilitato e impostato su Carta in archivio. Consente l'addebito manuale del deposito, aggiungendo l'importo come Deposito cauzionale addebitato nei totali e nelle fatture.
Gestione degli stati
Gli stati rappresentano dove una prenotazione o un annuncio si trova nel processo di affitto.
Stati a livello di annuncio
Ogni annuncio deve essere aggiornato manualmente man mano che progredisce.
Non confermato – Indica che la prenotazione è stata creata ma non confermata.
Prenotato – Confermato e pronto per iniziare.
Attivo – Attualmente in corso.
Completato – Completato con successo.
Annullato – Impostato automaticamente quando la prenotazione viene annullata.
Stati a livello di prenotazione
Lo stato a livello di prenotazione è determinato automaticamente in base agli stati degli annunci.
| Combinazione di annunci | Stato prenotazione |
|---|---|
| Tutti non confermati | Non confermato |
| Tutti prenotati | Prenotato |
| Tutti attivi | Attivo |
| Tutti completati | Completato |
| Misti (ad es., Prenotato + Attivo) | Parziale |
| Tutti annullati | Annullato |
Nota: Facendo clic su Annulla prenotazione cambia immediatamente sia la prenotazione che tutti gli annunci a Annullato.
Salvataggio delle modifiche
Quando hai finito di modificare:
Rivedi tutti gli aggiornamenti e i dettagli finanziari.
Fai clic su Salva modifiche (angolo in alto a destra).
Il sistema aggiorna istantaneamente tutti i dati in Vista elenco appuntamenti e Vista calendario.
Suggerimento: Esamina sempre il Riepilogo pagamenti e i totali delle fatture prima di salvare per garantire l'accuratezza.Comportamenti chiave
Questa sezione evidenzia i comportamenti importanti del sistema da tenere a mente quando gestisci pagamenti di prenotazioni, modifiche e rimborsi.
Modifica dopo pagamento parziale o completo: Se una prenotazione è pagata parzialmente o interamente, puoi apportare modifiche finché il totale aggiornato rimane maggiore o uguale all'importo già pagato.
Gestione dei rimborsi: I rimborsi vengono elaborati manualmente dalla sezione Transazioni. Sebbene questi non aggiornino automaticamente le fatture o il riepilogo dei pagamenti, la voce della transazione correlata mostrerà lo stato aggiornato — Rimborsato o Parzialmente rimborsato.
Mantenimento di saldi positivi: I totali sono sempre mantenuti come valori positivi per garantire contabilità accurata e prevenire incoerenze.
Questi comportamenti garantiscono trasparenza, tracciabilità e coerenza nella gestione finanziaria della prenotazione.
Domande frequenti
D: Posso modificare una fattura pagata?
Puoi apportare modifiche finché il totale aggiornato rimane maggiore o uguale all'importo già pagato.
D: Cosa succede se modifico una prenotazione pagata parzialmente?
Puoi modificare una prenotazione pagata parzialmente, a condizione che il nuovo totale rimanga uguale o superiore all'importo già pagato. Le modifiche si riflettono nella fattura più recente.
D: Come influenzano i rimborsi la prenotazione?
I rimborsi vengono elaborati manualmente dalla sezione Transazioni. Non cambieranno i totali della fattura o del riepilogo dei pagamenti, ma la transazione aggiornerà per mostrare Rimborsato o Parzialmente rimborsato.
D: Cosa succede quando aggiungo nuovi articoli dopo che una prenotazione è pagata completamente?
La fattura esistente viene aggiornata automaticamente per registrare i nuovi addebiti.
D: I totali possono mai scendere al di sotto di zero?
No, i totali sono sempre mantenuti positivi per mantenere record finanziari accurati e tracciabili.